事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題研究

萬雪梅

摘 要：個人經歷和實踐的歷史記錄的重要形式就是人事檔案，是個人思想品德、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)和成長過程的真實反映和記錄，同時又能反映個人在社會中的表現(xiàn)好和各種社會關系。因此對人事檔案進行有效的管理和運用具有非常大的價值和作用。在目前我國對檔案管理的工作中，存在人事檔案管理意識薄弱、檔案管理人員專業(yè)性不強、制度不規(guī)范以及信息化水平較低等問題，對我國檔案管理工作的進展產生了非常不利的影響。以下對檔案管理工作中的問題及對策進行分析和闡述。

關鍵詞：人事檔案;管理;問題及對策

人事檔案管理的有效管理和合理利用對人才資源開發(fā)起著重要作用，對人事檔案管理的水平高低直接影響著人才資源開發(fā)的質量，從而對我國整體發(fā)展起到一定的限制作用。新的時代發(fā)展下，有新的要求，國家一直致力于對人才資源開發(fā)質量和有效率的提升，因此必須對人事檔案管理中存在的問題進行系統(tǒng)的分析，針對具體的問題提出相應的解決對策。

1 人事檔案管理中存在的問題分析

1.1 人事檔案管理意識有待提升

部分單位領導人對檔案管理工作的重視度不夠，他們認為對檔案進行管理是一項事務性工作，因此以“籠統(tǒng)”的方式對檔案進行管理，認為只要對其完好無損的進行保存，不發(fā)生損壞和丟失就可以了。這樣的管理方式失去了對檔案管理的價值和意義。單位領導人對檔案管理意識的薄弱，導致了負責人對這項工作的不重視度，工作觀念和具體的工作方法都有一定的偏差，導致檔案管理工作的無效性。

另外，在個別單位中，仍舊將檔案管理工作視為檔案保管工作，認為檔案管理人員只要妥善保管檔案資料即可，導致檔案管理工作缺乏充足的經費支持，設施配備也并不齊全，個別單位甚至并沒有設置專門的檔案管理機構，在這種情況下，檔案管理工作很容易出現(xiàn)疏漏，從而影響團隊建設和服務水平提升。

1.2 檔案管理人員的專業(yè)性不過關

檔案管理工作是一項繁冗復雜的工作，因此專業(yè)技能和知識強的人員才能勝任這項工作。在實際進行檔案管理的人員中，往往缺乏足夠的專業(yè)知識和技能，有的單位甚至讓其他在職人員兼職人事檔案的管理，造成了很多工作的失誤 。

在一些單位中，檔案管理工作缺乏專業(yè)的高素質人才，由于個別單位對檔案管理人員的要求較低，檔案管理職位的門檻較低，因此檔案管理人員嚴重缺乏專業(yè)知識，這就導致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，很多檔案資料都散存在各個部門，不能及時收回，甚至出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，對單位的穩(wěn)定發(fā)展十分不利。也有一部分單位中，檔案管理人員對于現(xiàn)代化辦公設施十分陌生，不懂得現(xiàn)代化辦公設備的使用方法，再開展工作時還采用傳統(tǒng)的工作模式，這就制約了檔案管理工作的實際效率，同時也不利于提升檔案管理工作的信息化水平。另外，由于對檔案管理工作不夠重視，因此檔案管理人員的薪資待遇水平普遍不高，這就導致專業(yè)人才流失，無法吸納高素質管理人才，在一定程度上制約了檔案管理工作的開展和進步。

1.3 檔案材料收集不完整，格式不嚴謹

在計劃經濟時代，人員的流動性是比較小的，工組相對較穩(wěn)定，因此人事檔案的穩(wěn)定性也是比較強的。這種情況下，管檔和人相對一致，檔案的完整性也能得到很大程度的保障社會主義市場經濟體制的建立以后，就業(yè)的方式以及就業(yè)選擇性都是相對較靈活的，人事檔案管理工作暴露出諸多問題，最主要的是檔案與人員的不統(tǒng)一性。其次檔案材料收集不完整，格式也缺乏一定的嚴謹性。

2 人事檔案管理中的解決對策

2.1 加強對人事檔案材料管理的重視度

人才工作的重要組成部分就是對人事檔案材料管理，是用人單位的一種人事記錄，是人力資源管理過程中的重要工作痕跡，各級領導應該對檔案管理工作充分重視，將檔案管理工作納入重點工作來抓，加大對檔案管理工作的把控力度，避免檔案管理工作存在隨意性和盲目性。在進行選拔和使用人才時，人事檔案材料是非常有價值的參考依據，借助人事檔案材料可以對人才的主要表現(xiàn)、成績以及優(yōu)勢和不足進行明確的分析和評估，從而能夠提升對人才選拔的質量和效率。因此要加強對人事檔案材料管理的重視度，完善基本設施，把專職檔案管理人員落實到位 ，建立和健全各種檔案管理制度，為檔案的有效管理和高效利用奠定良好的基礎。此外應該為檔案管理工作提供充足的經費支持，積極引進現(xiàn)代化辦公室設備，提升檔案管理工作的信息化水平，防止檔案管理工作出現(xiàn)疏漏，推動人力資源管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 規(guī)范檔案材料的收集與格式的嚴謹性

要不斷完善和建立檔案的收集和整理制度，建立健全的工作協(xié)調和運轉機制，各部門之間加強具體的工作交流，以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的漏洞，及時查漏補缺，及時進行整改。在對檔案資料進行收集的過程中，要利用分類的方法，分門別類的對檔案資料進行分收集和整理，這樣能提升檔案管理工作的質量和效率。在收集基本檔案資料的時候，要對其格式的嚴謹性和內容的完整性進行嚴格的篩查，保證收集的檔案資料的質量。在此基礎上，及時將個性化強和價值大的檔案資料進行加入，以增強檔案資料的價值性和可利用性。

2.3 提升檔案管理工作的科學性

現(xiàn)代社會是信息化的社會，因此要想提升檔案管理工作的科學性和有效性，必須利用先進的信息科學技術，以實現(xiàn)對檔案的信息化管理。單位負責人應該通過有效措施的干預，建立規(guī)范科學的檔案管理系統(tǒng)，把以往的人事檔案材料都納入系統(tǒng)中，實現(xiàn)對人事檔案資料的線上管理，增加人事檔案材料的時效性和利用價值。在此基礎上，加強現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據庫的建設和完善，對人事檔案信息及時更新，以實現(xiàn)動態(tài)化的管理模式，保證人事檔案信息的真實性和準確性，把優(yōu)質的服務提供給人事工作，提高檔案的使用效率。

2.4 建立檔案管理的獎罰制度

應該建立精細化獎罰制度，使檔案管理人員的工作情況與薪資待遇相互掛鉤，將制度細化，明確獎勵和處罰的標準。如果工作人員的工作質量突出，給予一定的獎勵，鼓舞工作人員在以后的工作中再接再厲，一旦工作人員在工作中出現(xiàn)違反工作制度等現(xiàn)象，則給予一定的處罰，促使檔案管理人員重視本職工作，避免出現(xiàn)應付了事等現(xiàn)象。

還要制定檔案使用制度，對檔案使用者進行約束，要求檔案使用者妥善保管檔案資料，按時將檔案資料交回，如果逾期不能交回，須重新提出申請。一旦出現(xiàn)檔案遺失、擅自挪用檔案資料等現(xiàn)象，應適當予以處罰，促使全體員工都能重視檔案管理工作。

3 結語

人力資源管理的關鍵環(huán)節(jié)就是人事檔案管理，是做好人事工作的重要基礎和保障。就目前來看，很多單位在開展檔案管理工作時，都存在一些問題，不僅制約了檔案管理工作的高效開展，也關系著企業(yè)的穩(wěn)健運行。優(yōu)質的人事檔案可以為單位進行人才的選擇和錄用提供動態(tài)、真實、有效的原始資料和數(shù)據，具有非常大的價值和意義。如果檔案管理工作落實不到位，就無法及時為管理者和決策者提供有力依據，進而影響管理者的工作效率，甚至會導致決策者判斷失誤，做出錯誤的決策。新時代下，人力資源是一種非常重要的社會力量，只有重視人事檔案的管理工作，將其真正落到實處，人事檔案資料才能真正發(fā)揮它的價值和作用。

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