數字化技術手段在檔案管理工作中的運用

宋方圓

摘 要：數字化的檔案管理工作模式逐漸成為現代化檔案管理建設的有利條件，從傳統(tǒng)的檔案處理演化過程當中，出現形式多樣的數字化管理需求，來實現標準化的檔案管理數字化建設。利用數字技術與互聯網技術積極構建數據庫，將只是檔案轉化為電子檔案，從而更加系統(tǒng)化的結合起來。利用現代化的科學處理方法和統(tǒng)計分析，可以讓檔案的存取和查詢更加符合工作開展的實際需要。本文分析了檔案管理數字化的現實意義，并剖析數字化技術手段在檔案管理工作中運用存在的主要問題，從建立健全電子檔案管理數據資源庫，著力加強檔案管理數字化體系的建設與注重培養(yǎng)具備數字化技術與檔案管理專業(yè)的綜合性人才的角度提出與針對性的改進措施，以提升但管理數字化工作的質量與效果。

關鍵詞：數字化技術手段;檔案管理工作;信息資源

中圖分類號：F299.23 ????????文獻標識碼：A

隨著互聯網技術的快速發(fā)展，數字化技術已經被廣泛應用于大眾的生活與工作方方面面，其中在檔案管理工作中數字化技術手段的使用，有效提升了工作的效率與質量。檔案管理數字化就是在檔案管理的環(huán)節(jié)中使用數字化信息技術，將紙質檔案轉化為數字化電子檔案存置于檔案管理系統(tǒng)當中。數字化、智能化的檔案管理工作模式，正逐步修補并改正傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的漏洞，使檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展持續(xù)向前推進。使用數字化的存儲方式，能夠有效地節(jié)約儲存空間，分門別類的劃分檔案管理的內容助于快速檢索并且利于保存，從而實現高效的存取檔案資源。在數字化檔案管理工作中始終堅持真實有效、安全便捷的服務原則，大力提升但數字化管理工作的實效性。

1檔案管理數字化的現實意義

在網絡技術高度發(fā)展的今天，實現檔案管理數字化是必不可少的。檔案管理數字化技術主要是依托于計算機、數字掃描等現代化技術，將原始檔案資料，以數字化的信息資源儲存并歸檔在檔案管理信息數據庫當中，有效提升了檔案管理的質量水平。同時便捷而智能的檔案數字化管理模式轉變了傳統(tǒng)的管理形式，可以大力提升檔案管理的工作效率。

總的來說，檔案管理數字化需要兩個層面的現實意義。一方面數字化的管理形式可以極大的壓縮檔案管理的空間。傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式中，紙質檔案相對厚重，需要占據較大的空間來保存此類檔案，同時在保管過程當中，需要耗費大量的人力、物力和財力。而數字化的管理模式，可以有效節(jié)約儲存的空間，并且有效壓縮管理成本。另一方面，檔案管理數字化有利于數字檔案的處置與共享。使用數字化的管理模式，可以快速檢索檔案信息，方便相關工作人員快速下載，這既便于但資源的有效管理和處置，也可以實現檔案信息資源的及時共享。

2數字化技術手段在檔案管理工作中運用存在的問題

雖然我國對檔案資源進行數字化管理的歷史周期較短，但是還是取得了顯著的成效，從20世紀90年代檔案管理行業(yè)試試數字化管理模式以來，檔案管理向人工智能化和信息管理轉變，這一方面保護了檔案資源的安全性，有加快檔案資源的高校開發(fā)和有效應用，全面提升了當然管理的實效性。但是數字化的管理模式，對于該領域的發(fā)展而言，仍然是一個不穩(wěn)定，并且容易出現各種突出問題的新鮮事物，這也體現了事物發(fā)展的規(guī)律，發(fā)展是需要不斷摸索的過程。因此，對于發(fā)展尚未成熟的檔案管理數字化工作來說，并不是十全十美的。在當今的檔案管理數字化技術應用中存在的問題可以劃分為如下幾個方面。

2.1檔案管理數字化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟

檔案管理工作中數字化技術手段的應用，其目的就是為了方便檔案資源的存取查閱，這亟需建立完善的檔案管理數字化智能數據庫。檔案資源的管理和使用都需要一個全面的資源平臺，但目前而言，檔案管理數字化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟。長期以來，檔案管理資料的作用只是提供服務咨詢和材料證明的作用，在實際的使用和服務上都缺乏創(chuàng)新性的突破，造成檔案管理工作僅停留在表層以上，缺乏開發(fā)與挖掘的深度，因此，眾多的檔案管理服務工作無法全面鋪開。

2.2檔案管理數字化建設缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)范性要求

在互聯網信息技術與人工智能技術快速發(fā)展的時代環(huán)境下，計算機信息技術變得日益普及，逐漸改變著人們的生活與工作方式，但事物的發(fā)展具有相對性，大量的信息爆發(fā)，使但管理工作的整理與收集環(huán)節(jié)變得復雜，這一定程度會造成資料的缺失與錯誤。因此，檔案管理數字化系統(tǒng)建設需要構建統(tǒng)一的標準與規(guī)范性流程。但是目前而言，我國的檔案管理還缺乏標準化的建設，對于數字化技術在檔案管理中運用相關規(guī)范和具體要求尚不健全。

2.3檔案管理數字化工作存在較大的人才缺口

對于檔案管理工作開展的創(chuàng)新形式與數字化技術應用，需要熟悉檔案管理數字化的人才支撐。但是目前而言，我國對于檔案管理學科人才培養(yǎng)的重視力度不足，并且該門學科屬于冷門學科，較少的高等院校開設相關專業(yè)，因此，為社會輸送的專門性人才存在較大的缺口，難以滿足當前檔案管理數字化工作的實際需要。

3數字化技術手段在檔案管理工作中運用的改進措施

3.1建立健全電子檔案管理數據資源庫

在過去，原始的檔案資料是紙質材料的，需要耗費大量的人力將檔案進行錄入或掃描，從而將紙質的檔案資料轉化為數字化電子檔案。這兩種模式是如今檔案管理工作的最主要兩種途徑，相較而言，人工的錄入方式效率較低，并且容易出現錯漏，也耗費了大量的人工成本，而使用掃描儀將紙質版的材料轉化為電子檔案是一種實用的制作模式（下轉第267頁）（上接第264頁）。想要確保檔案資料不遺漏、無錯誤就需要建立健全電子檔案管理數據資源庫。首先要求檔案管理工作人員使用掃描儀將紙質檔案轉化為電子檔案，同時將紙質版的原始檔案材料重新錄入，并全面檢查修改和補充檔案資源。此外，還要將原始的紙質材料完好保存，防止在轉化與傳輸的過程因操作失誤或其他不可控因素造成的原始檔案材料丟失和損壞。

3.2著力加強檔案管理數字化體系的建設

缺乏標準化的檔案管理容易造成檔案管理工作出現問題和錯漏，使檔案管理工作不能滿足社會發(fā)展的實際需要，從而失去檔案管理工作與建設的實際意義，甚至損耗檔案管理數字化的價值。但是在當前的檔案管理中使用數字化技術手段，這些現象仍然普遍存在，這很大程度上會阻礙檔案管理數字化工作的快速發(fā)展和創(chuàng)新體系建設。因此，著力加強檔案管理數字化建設具有重要的現實意義，應當著力健全相關的標準體系，保障檔案管理工作的規(guī)范性與完整性，充分運用數字化技術手段，確保數字化技術在檔案管理中的效用有效發(fā)揮。此外，規(guī)范的檔案管理工作標準可以大大促進檔案管理數字化建設。

3.3注重培養(yǎng)具備數字化技術與檔案管理專業(yè)的綜合性人才

各行各業(yè)的快速發(fā)展都離不開人才支撐，在檔案管理工作當中，同樣需要注重人才的可持續(xù)性培養(yǎng)與合理運用。只有擁有大量懂得現代化數字技術和檔案管理專業(yè)的人才，才能在新時代的發(fā)展形勢下推動檔案管理工作的高校開展。為此，我國的檔案管理數字化人才培養(yǎng)模式主要可以從如下兩個方面為切入點。第一，對已經擁有了數字化管理能力的人才進行專業(yè)性培訓，逐步轉變他們傳統(tǒng)的思維模式與知識架構，著力提升人才的創(chuàng)新精神和綜合管理水平，轉變檔案管理領域的人才結構。第二，要積極吸納一批具有專業(yè)素養(yǎng)、綜合技能的數字化檔案管理人才，從人才招聘、人才管理、人才培養(yǎng)、人才激勵等人力資源管理環(huán)節(jié)，留住檔案管理數字化專業(yè)人才。

4結論

數字化技術手段在當管理中的運用，可以極大的節(jié)省人力物力和財力資源，將人力逐步向服務轉型，在簡化檔案管理的復雜流程的同時，還提升了檔案管理工作的效率和效果。運用數字化技術手段進行檔案管理的工作環(huán)節(jié)，要注重堅持安全有效、方便快捷的基本原則，簡化檔案的存取和查詢流程，便于檔案信息資源的高質量使用。為了進一步助推檔案管理工作的數字化進程，需要建立健全電子檔案管理數據資源庫，著力加強檔案管理數字化體系的建設，并且進一步的注重培養(yǎng)具備數字化技術與檔案管理專業(yè)的綜合性人才。

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