信息化時代檔案管理有效方法初探

葉玉紅

摘 要：在科技不斷發展的大趨勢下，檔案管理工作也提出了更高的要求。檔案管理是所有改革發展中的重中之重，應順應新的發展態勢，但長期以來我國對各單位檔案管理工作重視程度不是很高，很多單位檔案的歸檔、整理、保管等工作還不完善，本文就當前檔案管理現狀進行分析，進而提出檔案管理信息化建設方法。

關鍵詞：新時代;檔案管理;改革;信息化

各單位工作的開展，必離不開檔案管理，檔案管理工作包含記錄單位的成立、發展和職能演變以及單位文化、業績考核、人才培養等多種功能。有效的檔案管理工作，可以使單位更明朗有效地了解工作人員的各種信息情況。檔案信息化是單位把所用人員信息統一化管理，以便在以后的過程中更加有效的查詢了解，并對以后開展各項工作提供更加全面的重要依據。首先之前傳統的檔案基本上都是紙質的檔案存檔，實行檔案信息化管理首先需要管理人員提前把紙質版的檔案進行歸類整理，然后按部門進行分別錄入，此環節是至關重要的，如果錄入有誤的話，在以后查閱的過程中就會依據錯誤的檔案進行判斷，所以做好檔案信息化建設的基礎對以后單位檔案信息化建設至關重要。

1 檔案管理的現狀

目前，檔案管理工作中存在很多問題，具體表現為：

1）檔案管理工作重視程度方面。在對檔案的收集、整理和存檔工作中經常處于被動狀態，沒有充分認識到隨時隨地搜集資料的重要性，且檔案監管機制不到位，資料收集跟蹤不到位，造成資料收集不及時且零散。

2）檔案管理技術方面。雖然大部分單位都引進且利用了電子檔案管理模式，但仍存在檔案利用率和查詢效率偏低等一系列問題。原因主要是電子檔案管理模式是一項新生事物，單位原有的檔案管理工作人員一時無法接受和掌握此種模式，且缺乏專業培訓，因而對電子檔案系統的應用不熟練。工作人員普遍對檔案的管理保存不夠重視，更不會主動的創新檔案管理信息化方式，這也就導致在這方面投入的資金極其有限，不能夠支撐購買各項先進的存儲設備及檔案管理系統等硬件設施，因此大部分單位還停留在刻光盤、移動硬盤存儲階段，信息化管理平臺覆蓋率低，這極大的降低了日常工作的效率，也加大了檔案毀損的可能，因此，推動事業單位檔案管理信息化已經是不容忽視的問題。

3）部分單位檔案管理工作缺乏專門負責部門和負責人員。檔案管理工作由其他部門工作人員兼職管理，由于工作人員忙于其本職工作，造成對檔案管理工作的疏漏，影響檔案管理工作質量。現有的工作人員，專業學習過檔案管理技術的微乎其微，大部分人不具備專業的檔案管理知識，更是缺乏這方面的工作經驗，在日常繁忙的工作中更是無法高質量的完成檔案管理工作。由個人完成檔案管理工作隨意性大，紙質檔案、光盤、移動硬盤等在保存、傳遞中容易遺失、毀損，在后續查找相關信息時耗費時間長，已嚴重影響工作效率。又由于事業單位工作人員，年齡層次不一，對于年長人員來說，學習新的技術存在一定難度，而少部分的年輕人，思維雖然活躍，但在檔案管理模式轉變方面起的作用也很微小，起不到引領作用。

4）人才流動頻繁。在新的市場經濟形勢下，大部分單位人員已經擺脫了“鐵飯碗”的限制，人才流動日益頻繁，老員工的離職和新員工的上崗已經不足為奇。在各單位的基層，因人少事多，一人兼多職的現象普遍存在，能夠分離出專門管理檔案部門的單位少之又少。

2 新事態下檔案管理新思路

1）利用信息管理手段，擴大服務內容。各個單位應順應信息時代要求，利用信息化的管理手段，實行信息化管理，做到以下幾個方面：一是要制定信息化發展規劃，根據具體情況和社會要求，分階段、分步驟實施方案;二是創建檔案信息庫，進而建立信息網站，通過本單位網站主頁的形式來為人們提供開放的檔案信息填報、查詢和調取服務，有效提高檔案管理和利用效率，實現資源共享;三是建立檔案數字化網絡。用建立內網的方式，通過對電子文件歸檔管理前端的控制來分析檔案數據，從而進一步對數據進行處理與開發。

2）完善檔案管理體系，提高信息利用率。在新形勢下，檔案管理工作受到了巨大沖擊，檔案管理工作容易出現結構松散，過程混亂等情況，為了避免這些情況的出現，首先，單位各項制度的制定都要貫徹落實科學發展觀，要維護單位持續的發展和大部分員工的切身利益，要改變重事輕人的傳統觀念，建立切實可用的檔案制度。其次，檔案管理體系還應具備靈活機動的特點，以便于在今后的工作中能根據發展進一步完善制度。除此之外，檔案管理機制的完善應包含每一個關節，做到精準無誤，因而可以提高檔案管理人員的工作積極性。最后，要注重檔案管理信息的安全，在保證安全的前提下積極利用檔案數據。

3）檔案管理組織的架構重組。信息化對檔案管理工作具有全方面且本質性的沖擊，因而檔案管理工作的信息化改革必不可少，從本質上講就是要徹底改革創新，除了檔案管理本身要改，其背后的組織構架體系也要改。最直接有效的變革是將網絡信息技術有關人才納入檔案管理組織架構中，從而保證檔案管理信息的安全性，并且可以更加有效地利用檔案管理信息化的優勢;。引入新生力量，憑借其創造性和活力為檔案管理工作添磚加瓦。

4）健全檔案管理網絡。在如今各單位的檔案管理工作中，電子檔案成為檔案管理的主流，用電子文件的形式進行保存，有利于檔案的查閱和調取。利用先進的現代化多媒體技術，使得紙質文檔逐漸轉變為電子文檔。計算機網絡處理已經成為各個行業專業化的一種標志，尤其對于檔案管理來說，需要處理大量的數據與資料，傳統的人工管理難免出現疏忽或錯誤，而計算機處理則相對要精確且高效得多，因此檔案管理必須突破傳統模式，適應現代化管理模式，才能更加充分的滿足人們的需求。工作單位應該建立健全的局域網和檔案管理相關的網絡，使得資源以及計算機軟件能夠共享，為檔案室和相關科室搭建一條信息橋梁，利于檔案管理實現現代化及信息化。建立檔案管理網絡之后，可以使用計算機進行人工模擬，充分發揮網絡技術的優勢，使得檔案管理工作提高準確性，更具說服力。

5）加強業務培訓 普及檔案管理專業知識。推動檔案管理信息化在完善硬件設施的同時，對工作人員進行專業知識的培訓是必不可少的。目前，從事檔案管理工作相關專業的人員微乎其微，要想改變現狀，首先要向從事檔案管理工作的人進行專業培訓，包括專業的檔案管理工作知識、檔案管理信息化系統的操作、檔案管理工作的主要內容、與本單位實際結合后的工作重點、以及其他相關的知識。檔案管理人員要認識到檔案管理與傳遞的重要性，要在工作中創新思維，積極的學習專業知識，并結合本單位業務實際，從實際出發，選擇適合本單位檔案管理的工作方式，提高檔案管理信息化的質量及工作效率。

3 結束語

綜上所述，在新的形勢下，檔案管理工作面臨著新的挑戰，新形勢也為檔案管理工作提供了新思路和新方法。本文在分析了檔案管理工作的現狀和面臨的問題的基礎上，還探討了新事態下檔案管理工作的新思路。希望通過本文的論述，可以引起對“新時代檔案管理改革路徑”的充分思考與探究，能夠互相交流溝通，共同探索檔案管理工作新路徑和新方法，從而提高檔案管理工作的工作效率和工作質量，能夠從檔案管理層面促進工作單位更好更快向前發展！

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