如何做好電子檔案的信息融合

李一

摘 要：電子檔案管理已經成為未來檔案管理的重要方式，為了更好優化電子檔案管理效果，必然需要注重實現信息融合優化，尤其是對于傳統紙質檔案以及電子檔案的融合，更是需要予以高度關注，力求更好優化檔案管理成效。本文以電子檔案管理作為研究對象，重點探討了如何在電子檔案背景下推進信息融合，希望具備參考借鑒作用。

關鍵詞：電子檔案;優勢;信息融合

在現階段檔案管理工作開展中，雖然傳統的紙質檔案管理模式依然扮演著重要角色，但是電子檔案管理模式越來越普及，幾乎已經成為各個單位檔案管理的基本手段，受重視程度已經能夠明顯高于紙質檔案管理模式，同樣也確實在檔案管理工作中表現出了明顯優勢。為了更好優化提升電子檔案應用效果，往往需要切實關注信息融合處理，確保紙質檔案信息資料能夠和當下電子檔案信息資料進行有效融合，如此才能夠規避電子檔案管理中存在的明顯信息缺陷和問題。

1 電子檔案管理及其優勢

1.1 電子檔案管理概述

電子檔案管理作為當前檔案管理的重要方式，確實在很多單位中發揮出了重要作用。從電子檔案管理模式的應用特點上來看，往往首先表現出了較為明顯的儲存載體較小的特點，但是相對應的儲存量卻比較大，進而也就不會實現對于空間的大量占用。面臨著當前越來越繁雜的檔案信息資料，電子檔案管理模式的應用確實表現出了明顯優勢，往往僅僅是很小的電子存儲容器就可以實現對于大量數據信息的存儲，比如U盤或者是云空間等，都可以在電子檔案管理中發揮重要作用。另外，對于電子檔案管理模式的應用而言，往往還表現出了較強的多樣化特點，其不僅僅可以存儲文字信息資料以及圖片信息資料，往往還可以較好實現對于聲音資料以及視頻資料的存儲，進而也就促使檔案資料更為豐富，有助于切實提升后續檔案資料的應用

價值。

1.2 電子檔案管理優勢

對于當前電子檔案管理模式的應用而言，其相對于傳統紙質檔案管理模式確實表現出了多方面優勢，進而也就能夠引起人們的高度關注，成為未來發展的重要方向。首先，電子檔案管理相對而言更為便捷，從具體檔案管理流程上來看，檔案信息資料的搜集、整理、傳輸以及存儲、調用，電子檔案管理模式都能夠明顯優于傳統紙質檔案管理模式，明顯降低了檔案管理工作的難度和復雜性，對于相應檔案管理人員形成了明顯減負效果，檔案管理效率同樣也得到了明顯提高。其次，對于電子檔案管理工作的開展而言，其在實際應用中還表現出了更高的應用價值，因為自身檔案信息資料更為豐富，不僅僅類型眾多，還可以保障檔案信息資料數量龐大，進而也就能夠進一步提升檔案資料的應用價值，也凸顯了檔案管理工作在單位中的重要作用，避免被忽視。最后，電子檔案管理模式的應用還具備較強安全性，相對于傳統紙質檔案資料容易被損壞的問題，電子檔案管理模式往往不存在該類風險，可以較好實現對于大量檔案信息資料的長久保存，復用性同樣也較為理想，在明顯延長檔案使用壽命的基礎上，進一步凸顯了檔案資料的應用價值。

2 電子檔案管理中的信息融合

2.1 構建完善的檔案管理系統

電子檔案管理在當前要想表現出較強的信息融合效果，能夠和傳統紙質檔案管理形成密切關聯，往往需要注重相應檔案管理系統的完善，確保紙質檔案管理能夠和電子檔案管理具備密切關聯，避免可能由此出現嚴重的檔案管理混亂問題。基于此，在未來檔案管理工作中，應該基于傳統紙質檔案管理以及電子檔案管理構建兩套獨立的管理系統，并且還需要促使這兩套系統之間具備良好的關聯，進而才能夠切實優化信息融合效果。對于傳統紙質檔案管理工作的開展而言，應該重點針對相應檔案管理系統予以不斷優化完善，結合新時代下的高要求進行深入分析，及時更新，促使紙質檔案管理能夠契合于電子檔案管理模式，避免出現較為嚴重的兩者嚴重隔離問題。比如對于以往的紙質檔案管理信息資料，需要在電子檔案管理系統中進行必要備份，或者是進行準確編碼，以促使相應電子檔案管理系統能夠高效運用傳統的紙質檔案資料，避免了紙質檔案資料的失去應用價值。當然，對于新型電子檔案管理模式更是需要予以創新優化，促使相應檔案管理系統較為協調有序，能夠適應于電子檔案信息資料的存儲和管理，在后續查詢和調用方面也能夠形成高效運用價值，避免僅僅將電子檔案信息資料搜集完成，不能夠促使其得到充分運用。

2.2 檔案信息的集中管理

為了較好實現電子檔案信息資料的有效融合運用，往往還需要注重實現對于檔案信息資料的集中化管理，能夠促使所有檔案資料都能夠得到有效匯總，避免出現較為嚴重的分散和雜亂問題?；诖耍谖磥黼娮訖n案管理中需要推動集中化管理模式，要求依托單位內的檔案管理機構，圍繞著所有相關檔案資料進行統一收集、存儲和管理，避免出現各個部門各自為政的問題，最終確保所有檔案信息資料更為完整全面。基于此，在檔案信息的集中管理中，不僅僅要面向未來的檔案信息資料進行全面系統搜集和管控，還需要針對以往的紙質檔案信息資料進行全面整理和匯總，以求更好實現對于所有檔案信息資料的優化管理，避免可能由此出現較為嚴重的信息資料缺失問題。當然，這也就需要檔案管理部門能夠注重實現從紙質檔案管理模式到電子檔案管理模式的轉變，重點針對所有檔案信息資料進行集中處理，實現必要的電子化轉變，杜絕紙質資料的遺漏和損壞現象。

2.3 健全檔案管理制度

在電子檔案管理工作開展中，為了更好實現信息融合優化，往往還需要注重健全檔案管理制度，避免因為制度混亂影響到信息資料的完整性。在電子檔案管理工作開展中，首先應該注重從信息搜集、傳輸、整理、修改、刪除、使用等多個環節入手進行全面分析，力求重點分析明確所有檔案管理工作要求，尤其是在電子檔案管理模式下，需要構建更為完善系統的管理機制，要求能夠對于所有電子檔案信息資料予以規范化處理，避免出現任何信息不全或者是受損問題。比如在進行電子檔案信息資料修改和刪除中，應該盡量做到對于原始文件資料的保存，避免直接替換或者徹底刪除，以此實現對于信息資料的優化運用。

2.4 規范操作流程

對于電子檔案管理工作的優化落實，為了更好實現對于信息資料的有效運用，往往還需要注重實現各個操作流程的優化控制，力求借助于規范可靠的操作流程實現對于檔案信息資料的標準化運用，避免該方面出現信息混亂問題?；诖?，針對檔案管理人員需要進行嚴格把關，要求其不僅僅能夠懂得如何運用電子檔案管理技術，還能夠具備較高信息管理意識，可以在工作開展中不斷規范自身行為，以求避免因為自身管理不當帶來的信息受損問題。

3 結束語

現階段電子檔案管理工作開展中，為了更好優化檔案信息資料應用價值，往往需要注重加大對于電子檔案管理的關注度，逐步完善檔案管理系統，實現檔案信息資料的集中化管理，健全檔案管理制度，規范檔案管理操作流程，優化電子檔案管理成效。

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