關(guān)于數(shù)字檔案館的思考

周佳波

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了根本性的變化，所以為檔案館的工作也帶來了困難。為了順應(yīng)社會(huì)時(shí)代的變革，檔案部門借此機(jī)會(huì)改變傳統(tǒng)的工作方式，建立數(shù)字檔案館，讓檔案工作走向數(shù)字化、信息化、時(shí)代化的發(fā)展方向。本文將對數(shù)字檔案館的工作進(jìn)行深入探究。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;基本特征;思考

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)為人們帶來了便捷式的生活，不僅改變了生活方式也改變了工作方式。數(shù)字儲(chǔ)存技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的運(yùn)用，讓許多企業(yè)和公司放棄了傳統(tǒng)檔案的建立，創(chuàng)造了數(shù)字檔案館，它將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存，網(wǎng)絡(luò)化的形式相互連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案庫，可以做到及時(shí)提供人們利用，實(shí)現(xiàn)資源共享化和便捷化[1]。

1 數(shù)字檔案館的基本特征

數(shù)字檔案館是新型的建立檔案的模式，具體依托網(wǎng)絡(luò)以數(shù)字化的形式管理網(wǎng)絡(luò)信息。數(shù)字檔案館是新時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，既傳承了傳統(tǒng)檔案館的基本功能，又做到了順應(yīng)時(shí)代要求，將檔案以便捷化、信息化的特點(diǎn)呈現(xiàn)出來。數(shù)字檔案館有利于加強(qiáng)對各種電子文件的有效管理，確保數(shù)字檔案資源的安全性、完整性;又有利于檔案館現(xiàn)代化的管理;還能不局限與時(shí)空條件下，超越時(shí)間和空間的限制，為需要者提供個(gè)性化、多樣化的信息服務(wù);對檔案技術(shù)人員進(jìn)行了技術(shù)方面的訓(xùn)練和培育，有助于提高檔案技術(shù)人員的專業(yè)實(shí)力，推動(dòng)我國數(shù)字檔案的發(fā)展。與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館有以下幾點(diǎn)特征：

1）數(shù)字信息化。將數(shù)字檔案館的各種信息資源通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，然后儲(chǔ)存起來，再利用互聯(lián)網(wǎng)對檔案進(jìn)行查收與瀏覽。

2）服務(wù)現(xiàn)代化。數(shù)字檔案的工作是以計(jì)算機(jī)為媒介，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)與多媒體的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)信息傳輸，技術(shù)含量過高，不僅是在運(yùn)用傳統(tǒng)檔案的模式。

3）空間虛擬化。數(shù)字檔案帶來了便捷性，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)輕松將信息資源進(jìn)行編輯、傳遞等過程，省去了效率低的傳統(tǒng)人力查找，現(xiàn)實(shí)的檔案館被虛擬時(shí)空代替，空間障礙不復(fù)存在。

4）傳輸網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館對各個(gè)信息資源都形成數(shù)據(jù)庫，具備硬性的流程。所以在信息的建立、編輯、傳遞、檢測、瀏覽和下載中，使檔案信息得到高效率的利用[2]。

5）人員專業(yè)化。隨著數(shù)字檔案館的成立，對工作人員的要求也逐漸提高，需要對計(jì)算機(jī)和檔案建立工作都具備專業(yè)知識(shí)的技術(shù)人才。所以在檔案人員培育上也著重發(fā)展計(jì)算機(jī)工作、檔案寫作等，以培養(yǎng)綜合性人才為目標(biāo)。

2 建設(shè)數(shù)字檔案館所需的條件

1）資金保障。數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館相比來說在資金費(fèi)用上數(shù)額較大，因?yàn)閿?shù)字檔案館的主要開支是硬件和軟件兩方面。硬件需要主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)專業(yè)設(shè)備和環(huán)境改造上，原本的傳統(tǒng)數(shù)字檔案都是通過紙張的形式，所以設(shè)置的信息資源管理和保管設(shè)施等都不適用于數(shù)字檔案，需要對數(shù)字信息管理系統(tǒng)、電子檔案保管系統(tǒng)、數(shù)字信息傳送系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)備都進(jìn)行置換;而軟件上就是對檔案技術(shù)人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)、人員開支和系統(tǒng)維護(hù)等。

2）資源保障。數(shù)字檔案具有海量儲(chǔ)存和快速傳遞信息的功能。應(yīng)該加快數(shù)字檔案館的進(jìn)程，將紙質(zhì)、音像、聲像為主要內(nèi)容以電子文件和數(shù)字信息為主要載體。保證數(shù)字轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，進(jìn)而才能確保可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，加以不斷補(bǔ)充、更新和完善。才可以做到滿足社會(huì)的需要，使數(shù)字檔案成為人們工作上必不可少的工具。

3）人力保障。數(shù)字檔案的建設(shè)不僅對計(jì)算機(jī)的設(shè)備有所要求，對各階級(jí)檔案工作人員的技術(shù)也有所要求。工作人員必須具備專業(yè)能力，一是計(jì)算機(jī)技術(shù)人員在面對計(jì)算機(jī)問題和網(wǎng)絡(luò)高技術(shù)含量的專業(yè)知識(shí)方面可以順利解決，在日常工作中對計(jì)算機(jī)等專業(yè)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、檢查和修理，保障數(shù)字檔案建立的正常運(yùn)行;二是隨著專業(yè)技術(shù)水平的提高哈發(fā)展，各種應(yīng)用管理軟件都在升級(jí)，使專業(yè)軟件變得更快更強(qiáng)，所以軟件開發(fā)人員也是不可或缺的人力保障;三是各個(gè)級(jí)別的數(shù)字檔案管理人員，要加強(qiáng)網(wǎng)路管理和運(yùn)用能力，對數(shù)據(jù)管理和信息資源有所掌握[3]。

3 數(shù)字檔案館系統(tǒng)的建設(shè)

1）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)。首先建設(shè)以服務(wù)檔案館內(nèi)部為主的局域網(wǎng)。將采集和處理系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和儲(chǔ)存，向檔案館的用戶發(fā)布信息并提供檢測和演示等服務(wù);支持檔案館的日常辦公，可以像政府申請自動(dòng)辦理業(yè)務(wù)的系統(tǒng)，為公網(wǎng)提供所需數(shù)據(jù);還有定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和網(wǎng)路設(shè)備進(jìn)行檢測與維修。還要加強(qiáng)外網(wǎng)的建設(shè)，就是在互聯(lián)網(wǎng)上建立公共網(wǎng)站，供給需要的人員進(jìn)行遠(yuǎn)程查詢，使需要者不用親自到檔案館進(jìn)行查詢，不僅方便了需要者也是為工作人員減輕了工作;還可以宣傳數(shù)字檔案館的建立與工作性質(zhì)，檔案館還可以采集所需的各種信息資源。目標(biāo)有三點(diǎn)，一是為公網(wǎng)的用戶提供專業(yè)的檔案服務(wù);二是為公網(wǎng)的用戶實(shí)現(xiàn)政務(wù)任務(wù);三是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)立檔的工作。

2）數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心，檔案數(shù)據(jù)庫包括案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫、專題文件數(shù)據(jù)庫、圖像數(shù)據(jù)庫和文本數(shù)據(jù)庫等。其中文件級(jí)檔案數(shù)據(jù)庫是全部數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)，必須優(yōu)先處理。從載體形態(tài)來講，可以分為紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)庫、錄音檔案數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫等。在數(shù)據(jù)庫的建立過程中，有三點(diǎn)要求，要注意：第一是盡可能的利用過去已有的數(shù)據(jù)庫將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入新的系統(tǒng)之中，做到高度利用不浪費(fèi)數(shù)據(jù);第二是減持?jǐn)?shù)據(jù)的可轉(zhuǎn)換性，能夠根據(jù)所需導(dǎo)入導(dǎo)出;第三堅(jiān)持一個(gè)數(shù)據(jù)指錄入一次，避免數(shù)據(jù)庫的重復(fù)[4]。

4 數(shù)字檔案館應(yīng)該注意的問題

1）數(shù)字檔案館在短時(shí)間內(nèi)不能做到完全替換傳統(tǒng)檔案館。數(shù)字檔案館的建立不代表傳統(tǒng)檔案館就要消失，二者的關(guān)系不是相互取締而是應(yīng)該做到結(jié)合。數(shù)字檔案館是依靠信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)智能的結(jié)合，但是傳統(tǒng)檔案館與信息技術(shù)的聯(lián)系更密切。事實(shí)上，數(shù)字檔案館是以傳統(tǒng)檔案館為基礎(chǔ)，繼承了檔案資源的形成、整理、儲(chǔ)存、檢查、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)。二者的差距只是服務(wù)對象的不同，傳統(tǒng)檔案館是運(yùn)用紙質(zhì)的實(shí)體檔案依靠面對面服務(wù)，而數(shù)字檔案館是運(yùn)用數(shù)字信息、資源共享等依靠遠(yuǎn)程服務(wù)。雖然數(shù)字檔案館具備很多優(yōu)勢，但是也不能做到萬全取替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案館。首先傳統(tǒng)檔案館是基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館的信息空間需要傳統(tǒng)檔案館的信息資源的連接;其次，檔案館的儲(chǔ)存要做到紙質(zhì)與信息化數(shù)字化的長期并存;然后數(shù)字檔案館做不到將檔案館的人文精神加以體現(xiàn);最后，傳統(tǒng)檔案館的信息資源會(huì)受限制，對于加密的檔案信息用戶需要在傳統(tǒng)檔案中遵守某些條件才能獲得使用權(quán)。綜上所述，為了保護(hù)檔案的完整性、安全性、實(shí)用性和便捷性，需要數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館二者相互結(jié)合，相互依托[5]。

2）制定數(shù)字檔案館的法規(guī)。數(shù)字檔案館應(yīng)該制定有關(guān)法規(guī)，在法規(guī)上明確檔案館具備對社會(huì)檔案的集成、管理、利用的權(quán)限。明確檔案館與社會(huì)檔案館具有使用權(quán)和所在權(quán)，保障好檔案生成者和公民的合法權(quán)益，方便檔案館在業(yè)務(wù)上的正確使用。還要注意解決好數(shù)字化檔案信息的法律地位[6]。

總而言之，數(shù)字檔案館并不是簡單的工作，而是需要信息化與數(shù)字化進(jìn)行結(jié)合處理。數(shù)字檔案館順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，表現(xiàn)的是與社會(huì)交融、國際接軌的新走向，要做到多方面的嚴(yán)格把控，積極探索，逐步推進(jìn)，促進(jìn)數(shù)字檔案館的可持續(xù)發(fā)展，進(jìn)而構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)。

參考文獻(xiàn)

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