加快石油企業檔案數字化管理必要性淺析

武忠榮

摘 要：隨著信息化時代的到來，行業革新換代的速度也隨之加快，而其中數字化的應用呈現出井噴式的態勢，廣泛活躍在行業內部，逐步提升行業的發展水平。我國作為資源大國，國家在資源管理方面十分重視，石油行業是提供企業發展原材料的基礎性結構，其內部管理效果影響面廣，因此應當充分考量。為加快石油企業管理的效果，本文將從檔案管理的角度，探究數字化技術對其管理水平提升的重要性，以期引起石油行業的關注。

關鍵詞：石油企業;檔案數字化管理;必要性

石油企業的檔案管理工作是連接石油開采和應用的重要環節，將原始開采記錄詳盡的記錄在檔案中，在后續經營管理中出現緊急情況時，可以及時給出調節的方向，保障資源使用的合理性，提升石油管控的具體效能。而石油開采的有關過程涉及的限定性因素較多，管理人員在完成檔案的構建環節工作量較大，并且紙質檔案保存中易出現丟失和損毀的情況，因此建構數字化檔案是大勢所趨。

1 石油企業檔案管理的基本內容

檔案從其特征上講是一種信息，涵蓋了企業多方面的工作流程，其表現形式也不局限于文字敘述，還包括圖表信息和聲音視頻，具有細節化和原始材料的特點。檔案管理的有關工作起到保留潛在價值和保護信息資源的作用，因而在企業管理中占有重要地位。石油企業檔案管理的基本內容是，在對資料詳細的記錄后，將其妥善管理，為后續石油開發和成品油管理方面提供基礎性材料，管理人員要將檔案內容充分利用，在敲定決策、制定企業發展方向等重要工作中，要基于檔案的具體內容，提升決策的可信度和可操作性。企業管理水平的提升離不開檔案管理的現代化水平，如何提高信息資源的利用率是檔案管理的關鍵性問題[1]。

2 運用數字化管理檔案的積極意義

對于企業來說，原始材料緊隨著發展產生，企業的發展壯大是企業活動累積的結果，而檔案正是記錄這些活動內容的工具。如此看來，檔案中所包含的信息量較大，采用粗放型的管理模式，容易增加管理費用，不僅需要大量的人力資源，還需要提供巨大的物質基礎，這對于企業成本控制工作是不小的挑戰。數字化檔案管理模式的出現，縮減人力資源的使用，減少了紙質等物質資源的投入金額，有效對接成本管控環節，達到成本大幅度控制的效果。數字化技術的重要特點是，其能夠通過云端備份和修復，延長信息的保存時間，提升檔案內容的安全性，并且在大眾適應了電子閱讀模式后，長時間閱讀紙質文字容易出現倦怠感，不利于工作效率的提升。隨著信息化時代的到來，數字化技術為檔案調取和利用工作提供了及時的幫助，有助于企業的穩步運行[2]。

3 提升石油企業檔案數字化管理力度的必要性

3.1 有效保留原始問題記錄

石油企業一般規模較大，并且企業存在的時間較長，其所具有的檔案數量龐大，在此種現實背景下，企業檔案的紙張受到風化和水分的銹蝕已經有所損害，無法支撐多次的翻閱，并且其中一些原始文字已經模糊不清，這對于石油檔案內容的利用方面有著阻礙作用。上文提到，石油企業的檔案是多項工作開展的基礎，對企業發展有著不可替代的作用，而破損的原始資料難以為后續工作的展開提供現實作用，是增儲上產工作更為繁重。由此可見，要加強對原始資料內容的保護，面對珍貴的檔案記錄，工作人員在運用數字化的管理辦法時，要保證其基本形態，在檔案掃描環節要小心謹慎[3]。掃描上傳是數字化檔案管理的第一步，將具體的數據信息上傳到云平臺后，通過數據處理技術，將檔案歸類，有利于在檔案調取中縮短反應時間。對于圖像化的檔案，有些視頻和音頻內容已經無法完全修復，在盡可能還原原始視頻內容的基礎上，采用適當的電子保管格式，留存珍貴影像。現階段，視頻保管的基本形式是使用比特，采用固定的0、1比特延長視頻內容的保存時間，并在后續管理中逐步完善材料錄入的辦法，從管理第一步優化整體管理結構，發揮數字化管理的重要作用。

3.2 提升檔案管理基礎工作的效率

石油行業發展涉及多個環節，而每個環節又涵蓋多種作業形式，每一種作業形式的開展由多個步驟組成，因此石油企業發展的檔案內容數量巨大，僅通過人力資源管理需要投放大量的資源，降低企業成本控制的效果，不利于企業發展。數字化檔案管理對接企業文件數量大、品種多的特點，在強大的平臺數據處理分析的作用下，結合自動化技術，完成檔案管理的多層面工作。過去歸檔工作是人工作業耗費時間相對較長的部分，利用數字化的管理辦法，能夠形成從日常工作到檔案管理的無縫銜接，提升工作效率。數字化建檔工作的基本流程是歸置檔案、上傳信息、數據處理和按需分類，此過程除了需要人工輸入信息外，其他環節都可通過一體化的方式完成，減少了人力資源的浪費。建檔工作效果的展現是檔案管理流程簡化的具體應用實例，不僅為企業成本控制添加管控因素，而且簡化了人工作業的流程，實現一體化統籌管理的目標，一定程度上滿足工作效率提升的要求，符合資源型行業氛圍的構建標準[4]。

3.3 促進石油企業信息化的發展

石油基地建設具有地域性的特點，分布在全國的幾個集中區域，不同區域間距離較遠，通過面對面的形式對接工作內容無法形成常態化的機制，而將具體的數據和信息傳輸到內部平臺上，能夠實現工作資源無阻礙連通的模式，有助于加強部門與部門、企業與企業間的交流，引導形成實效信息，進而服務于檔案管理平臺，提升信息管控的水平。數字化檔案管理平臺的構建是高質量檔案信息傳輸品質的體現，設定查閱權限，保障了信息的安全性和可靠性，使信息處理更具有指導性意義，避免行業內部的不良競爭，有利于規范行業發展水平。

3.4 提高石油企業經濟效益

石油企業經濟效益的提升需要從以下兩個層面入手：1）人員素質的提升：人員素質的提升能夠有效帶動企業效益的提升，數字化檔案管理體系的構建，既需要專業的數字化平臺創建人員，同樣也應當擴充后期管理人員，而這兩方面的人員都應當兼備信息化和管理能力，通過此種晉升的機遇，反作用于企業內部工作人員，促使其提升自身能力和職業素養。企業無需在人員管理方面投入過多資金，即可達到整體素質水平提升的效果;2）成本控制：企業利潤由成本控制，數字化技術減少了不同層面的資源浪費，盡可能擴展資源的使用廣度，降低了在資源方面的投入力度。成本得到有效控制，企業經濟效益自然得以大幅度提升。

4 結束語

綜上所述，采取數字化檔案管理方式對接了社會發展的需求，與信息化社會形態的構建不謀而合，而石油檔案管理是一系列工作開展的前提，需要充分引起管理人員的重視，并逐步完善檔案管理的具體細則。

參考文獻

[1]陳曉晨.檔案數字化管理系統在中石油應用的優勢分析[J].納稅，2019，1301：281.

[2]潘瑞.檔案管理系統（E6）在石油化工檔案管理中的應用探索[J].城建檔案，2018，05：71-72.

[3]王翠萍.推進檔案數字化建設提升檔案科學管理水平[J].蘭臺世界，2018，S1：77-78.

[4]韓紅衛.企業檔案數字化工作的對策及建議[J].城建檔案，2017，03：24-25.