淺談新時期下如何做好機要文件管理工作

摘 要：機要無小事，如何做好看似程序固定的機要工作需要認真負責的態度、細致的工作習慣和與時俱進的學習。新時期習近平新時代中國特色社會主義思想對機要工作提出了新的要求。機要文件管理是機要工作的重要一部分，筆者從自身參加的多年工作經驗角度來簡單述說下關于機要文件管理的幾點思考。

關鍵詞：新時期;機要文件管理;業務水平;保密;效率

機要工作是黨和國家的一項重要工作，為社會經濟發展保駕護航。機要文件管理作為機要工作的一部分，對加密信息暢通、保障科研生產任務完成發揮著重要作用。機要文件是指存在秘密或敏感信息的文件、簡報、講話材料、報表、刊物，泄露會使國家、單位的安全和利益遭受損害的載體。

1 提高政治站位，強化責任擔當

機要文件來源主要是中央、省委省政府、集團公司以及其他單位。機要文件的接收主要渠道是公文交換、郵政機要、黨政機關電子公文系統、電報系統。收到機要文件后，機要員要及時對文件進行整理、分類、編號、流轉、歸檔。由于收到的機要文件很多是閱知類文件，即上級下發的關聯全局性工作，需要有關范圍領導閱讀并領會文件精神的指令性文件，部分機要員會認為與當前的單位工作無關而不傳閱或懈怠傳閱，這些做法是不可取的。閱知類文件有是領導學習貫徹黨和國家方針政策、上級工作部署、領導講話精神的重要途徑，從講政治的角度應該做到應傳盡傳。

機要工作不同于其他工作的地方在于百分之一的錯誤也意味著百分之百的失敗，即100-1=0。無論之前的工作做得多么好，犯了一個錯誤或者過失，就是永遠的失職。一次密碼設備部件的、一份涉密文件的丟失都是重大的失泄密事故。另一方面，機要文件中包含的事務性的文件往往都是有時效的，如會議召開的通知文件、需要向上級單位的提交的報告、調查，文件未及時辦理，會耽誤上級文件精神的傳達，耽誤科研生產任務的安排，使領導錯過本應參加的會議。這就要求機要員在重復的日常工作流程中始終要有一種責任感、使命感，保持細心、耐心，合理安排每份文件的傳閱。

2 完善制度建設，強化內部管理

機要文件管理工作是一項兼顧政治性、技術性的工作，無規矩不成方圓，我們需要結合上級的制度文件和本單位實際情況，建立本單位的機要文件管理制度，對機要文件收發、登記、使用、傳閱、借閱、復印、掃描、銷毀、歸檔各項操作具體要求進行規定。制度的規范性和程序性使機要文件管理能做到有法可依，有法必依，確保機要工作的順利開展。

3 機要人員自身業務水平的提高

1）熟悉機要文件處理流程。機要文件接收后，首先應根據文件的發文單位按順序進行登記文號、名稱、密級、份數和頁數。其次根據文件的來源決定文件掃描成電子版用內網OA流轉或者黏貼收文單進行紙質傳閱，掃描需要按單位要求走流程。走紙質流程的文件要做好傳閱過程的記錄，嚴格按照文件傳閱范圍進行傳閱。在傳閱過程中，隨時掌握文件去向，要根據領導的批示做好文件督辦。文件傳閱結束后，及時做好文件歸檔、清退、銷毀工作。

2）堅持學習，與時俱進。責任重于泰山，工作任重道遠。機要工作需要跟著時代的腳步前進，隨著時代的發展而發展。從國內形勢上來看，2020年是具有里程碑意義的一年，我們將全面建成小康社會，實現第一個百年奮斗目標。改革的持續推進，需要信息的全面傳達。隨著經濟與社會發展任務的更加繁重，科研生產任務運轉的節奏更快，信息化數字化的發展以及電子文件平臺的建設，使秘密傳遞工作的量更大，要求更高更嚴。這叫要求機要員持續不斷的學習充電，機要員需要學習的知識包含兩個方面：（1）政策文件的學習。學習習近平中國特色社會主義理論，學習2020年1月1日新實施的中華人民共和國密碼法，學習中央、省委對機要文件傳閱作出的要求性文件。機要員應該不僅僅是機要文件的中轉站，對收到的機要文件也應該加強學習，多讀書看報，提高個人的理論素養。（2）對計算機、掃描儀、打印機等辦公設施、電子公文交換平臺及單位內部OA公文系統、檔案系統的學習，實現電子文件的登記、簽發、批閱、承辦、督辦以及歸檔文件的快速查詢。（3）對單位業務工作的學習。理解本單位的具體從事的科研業務工作，有助于機要員對收到的文件的重要性、及時性做好區分，更好的為科研生產發展提供服務保障。

4 保守秘密，慎之又慎

機要文件是各級單位傳達貫徹黨和國家的方針政策的重要方式，機要文件出了問題，不僅會影響到單位機要員、單位領導的政治前途，甚至會影響整個地區的保密系統。機要員要在思想認識上要高度重視保密工作，不斷加強對保密知識和保密管理規章制度的學習和理解，認真履行崗位保密職責，始終按照所保密規章制度嚴格要求自己和他人。在本崗位上要認真工作，通過機要接收上級單位外來文件的各類文件，送件、取件過程中嚴格按照涉密載體外出攜帶的規范要求進行管理，能夠做到第一時間將文件資料存放在安全保密的場所。對收到的每一份文件資料，能夠逐一認真登記，詳細記錄文件收到日期、來文單位、標題、頁數、密級，賬目清楚明了。按要求對每一份涉密文件在載體生命周期管理系統錄入登記，粘貼二維碼，辦理掃描密件審批程序后在OA上傳閱。嚴格對涉密電子文檔名稱作出標密，對涉密文件的知悉范圍進行控制，禁止用戶非授權下載并私自留存，工作雖繁瑣但不能懈怠。養成按章辦事的習慣，堅決反對好人主義，按規定辦理文件借閱、調閱、密級文件的復印等工作。在涉密文件傳閱過程中嚴格要求相關人員作出傳閱記錄，對借閱的文件及時催還，減少失泄密隱患發生。對需要外發機要的，嚴格按程序辦理，杜絕未經審批外發涉密文件資料的現象發生。

5 注重效率，提高服務質量

機要文件存在的問題是文件傳遞時間長，文件傳閱慢。一份文件常常需要多個領導多個部門閱知，文件傳閱效率低下，有時傳到后面領導辦理時，文件時效已經過去了，這就需要機要員在傳閱過程中注重效率的問題。

1）文件辨別。機要工作能否高效有序對辦公室日常運轉有著重要樞紐作用。隨著各類電子政務系統的廣泛應用，機要員每天會接收大量的機要文件。機要文件共分為兩大類。一種是普遍指導意義的文件，發布重要決定、指示、制度、通告、通報類。一種是有特定作用的文件。機要員需要提前對收到的文件進行分類。普遍指導意義的文件一般是閱知類文件，特定作用的文件需要機要員根據文件的辦理日期和根據本單位具體業務的熟悉判斷傳閱的先后順序并對文件做好督辦。傳遞文件前，必須做好分類，有效提高文件傳閱的速度。

2）學會變通，善于思考。文件傳閱過程中，由于分管領導主管的部門與職能不同，對文件的閱讀傾向性不同，機要員要從分管領導的角度考慮，傳閱文件時，將該分管領導負責的那一部分工作文件擺放在文件夾中文件的最前面，有助于提高分管領導閱讀文件的興趣和質量。

熟悉分管領導的行程安排。如遇傳閱順序的領導外地出差的情況，應及時傳遞給其他領導，不可把文件積壓在辦公室。

機要員可為每個分管領導準備一個單獨的傳閱文件夾，傳閱過程中，對每份文件黏貼便利貼按數字順序排號，減少領導閱讀文件時漏簽漏看的情況，文件數量也一目了然。

公文傳閱的一般順序是先經辦公室主任審核擬辦給主管領導，主管領導再批示給分管領導和承辦部門。收到緊急公文時，在堅持有序原則的同時，也應注重急件急辦的原則。在主管領導批示后，可優先傳達承辦的部門，先辦后傳，在收文單上做好備注。

6 結語

通過對新時期機要文件管理工作的簡要思考，我們意識到在機要管理工作上尚存在很多改進之處，后續將持續改善，堅定不移做好機要文件管理提升工作，更好的為單位科研生產保駕護航。

參考文獻

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作者簡介

陳誠（1992-），女，安徽省桐城市，助理工程師，本科，研究方向：文件管理。