人事檔案管理在人力資源管理中的作用分析

孟潔 鄭斌 趙玲 馬曉楠

摘要：企業(yè)的人事檔案管理是人力資源管理工作的重點之一，在檔案里記載著所有職工各方面的信息內(nèi)容，可以給人事調(diào)動與任用工作帶來可靠的參考。因此，做好人事檔案的管理工作對提升企業(yè)的人力資源管理工作具有重要意義。基于此，本文介紹了人事檔案管理的主要內(nèi)容及其特征。分析了人事檔案管理對于人力資源管理的作用，并提出了人事檔案管理工作的努力方向，以便更好地推動石油企業(yè)人力資源管理工作順利地開展。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人力資源管理;作用;分析

人力資源管理工作大體走過了幾段發(fā)展歷程，即人事管理、人力資源管理、戰(zhàn)略性的人力資源管理等時期。人事檔案的管理工作曾發(fā)揮著很大的價值。然而，伴隨企業(yè)的人力資源管理工作的發(fā)展腳步，人事檔案管理的意義漸漸受到一定程度的輕視。尤其是全球化經(jīng)濟(jì)一體的化形勢下，各個企業(yè)皆面臨著日益復(fù)雜的環(huán)境。想要更好地應(yīng)對國際化的市場環(huán)境，一定要關(guān)于企業(yè)的動態(tài)信息加以匯集與綜合分析。因此，企業(yè)人事檔案管理工作的作用將不斷地得以發(fā)揮。

一、人事檔案管理工作的內(nèi)容及其特征

（一）關(guān)于企業(yè)的人事檔案管理

企業(yè)的人事檔案管理工作主要包括以下五方面內(nèi)容。其一，對人事檔案的資料進(jìn)行收集與合理鑒別;其二，對職工的職務(wù)、崗位以及變動信息做登記;其三，調(diào)查職工相關(guān)的人事檔案，了解每個職工的基本資料與發(fā)展現(xiàn)狀，給人力資源管理帶來詳盡的人才信息;其四，辦理職員人事檔案的閱覽以及借用轉(zhuǎn)遞手續(xù);其五，對人事檔案加以妥善地保管，并實行企業(yè)的保密體制，確保相關(guān)的檔案信息的安全。

（二）人事檔案管理的主要特征

第一，真實性。企業(yè)的人事檔案資料應(yīng)當(dāng)具有絕對的可靠性，關(guān)于職工的身份背景、工作情況以及生活等方面的信息要實事求是。因此，真實性也是企業(yè)展開人事檔案管理的基本要求，同時又是保障人力資源管理工作的前提。唯有客觀真實的檔案信息，才會確保工作的價值，才會真正地為企業(yè)派用以及提拔人才帶來有力地參考。第二，完整性。人事檔案的全部材料應(yīng)當(dāng)在數(shù)量方面與內(nèi)容方面保持完好無損的狀態(tài)，也就是企業(yè)的檔案材料一定要齊全，以便更好地調(diào)查與了解所有職工各方面情況，使檔案材料可以作為公司用人決策的依據(jù)。當(dāng)然，隨著企業(yè)的發(fā)展，職工的檔案資料也應(yīng)當(dāng)適時更新，也會對每個時期的狀況進(jìn)行反映。第三，安全性。人事檔案的管理工作務(wù)必要確保信息的安全性，預(yù)防職工的檔案資料受到某種損壞、更換、涂改以及丟失。關(guān)于信息內(nèi)容，主要是企業(yè)建立檔案的保管與保密的機制，不能讓信息遭到泄密，防止侵犯職工的隱私權(quán)。

二、人事檔案對企業(yè)人力資源管理的作用

（一）有利于企業(yè)規(guī)劃人才的供給和需求

人事檔案材料一般包括公司內(nèi)部的人員構(gòu)成、職工能力以及職工數(shù)目等信息。經(jīng)過對企業(yè)的人事檔案進(jìn)行歸類與整理，能夠更好地為公司提供需要的人才類型與信息，或者是公司職工的人力資源的存量與信息。如公司中的部分職工快要臨近退休年齡，這時檔案管理工作者就要將這樣的信息對專業(yè)的人力資源部門相關(guān)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行反饋，以便公司對以后的人力資源管理工作作出更合理的規(guī)劃。

（二）為企業(yè)的招聘工作帶來依據(jù)

企業(yè)進(jìn)行招聘人才是人力資源管理工作的一項重要環(huán)節(jié)。具體的招聘工作又可劃分成內(nèi)部與外部兩種招聘形式。其中的內(nèi)部招聘主要指的是從公司內(nèi)部職工里甄選需要的人才，而外部招聘主要指企業(yè)面向社會以及各高校等展開公司的大型招聘活動。第一，在招聘人才時，有的公司招聘人員會有一定的傾向性，如特別選用某個老鄉(xiāng)或者校友等熟人，有時盡管這些人與公司的實際要求不完全切合也會被招用。這勢必會影響公司的人員素質(zhì)，進(jìn)而為公司的管理工作增加了難度。公司經(jīng)過關(guān)于人事檔案的材料展開的統(tǒng)計與分析，可以在招聘過程中更加客觀公正，排除選用不合宜的某些員工，進(jìn)而確保招聘工作的質(zhì)量。第二，企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部招聘過程中，經(jīng)過查閱、分析職工的檔案信息，可以清楚地了解職工成長經(jīng)歷、工作態(tài)度以及為企業(yè)做過的貢獻(xiàn)等情況，在進(jìn)行提拔與錄取職工的決策時帶來重要的參考。

（三）有利于對職工展開有針對性的培訓(xùn)

公司針對職工展開培訓(xùn)之前，可按照職工的檔案信息實際，如受教育程度、社會閱歷、年齡段等方面，對具體的培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計與規(guī)劃，進(jìn)而有目的性地對其培訓(xùn)，以提升培訓(xùn)的質(zhì)量。如針對年齡稍長一點的職工，除了相應(yīng)地展開知識技能方面的培訓(xùn)，還要增加保健方面的培訓(xùn)，既可確保他們的身體素質(zhì)，又能有效地提升職工的工作熱情，更好地投入到工作中。

（四）有利于企業(yè)進(jìn)行跨區(qū)域的文化管理

作為大型的企業(yè)，內(nèi)部必然會匯集全國各地的職工，他們來自不同的地方，曾受過不一樣的風(fēng)俗影響等，思想觀念、個人習(xí)慣、文化等方面會存在一定的差異性，公司的職工人事檔案里會作出具體的說明。這樣，檔案管理的工作者就能夠?qū)β毠さ母鞣N文化特征加以分析，便于更好地預(yù)測他們在工作過程中產(chǎn)生的可能性的摩擦或沖突等，進(jìn)而對職工進(jìn)行合理的調(diào)節(jié)與心理方面的疏導(dǎo)工作，進(jìn)而制定出有效地處理機制。此外，公司展開團(tuán)隊合作的時候，也可先進(jìn)行人事檔案的詳細(xì)調(diào)查，預(yù)先與職工展開思想文化方面的交流、溝通。

（五）有利于職工開展職業(yè)規(guī)劃

職工的檔案資料里會具體地反映其工作特長、職稱、受教育、表現(xiàn)以及薪酬等全方位的信息。公司的相關(guān)管理人員能夠按照職工的檔案材料內(nèi)容，協(xié)助其設(shè)立自己的職業(yè)規(guī)劃或發(fā)展方向。這樣，就可以更好地促進(jìn)公司所有職工的成長，進(jìn)行全新的定位，以便為公司作出更多的貢獻(xiàn)。

（六）有利于企業(yè)應(yīng)用恰當(dāng)?shù)募畲胧?/p>

每個人皆有從物質(zhì)到精神方面不同的需求，而且處于不同時期需求也會有所不同，而不同需求得到滿足可以對企業(yè)的職工產(chǎn)生不一樣的激勵。為此，公司能夠經(jīng)過分析廣大職工的人事檔案信息，進(jìn)行真實的了解他們現(xiàn)今的最大需求，有利于對其應(yīng)用相應(yīng)的激勵方式。這樣，公司針對不同類型的職工，可以有針對性地激勵，以便更有效地激發(fā)他們的潛能。

三、企業(yè)人事檔案管理的努力方向

（一）提高公司人事檔案材料的管理

企業(yè)人事檔案材料的信息記錄往往是隨著時間的推移而不斷調(diào)整的，也就是對人事檔案進(jìn)行實時更新，原因可能是人員的流動引起的信息需要變化。此外，為了更好地應(yīng)對日益復(fù)雜多變的市場競爭環(huán)境以及企業(yè)的發(fā)展要求，對于企業(yè)規(guī)章體制方面的變化應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合理化、科學(xué)化地管理，并建設(shè)有效地管理制度，認(rèn)真實行人事檔案的查、借、閱的管理體制、檔案保密體制，確保企業(yè)的人事檔案所有的材料更為真實與完善，為人力資源部的人才調(diào)配工作帶來切實可靠的資料。

（二）建設(shè)企業(yè)的信息化管理體系

如今人類已進(jìn)入到信息時代，為此，人事檔案的管理工作也應(yīng)當(dāng)帶有時代特征。對于石油企業(yè)，應(yīng)用先進(jìn)的信息化管理展開人事檔案材料的記錄與管理工作，既可以確保企業(yè)的檔案資料的傳送，又有利于人事檔案的存儲、查找、調(diào)取等工作，進(jìn)而提升工作的效率。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建設(shè)現(xiàn)代化檔案信息的管理體系，把人事檔案的具體信息輸進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)終端來進(jìn)行相關(guān)信息的取得與調(diào)整，使得企業(yè)的人事檔案管理工作步入信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，進(jìn)而提升檔案信息的管理質(zhì)量。

（三）提升工作者的綜合素質(zhì)

第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)著力提高人事檔案管理者的工作觀念，使得管理者對于企業(yè)的人事檔案材料的管理工作的重要性具有充分地認(rèn)識，進(jìn)而樹立嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度。第二，提升企業(yè)人事檔案材料管理者的政治素養(yǎng)，培養(yǎng)其具備美好的崗位道德，以提升檔案信息管理者在具體的工作過程中保持真誠的服務(wù)思想，積極與企業(yè)每個機構(gòu)建立良好的關(guān)系，進(jìn)而為信息的流通構(gòu)建順利的通道，使得企業(yè)的人事檔案材料的管理更為快捷。

四、結(jié)語

現(xiàn)階段，人事檔案信息的管理工作逐漸在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越大的作用。通過檔案管理者經(jīng)過對職工檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分析與整理，更好地為企業(yè)的人力資源管理工作開展的各項活動帶來可靠的信息支持，進(jìn)而推動人力資源管理工作不斷發(fā)展。以后的人事檔案材料的管理工作還會朝向信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，使得企業(yè)的人事檔案管理工作更加科學(xué)、合理、高效，在人力資源的管理中發(fā)揮更大的價值。

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