事業單位檔案精細化管理路徑探討

劉永鳳

摘 要：針對事業單位檔案管理工作，實行精細化管理模式，能夠實現檔案管理工作的進一步優化，促使檔案管理水平的提升，進而為事業單位管理與決策提供依據。故此，本文結合筆者工作實踐，重點探討了事業單位檔案精細化管理路徑。

關鍵詞：精細管理;事業單位;檔案

精細化管理提倡的是不增加管理成本的前提下，良好改進管理工作的細節。這種管理方式是在精細化、規范化及個性化的基礎上發展而來。第一，精細化管理強調明確日常管理的分工，落實好具體管理責任，在將具體要求良好落實的前提下，做好各項工作檢查，以將問題目標及時消除;第二，精細化管理在重視分工的前提下，不斷提升技術水平，重視面臨日常活動中的問題，采用先進生產管理技術進行解決，通過科學的技術手段提前控制檔案管理過程;第三，個性化是精細化管理的一個重要方向，注重在實現現有設備與人員合理配置的前提下，將人員和設備進行有機結合，以獲得理想的管理成效，以達到過程的良好管控。所以，應積極探討事業單位檔案精細化管理路徑，以促進事業單位良性發展[1]。

1 事業單位檔案精細化管理的積極意義

1）有助于提升服務利益。推動事業單位檔案管理精細化，有助于檔案管理工作向更高層次發展，進而使檔案管理取得最大化的服務利益。在精細化模式下，能對整個檔案管理工作做有效審視，進而及時發現相關問題。同時，通過融入精細化管理理念，有助于單位內部檔案運行良好氛圍的營造，加強相關人員對檔案資料價值的重視

程度。

2）實現檔案事業的長遠發展。運用精細化管理模式，可以更好完成工作目標，一方面，現如今對于公共服務供給有著更多需求，推動精細化管理，能夠幫助事業單位對各種數據進行良好收集，并對各項數據信息進行記錄，對于相關人員更多挖掘出數據中的價值起到積極作用。同時，有助于事業單位將自身檔案管理存在的問題及時查處出來，采用相應措施將之解決。此外，對于單位檔案管理體系的優化、改進也有著顯著作用，從而給單位檔案管理工作邁向更高臺階形成有效促進;另一方面，將精細化融入到事業單位檔案管理工作中，能夠明確工作戰略目標，對自身發展進行更為科學地規劃，進而不斷提升工作和服務的質量[2]。

3）有助于檔案管理人員素質的提升。在提高檔案管理人員素質、專業水平等方面，精細化管理也起到積極意義。這是因為，推動事業單位檔案精細化管理，能促使檔案管理制度不斷改進、優化，使相關崗位的工作職責得以明確。同時，新的檔案管理制度提出了對相關人員的要求，要求人員按照制度嚴格進行各項操作。工作人員在制度的有效約束下，能夠明顯改善工作效率和態度，從而實現檔案服務質量的提升。另外，檔案精細化管理，也會對工作人員提出一些新的硬性要求，這能使工作人員工作熱情得到更好調動。

2 事業單位檔案精細化管理所遇問題

雖然，當前更多事業單位意識到檔案精細化管理的價值，但在具體實施過程中仍存在一些問題，主要體現在如下：

1）相關制度不夠細化。當前，關于檔案管理精細化，我國尚未建立完善的規章制度，在實際工作中部分事業單位忽視建立相關制度。由于缺乏制度，就可能導致事業單位檔案管理工作開展出現混亂、無序的情況，缺乏標準的理論與規范支持，也無法實現檔案精細化管理。

2）不重視信息技術的使用。伴隨科技的不斷進步，當前出現了大批先進的系統設備，通過對這些信息技術設備的運用，能夠提高檔案管理工作的效率。然而，客觀來講許多檔案管理部門在日常工作中都存在缺乏資金的情況，許多事業單位不重視先進檔案軟件系統的引進，進而影響了檔案精細化管理，無法獲得理想的檔案管理效率。

3）檔案利用率較低。當前仍有部分事業單位不能及時利用檔案，思想存在滯后，進而很大程度影響了檔案的良性發展。單位提出實行精細化管理的，但當前檔案有著較為復雜的流程，無法高效利用檔案，不能對檔案資料進行快捷有效地查詢，從而給檔案精細化管理工作的進行形成負面影響。

3 事業單位檔案精細化管理的路徑

1）健全檔案管理制度，嚴格落實責任。要想推動事業單位管理的精細化，需要相應規章制度的支撐，給各環節的順利開展提供指導，將檔案功能良好發揮出來，實現檔案管理效率的提升。對此，事業單位管理者對檔案管理工作應予以足夠重視，并為其提供相應的經費，以使精細化管理不流于形式，并在不斷實踐中完成經驗的積累，促使檔案管理制度的建立健全，從而良好保障檔案資料安全[3]。同時，加強部門職責，檔案資料須專門存放，為了提升檔案管理工作水平，應利用信息化系統輔助工作的開展。另外，重視責任制度的制定，思考如何激發員工工作熱情，確保責任落到實處，促使檔案管理工作規范化、標準化發展。

2）樹立檔案管理目標，確保資料安全。要想將精細化模式良好引入到事業單位檔案管理中，應進行精細化管理目標的設立，并且根據相關標準著手優化配套的檔案管理模式，確保檔案資料能夠結合規范流程有序進行，形成一套完整的管理流程。做好檔案資料的安全保護，結合檔案管理實際需要，保存電子檔案和紙質檔案資料，以免丟失資料導致單位利益受損。做好檔案管理工作基礎條件保障，能夠使檔案管理工作更為高效開展，使得后續決策或管理均有依據參考。

3）改進檔案管理流程，轉變管理方式。在信息時代下，檔案管理工作在管理流程、服務路徑、管理方式及工作環境等方面都出現了一定變化，檔案精細化管理離不開現代信息技術和素質過硬的管理隊伍提供支持，如此才能提高管理效率與質量。實現檔案管理標準化、規范化，提高歸檔卷宗的完整度，保證服務檢索的便利性，提高檔案利用價值，是實行精細化管理的目的所在。管理流程精細化，才能保證立卷歸檔的時效性，并對檔案資料的信息收集、歸檔、整理、保密、利用、銷毀等環節做精細化管理[4]。值得注意的是，在進行精細化管理的時候，要保證相關制度和理念，能良好貫徹到檔案管理每個環節，并采用可行、有效的管理措施，以使檔案精細化管理效果得以提升。

4）加大基礎設施投入，提升利用效率。檔單管理的信息技術水平會直接影響到檔案管理的精細化程度。因此，事業單位應通過加強信息技術的運用，實現精細化程度的提升。具體而言：第一，加大資金投入，完善配套的檢索、存儲、服務器與管理設施，全面落實信息化設備，以使檔案管理效率得以提升;第二，對先進的科學技術做積極引進，將效率和質量之間的關系處理好;第三，樹立數字化和智能化的理念，提高服務質量;第四，重視技術更新，以使事業單位檔案管理能夠始終保持技術上的優勢。通過引進技術、投入設施，使檔案信息使用者能夠準確、快速地提供數字化檔案信息，實現檔案利用效率的提升。

4 結語

綜上所述，在現代社會下，要想實現事業單位的可持續發展，就必須做好檔案管理工作，而實行檔案精細化管理，則能夠將檔案資源的價值更多挖掘出來，提高使用者的檔案資源利用率，從而為單位管理和決策提供有效依據。

參考文獻

[1]于斌，馬健.試論事業單位檔案管理的創新思路[J].現代經濟信息，2019（21）：14-15.

[2]王丹.關于事業單位檔案管理思路的新思考[J].蘭臺世界，2019，000（0z1）：39-40.

[3]家樂符.提高事業單位檔案管理有效性的策略探析[J].2019（10）：46-47.

[4]趙耀.推進事業單位檔案管理工作規范化、標準化的策略研究[J].辦公室業務，2019，312（07）：92.