電子檔案開發管理探究

劉小保

摘 要：隨著信息時代的到來，各行各業對信息技術的應用也越來越廣泛了，檔案管理的工作在信息技術的廣泛應用下也發生了變革，電子檔案的產生和應用尤其明顯。但是，電子檔案在檔案管理工作中不僅是便利和快捷，同樣也帶來了新的挑戰，對電子檔案和傳統檔案的區別研究，這樣可以使檔案管理工作進一步的提高和發展。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案;管理模式

科技在發展，社會在不斷進步，人們的生產和生活也日益豐富，隨之產生的和需求的信息量也在不斷增加，大量的信息需要整理和保存，這就對檔案管理工作提出了嚴峻的挑戰。檔案管理部門積極創新檔案管理方法，開拓檔案管理的各項功能已迫在眉睫。大數據時代的到來，為檔案管理的信息化處理提供了可能。新時代要求我們用發展的眼光去認識檔案的價值，用創新的思維方式來拓展檔案的功能領域，使用先進的科學技術來提升對檔案的管理能力，使檔案的價值得以充分發揮。

1 電子檔案管理模式的特點分析

與傳統的檔案管理相比，電子檔案管理模式主要是對電子化文件進行管理，這些電子文件不具備紙質文件的直接可讀性，而是將實體檔案信息以字節、比特的方式存儲在介質如磁盤、磁帶或光盤上，借助計算機等現代辦公設備來閱讀利用。其主要特點為：信息的查詢和檢索可以脫離人工操作，可以用更小的空間存儲更大量的信息，信息內容可以與承載體進行分離，信息內容可以同時在不同媒體共享查閱，必須依靠系統來實現管理。這些特點決定了電子檔案存儲模式相比于傳統檔案存儲方式具有更加節約存儲空間，存儲量更大，處理與傳遞信息的效率更快以及更加節省人力的優勢，但由于其材質的限制，電子文件存檔對于環境溫濕度和電磁干擾等要求很高。在當前的云計算時代，電子檔案大部分采用的是云存儲方式，這樣，電子檔案文件除了存儲在磁盤、光盤等介質中之外，還可以存儲在云端的網絡空間，不僅大大拓展了存儲空間而且使得數據更加方便存儲和隨時

讀取。

傳統的檔案管理，主要是對檔案進行分門別類，由各個部門分別對本部門的檔案進行管理，這種管理相對封閉，雖然一定程度上保護了檔案的機密和安全性，但是卻限制了檔案信息的即時傳遞和共享，無法良好地發揮檔案在生產管理過程中的積極作用，因而，無法滿足現代管理的要求。傳統的紙質檔案存儲，由于內容多，信息量大，翻閱查找信息難度很大，浪費時間和人力，而使用電子存檔可以快速對有價值的信息進行檢索，節約了時間，提高了工作效率。

2 電子檔案信息資源開發利用

1）使用權限的審核。首先，要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在利用中，由系統自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使月未經授權的功能，應能拒絕響應并給予警告提示。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對他的

授權。

2）利用中的安全措施。一是采用的利用方式應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據電子檔案內容的密級層次進行有效的管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行。三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。五是系統應有較強容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

3）拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散，如果管理不好，將會造成檔案信息無原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴格管理。應依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。除公開發行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須進行回收。要有完善的提供拷貝手續，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內容進行確認，并對使用載體的類型、數量、使用時同、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，應做信息內容的消除處理。

3 信息時代背景下電子檔案管理的有效措施

1）完善電子檔案管理體系。在信息時代，企業想要加強電子檔案管理工作，就必須先完善電子檔案管理體系，完善電子檔案管理體系是企業有序開展電子檔案管理工作的重要保障。因此，企業必須要重視電子檔案管理工作，對管理人員進行電子檔案管理方面的教育和培訓，使其了解電子檔案管理工作的重要性，樹立起正確的管理理念，強化管理意識，從而促進電子檔案管理工作有效開展。一個完善的電子檔案管理工作流程中，完善的管理制度是必不可少的，因此，企業必須要建立完善的電子檔案管理制度，有效規范電子檔案管理工作的流程以及管理人員的操作行為，使企業有序開展電子檔案管理工作。此外，企業還需要建立與其相配套的獎懲制度，使工作人員在工作過程中重視檔案管理質量，規范自身行為，防止檔案管理工作出現失誤，提高電子檔案管理工作的質量。

2）提高電子檔案的真實性。在電子檔案管理工作中，提高電子檔案的真實性也是管理工作的重要內容，是保證電子檔案發揮作用和提升服務水平的重要途徑，因此，企業在開展電子檔案管理工作時，必須要加強檔案真實性管理。在收集檔案信息數據前，必須要利用信息技術擴大信息數據來源，并認真甄別信息，提高信息的真實性;此外，在管理工作的過程中，工作人員必須要嚴格遵循電子檔案管理的相關流程和操作規范要求，加強對檔案的細節管理，規范檔案信息格式，提高檔案信息數據的真實性。

3）加強對電子檔案管理專業人員的培養。專業的檔案管理人員是開展電子檔案管理工作的必然要求，因此，企業在進行電子檔案管理工作時，必須要對檔案管理人員進行專業化培訓，提高檔案管理人員的專業化水平和技能操作水平，尤其要增強管理人員的電子檔案管理系統操作能力。企業想要提高電子檔案管理人員的素質，可以在招聘階段錄取一些網絡信息技術的專業人才，或者對管理人員進行專業化培訓，提高他們的信息技術操作水平。

4）加強信息技術的應用。在信息時代，企事業單位想要開展電子檔案管理工作，就必須要應用信息技術，尤其是在建立電子檔案時，需要收集和整理大量的信息資料。同時，企業要加強信息技術在電子檔案中的應用，加強信息技術和系統的有效應用，將這些先進信息技術利用在電子檔案管理中，以此提高工作人員的工作積極性。

4 結語

隨著大數據時代的來臨，科學技術的進步以及檔案信息需求的多樣性，電子檔案管理模式逐漸進入人們的視野，并以其獨特的優勢迅速得以普及應用。電子檔案管理能夠有效的節省人力和物力，擴大檔案資源的收集范圍和存儲空間，方便檔案的動態存儲和全面快速服務功能地實現，很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求以及社會發展的需求，已經成為檔案數據存儲管理的主要方式，在檔案的存儲管理中發揮著重要作用。

參考文獻

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