醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

沈琪

【摘要】從目前形勢(shì)來看，大多數(shù)醫(yī)院的文書檔案管理工作存在領(lǐng)導(dǎo)不重視、管理人員素養(yǎng)較差、制度不完善等問題。為適應(yīng)目前醫(yī)院發(fā)展，本文基于醫(yī)院文書檔案管理工作存在的問題及其具體解決措施展開分析，提出加強(qiáng)規(guī)章制度、加強(qiáng)人員素養(yǎng)提高、加大資源投入等措施，切實(shí)發(fā)揮文書檔案管理工作的社會(huì)效用。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;文書檔案管理;改進(jìn)措施

醫(yī)院部門的文書檔案主要由各類公文轉(zhuǎn)換而成，文書檔案管理工作是各級(jí)公文分類以及醫(yī)院重大事件、重要活動(dòng)、原始數(shù)據(jù)收集等各類工作，是檔案管理體系中的一大重要組成部分，是醫(yī)院管理過程中的一大有效見證和有效憑證。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，各類文書管理工作在醫(yī)院管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，其管理質(zhì)量體現(xiàn)了整體管理過程中的一大基礎(chǔ)水平。為此，如何在科學(xué)有效管理過程中做好醫(yī)院文書檔案，決定著后期醫(yī)院的整體管理水平，能夠促使整體部門得到有效提升。

一、當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理狀況

（一）缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理人員意識(shí)淡薄。從目前總體形勢(shì)來看，大多數(shù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為醫(yī)院只要做好醫(yī)療，在教學(xué)、科研工作方面做好，就能夠推動(dòng)醫(yī)院獲得經(jīng)濟(jì)效益。個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)有這樣的看法——醫(yī)院文書檔案管理的質(zhì)量不會(huì)影響后期醫(yī)院的整體發(fā)展。為此，他們?cè)跈n案收集和管理方面也并沒有投入過多的人力、物力，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，整理工作增加投入是浪費(fèi)。為此，目前醫(yī)院對(duì)于文書管理的工作總體投入經(jīng)費(fèi)較低，整體設(shè)備較為陳舊，各類信息化無法得到正常普及，這一系列問題都嚴(yán)重影響了文書檔案管理的現(xiàn)代化過程。個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于整體文書檔案管理并不重視，各管理人員也未從根本上了解自我責(zé)任，他們?cè)跈n案管理方面缺乏意識(shí)，無法認(rèn)識(shí)到其相關(guān)的法律知識(shí)，認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單地把各類資料進(jìn)行收集、管理、保存，認(rèn)為這樣一份工作是任何人就能夠擔(dān)任的，沒有太大的技術(shù)含量。

（二）人員綜合素養(yǎng)不高。醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作除了沒有得到足夠重視之外，由于院辦工作人員經(jīng)常要進(jìn)行一系列較為繁雜的手術(shù)或者日常工作，為此，他們根本沒有時(shí)間停下來靜心思考該如何做好文書管理工作。在一年一度的積累過程中，各類文件材料問題只會(huì)越積越多，這類不能夠按時(shí)完成整理、歸檔的材料會(huì)逐漸積壓。同時(shí)，從醫(yī)院任職來看，部分檔案管理人員并沒有專業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，他們不是專業(yè)出身，學(xué)歷水平較低，相關(guān)知識(shí)匱乏，或者根本不了解有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，不具備能夠從事文書檔案工作的基本素質(zhì)，這影響了整體文書檔案管理工作進(jìn)行的具體效率與質(zhì)量。醫(yī)院很少提供相關(guān)機(jī)會(huì)給文書檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)或者進(jìn)修，即使擁有著相當(dāng)才能的人員來到醫(yī)院，他們?cè)诜爆嵉墓ぷ髋c日復(fù)一日的重復(fù)過程中也會(huì)喪失工作自信，這一文書檔案管理人員在觀念上會(huì)慢慢趨于陳舊，他們會(huì)停留在過去的管理經(jīng)驗(yàn)過程中，他們的法律意識(shí)十分淡薄，不能夠在新形勢(shì)發(fā)展之下順應(yīng)時(shí)代挑戰(zhàn)。由于缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，為此，大多數(shù)文書檔案管理人員的工作熱情不是太高，他們?cè)诠ぷ髦袩o法提起信心，缺乏一定的責(zé)任心，這很有可能會(huì)導(dǎo)致管理過程中的文書檔案內(nèi)容缺少、裝訂混亂、分類不規(guī)范等問題。

（三）文書檔案管理制度不健全。雖說隨著目前的時(shí)代發(fā)展，大多數(shù)醫(yī)院都在自我管理過程中建立了一套非常完全的醫(yī)療管理制度。但是，他們?cè)跈n案管理方面的制度卻仍然處于一種基礎(chǔ)階段，一些醫(yī)院甚至根本都沒有健全的檔案管理制度，無法了解各文書檔案管理部門的具體流程，缺乏一定的考核機(jī)制，沒有形成相對(duì)應(yīng)的文書檔案管理體系。醫(yī)院缺乏相應(yīng)的責(zé)任制度，缺乏日常工作機(jī)制，這使得整體檔案管理工作逐漸混亂，甚至進(jìn)入三無狀態(tài)，檔案管理工作無法科學(xué)有效進(jìn)行，這嚴(yán)重影響了整體文書的完整性，降低了文書檔案的使用價(jià)值。在實(shí)踐操作過程中，具體表現(xiàn)為各部門之間缺乏協(xié)調(diào)，遇到問題時(shí)相互推諉，部分有價(jià)值的材料得不到統(tǒng)一使用，在收集方面流失嚴(yán)重，這給整體醫(yī)院文化財(cái)產(chǎn)帶來了損失。部分人員在工作中缺乏相應(yīng)的保密機(jī)制，造成外漏，這一系列問題都是如今醫(yī)院在文書管理方面遇到的。

（四）管理方式落后。近幾年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化應(yīng)用于醫(yī)院的各項(xiàng)工作管理過程中。但是，在文書檔案管理方面，部分醫(yī)院人員仍然采用十分老舊的方式，將各種文書進(jìn)行整理、立卷，雖說這樣的方案在過去取得了十分不錯(cuò)的成果，但是現(xiàn)在，此種方案卻往往趨于一種老舊，具體操作流程過于復(fù)雜，無法給服務(wù)者提供一種快捷的服務(wù)體會(huì)。

二、具體改進(jìn)措施

（一）大力宣傳，提高工作人員的檔案管理認(rèn)知。醫(yī)院相關(guān)管理部門應(yīng)理解檔案管理是整個(gè)醫(yī)院管理進(jìn)行的一大重要組成部分。為此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須了解自我責(zé)任，提高重視，只有對(duì)檔案管理足夠重視，后期的檔案管理才能夠有效運(yùn)行。相關(guān)部門需宣傳文書檔案管理工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能夠提升對(duì)于整體檔案管理的具體重視，得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)同。及時(shí)將文書檔案管理狀態(tài)更新，依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)將其傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，做好檔案服務(wù)管理工作的升級(jí)，為領(lǐng)導(dǎo)提供實(shí)時(shí)服務(wù)，整理相關(guān)部門資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，讓領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性。醫(yī)院管理者還要通過各類培訓(xùn)機(jī)制加強(qiáng)專業(yè)人員的職業(yè)本領(lǐng)，組織相應(yīng)的業(yè)務(wù)講座，提高全體醫(yī)院工作人員對(duì)于文書檔案管理工作的具體認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們的法律觀念，使各部門都能夠認(rèn)識(shí)到文書檔案的重要性，在自身參與過程中維護(hù)文書檔案管理的運(yùn)行。

（二）加強(qiáng)訓(xùn)練，提高文書檔案管理人員素質(zhì)。在新時(shí)代，醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展要求檔案管理人員掌握相應(yīng)的專業(yè)技能，熟悉各類計(jì)算機(jī)知識(shí)，應(yīng)用法律知識(shí)等。同時(shí)，他們還要具有較高的服務(wù)意識(shí)。為此，醫(yī)院必須做出實(shí)時(shí)調(diào)整，建立一支專業(yè)化的管理人員建設(shè)隊(duì)伍，提高管理人員的整體職業(yè)技能，讓管理人員在自我發(fā)展過程中完成提升。例如，平常醫(yī)院可鼓勵(lì)各文書檔案管理人員積極參加專業(yè)學(xué)歷教育，提升自我學(xué)歷與專業(yè)水平，并提供他們外出進(jìn)修的機(jī)會(huì)，了解各檔案管理工作的最新發(fā)展情況，以理論知識(shí)充實(shí)自我，拓展自我知識(shí)面，順應(yīng)目前的文書檔案管理挑戰(zhàn)，在滿足現(xiàn)代化需求的同時(shí)，通過錄用專業(yè)管理畢業(yè)生來提高文書檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理人才結(jié)構(gòu)，打造一支更高素質(zhì)，精通業(yè)務(wù)，能夠?yàn)獒t(yī)院后期發(fā)展奠基的管理隊(duì)伍。

（三）強(qiáng)化服務(wù)，提高檔案人員工作效率。管理人員需了解自我責(zé)任，關(guān)注各類國家大事，積極開展檔案管理工作，以良好的服務(wù)意識(shí)去對(duì)待利用者，具備高度的責(zé)任心，將以往的被動(dòng)收集材料變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，在工作過程中堅(jiān)守原則，按照規(guī)則來辦事，具備完全的服務(wù)與奉獻(xiàn)精神，注重改革，在服務(wù)中提高自我工作效率，在服務(wù)中樹立自我良好形象。

（四）更新觀念，利用文書檔案資源。醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的最終目的是使各類檔案得到有效利用。為此，各醫(yī)院必須樹立相關(guān)的服務(wù)意識(shí)，在多途徑、多渠道的開發(fā)資源過程中使整體醫(yī)院檔案得到有效整理、分類。當(dāng)然，管理人員也要提高自我認(rèn)識(shí)，在全方位的利用檔案過程中，對(duì)部分有價(jià)值的檔案進(jìn)行深層加工，將其演變成醫(yī)院發(fā)展重要的文化資料。另外，在多方開發(fā)過程中，要讓檔案信息資源順應(yīng)目前發(fā)展挑戰(zhàn)，提高檔案在醫(yī)院管理過程中的地位，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)化發(fā)展。

三、結(jié)語

醫(yī)院文書檔案管理工作是目前醫(yī)院工作的一大重點(diǎn)，見證了整體醫(yī)院發(fā)展的歷程，是醫(yī)院發(fā)展過程中的一筆重要財(cái)富。為此，做好檔案管理工作是每一位管理人員的職責(zé)，為適應(yīng)目前的現(xiàn)代化挑戰(zhàn)，醫(yī)院也必須加強(qiáng)整體文書檔案管理工作的軟硬件建設(shè)，建立完善措施，提升服務(wù)意識(shí)，讓文書管理工作提升社會(huì)效應(yīng)。

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