檔案利用服務工作的幾點思考

孫會霞

摘 要：隨著信息技術日新月異的發展，當前我們正處在新時代背景下，社會大眾高度重視檔案管理工作，檔案作為記錄歷史的一種形式，記載著原始數據信息的利用、收集等工作。在新時代背景下，各種信息量日益劇增，讓檔案管理工作變得復雜化、程序化。鑒于此。我們要立足于新時代背景下，深入研究檔案利用服務工作，分析新時代背景下檔案服務工作面臨的困境，并提出檔案利用服務工作的幾點思考，旨在希望進一步滿足用戶個性化、高層次的需求。

關鍵詞：檔案;利用服務;幾點思考

新時代下意味著海量的數據信息、快速的信息檢索方式和數據信息的精準處理，在這種新形勢下，檔案工作開始從重管理向重應用的方向發展。這就需要檔案管理人員要不斷的創新檔案利用服務，深入挖掘檔案信息的潛在利用價值，更好的為檔案利用者提供優質的服務，確保檔案利用效率和服務質量的提高，更好的發揮出檔案信息的重要作用和價值。

1 檔案利用服務工作的新特點

1）利用資源數字化。信息技術和網絡技術的快速發展使辦公自動化和快速發展，因此，檔案資源的存在不僅限于紙張，而且通常不僅僅是文本文件和圖像。諸如文檔，圖形文件，視頻文件和音頻文件之類的電子文件以數字存在并且也成倍增加。換句話說，檔案資源利用平臺正在從單個紙質載體演變為許多不同的載體，例如紙張，光盤，磁盤和磁帶;它的存在也從紙質文本演變為數字網絡信息。

2）同時訪問多個渠道。網絡信息的組織，通信和傳遞的變化增加了信息的及時性，這也增加了用戶對檔案中快速有效的信息服務的新需求。用戶不再對存檔材料的最獨特使用感到滿意，他們希望請求服務快速有效地訪問大量有用信息。隨著檔案資源的數字化和在線技術的發展，檔案管理已經創建了自己的文件網絡信息系統，以滿足新用戶的需求。

3）使用時間和空間來擴展。歸檔網絡請求恢復服務方法不僅使文件信息查詢有效和準確，而且還使得用戶文件查詢在時間和空間上無限制。除了查詢存檔文件外，用戶還可以隨時通過網絡鏈接到存檔服務器，直接檢索和訪問所需的文件信息，提高訪問存檔信息的及時性，并擴展可用于訪問存檔信息的時間和空間。

2 新時代給檔案服務帶來的困境

1）檔案利用服務工作的觀念陳舊。對于我國的任何一個行業來說，相關工作人員在對檔案進行管理的過程中，所使用的大多都是比較傳統的管理模式，同時在管理過程中所秉承的觀念相對來說比較傳統，大部分管理人員都會認為檔案是具有最高程度的保密性的，對于單位外部人員來說，都不能隨意對檔案進行查看。但是現在我國已經逐漸轉變為了一個信息化的時代，所以以往的檔案管理模式已經不再適合現在的時代發展背景。對于我國的檔案管理來說，工作人員所秉承的工作原則基本上都是“你借我調”，這種檔案的使用模式具有很大程度的被動性，而現在企業的檔案利用服務工作也是如此，如果企業檔案利用服務工作長期處于這一狀態，那么檔案自身所擁有的使用價值根本得不到完全的發揮，同時企業自身的競爭水平也就很難得到提升。

2）傳統的工作方式跟不上時代發展的步伐。現在我國的檔案管理工作人員大多數都缺乏一定程度的創新意識，在對檔案進行收集以及管理的過程中，從始至終使用的都是同一種工作模式。現在我國的信息技術已經處于了一種高速發展的階段，而且網絡在社會上也得到了更加廣泛的普及，雖然檔案基本上都是以紙質的形式存在，但是現在已經是信息時代，紙質檔案已經無法滿足社會在發展過程中的要求。同時管理人員在對紙質檔案進行管理的過程中，出現工作失誤的概率相對來說還比較高。除此之外，對于企業檔案利用服務工作來說，其中所包含的檔案基本上都不是最原始的檔案，如果相關的工作人員想要查找原始檔案或者是查找更為詳細的檔案，那么就需要通過檔案館才可以得到。但是檔案管理在很大程度上束縛了整個企業檔案利用服務的工作效率，同時還會對其發展造成一定程度的影響。

3 對檔案利用服務工作提出的幾點思考

1）創新檔案利用服務理念。在檔案利用服務中，檔案管理人員需要重視自身檔案利用服務理念的創新，并準確對自身進行定位，并將為用戶提供優質服務作為工作的宗旨，遵循人性化的服務理念，更好的滿足用戶的多樣化需求。由于新時代背景下，檔案用戶在利用檔案信息時不受時空限制，因此在檔案利用服務工作中，需要充分的利用大數據技術的優勢，做好用戶信息跟蹤和分析工作，基于用戶的實際需求來為其提供個性化的服務。另外，還要充分的利用大數據技術來針對檔案信息進行深入挖掘，積極構建檔案知識服務體系，進一步提升檔案的檢索、整合、加工和共享水平，全面促進檔案利用服務水平的提升。

2）創新檔案利用服務的方式和方法。在具體創新檔案利用服務過程中，為了能夠更好的滿足用戶的需求，宜為用戶提供微服務、遠程服務和云服務，充分的運用先進的技術手段來對檔案利用服務方式和方法進行創新。檔案部門可以通過利用微信和微博來實現檔案信息的傳遞，為用戶提供更為便捷的檔案利用服務，有效的拉近與用戶之間的距離。在遠程檔案服務中，可以通過構建檔案遠程利用服務平臺，為用戶提供遠距離的檔案信息咨詢和服務。云服務需要依托于互聯網，通過提供虛擬化資源，并借助于云平臺將分散的檔案信息組織起來，通過構建服務云，實現檔案信息資源的有效共享，為檔案利用者提供檔案信息查詢和利用服務。

3）數據挖掘平臺的使用。要想從整體上提升檔案服務質量，數據挖掘技術是非常關鍵的，眾所周知，文本智能數據處理主要是基于音頻識別技術和獨特模糊識別所構建的。其作為數據挖掘平臺的中心，檔案管理人員可以通過調取數據挖掘平臺的中心的內容，進一步分析需信息。當前檔案資源數據挖掘，具體包含了以下幾點，第一，檢索音頻內容，自動識別關鍵，企業可以進一步區分定位視頻當中不同的內容，促使視頻處理能力的提升，第二，檢索語義，作為當前檔案管理中最常見的一種搜索方式，我們在使用這種方法的過程中，只需要提供計算機識別語言。第三，檔案智能化輔助分類，這種方式，主要就是指工作人員從平臺中，提取檔案，借助數據挖掘平臺的中心現文獻的自動分類，利用數據平臺分類，促使了檔案準確率的提升，同時還能支持多維度動態分類。作為構建在數據挖掘的平臺的載體，文本數據處理層目的就是以概論和特殊信息論為基礎，檔案管理人員在具體的工作中，借助相關技術，提供搜索應用服務，提取所需信息，這樣一來，他們就可以在數據挖掘平臺合理使用智能搜索、數據分析、數據挖掘以及采集數據應用平臺，在采集平臺上進一步完成層次化數據采集。

4 結束語

綜上所述，當前我們正處在大數據信息時代背景下，面對海量、形式多樣的檔案信息，導致檔案管理人員無法及時在海量信息中找到所需信息，信息查詢性逐漸下降，有時候還會出現無法相應等問題，加之傳統檔案查詢服務模式已經無法進一步滿足時代發展的需求，基于此，我們必須要分析新時代背景下檔案利用服務所面臨的問題，采取相關的措施，從而利用智能化處理平臺推送給用戶，最大限度的滿足用戶需求。

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