事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

楊艷

摘 要：伴隨事業單位各項管理制度的完善，檔案管理工作的重要性日益凸顯，也不斷受到事業單位的重視。科學高效的檔案管理能夠嚴格把握單位內部的所有流程、信息資料，在事業單位發展中發揮著關鍵性的作用。受到重視的檔案管理在日益發展中得到了優化與完善。但是，其間仍然存在一些十分突出的問題，影響檔案管理水平的提升，因此，明確問題優化創新，整體提升事業單位管理水平至關重要。本文將分析事業單位檔案管理中存在的問題，并提出針對性的解決策略。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;突出問題;解決措施

事業單位屬服務性機構，發揮著重要的社會職能、承擔著重要的社會任務，事業單位在發展期間需要有效記錄各個行業的發展情況，并展開總結分析，由此提升工作質量和工作效率。在日常經營管理中，事業單位檔案管理工作發揮著關鍵性的作用，如果能夠科學合理推進檔案管理，必然能夠高效總結、收錄相關發展信息及內容，由此使得各類信息能夠得到合理歸置與分析，為后續工作開展夯實基礎。此外，科學高效的檔案管理，能夠使得人力資源管理水平得到提高，推進科學合理的事務處理，同時能夠充分展現內部激勵機制，整體優化單位服務能力。

1 事業單位檔案管理中出現的問題

檔案管理是事業單位發展中不可缺少的一部分。科學合理的檔案管理能夠整體提升事業單位管理水平，從而推進其長遠穩定發展。雖然近年來事業單位在不斷優化管理理念，創新管理方法，但是仍然無法避免的出現了如下管理問題：

1.1 管理人員業務技能欠缺

就當代事業單位檔案管理來說，雖然充分利用了信息技術的作用，有效節約成本、優化人力資源，并提升了管理效率。然而信息化發展背景下檔案管理的核心仍然是人才，唯有注重人才資源，發揮人力作用才能夠整體提升檔案管理水平。但是，就當下管理現狀來說，管理人員中存在多數非專業出身的人才，由此影響著檔案管理水平的優化提升。一方面表現為人員業務水平薄弱，專業能力、綜合素質均存在明顯不足，許多管理人員認為檔案管理工作僅僅是歸類與收集檔案材料，而并未注重檔案開發利用意識及能力的發展與提升。與此同時，多數管理人員都是從其他部分分配過來，不僅僅是非專業出身，而且未接受專業培訓，也無法實施科學的檔案管理措施，若僅僅依靠邊工作邊學習的心態，難以提升檔案管理工作[1]。另一方面則表現為管理人員信息素養低下。現代化社會高速發展，信息技術在各行各業投入了廣泛應用，事業單位也實現了檔案信息化管理。然而，與時俱進的發展并未有效提升人員信息處理能力以及人員信息素養，也引發普遍的資源浪費現象。

1.2 信息化管理程度低，管理方式未更新

就當前事業單位檔案管理來說，雖然在不斷引進全新的理念與技術，但總體而言，其信息化管理程度仍然偏低。其一，在推行信息化管理期間，為全面利用信息技術，使得整體利用率低下。同時，在檔案管理期間信息化僅僅被作為是一種方式，而沒有當作理念推行。主要體現在管理期間為全面利用信息技術，而僅僅作為電子化管理方式，同時為在單位內部構建完善的信息傳遞系統以及信息共享機制，由此制約了檔案的高效利用[2]。而且，管理人員存在信息化水平低下的表現，這與部門之間缺乏協作息息相關。其二，就當下管理現狀來說，管理方式過于陳舊。行之有效的管理方式能夠彌補設備的不足，而事業單位檔案管理工作仍然采用常規方式進行，如通過紙質檔案轉化為電子檔案的方式進行信息輸入，輸入完成后不會及時整合分類信息，由此不利于管理水平的提升。

2 事業單位檔案管理問題的解決措施

社會高速發展的背景下，檔案管理工作在各個領域都顯得尤為重要。要想整體提升檔案管理水平，事業單位必須正確認識其中存在的問題，從管理理念著手，優化管理措施，全面提升人員信息素養，優化信息化管理，從而提升檔案管理水平。

2.1 樹立正確檔案管理意識

就事業單位檔案管理工作來說，必須樹立正確思想意識，將檔案管理工作納入單位統籌規劃中去，明確檔案管理所涉工作范疇，密切各個部門之間的交流與合作，形成良好的檔案管理意識，促使管理人員高度重視檔案管理工作，激發其工作參與熱情與積極性。同時，充分利用單位資源，通過檔案管理展現出來，由此有效提升檔案管理效率與水準。

2.2 落實人員專業培訓，提升信息素養

即便在信息化高速發展的時代，人員仍然會各行各業發展不可缺少的核心元素。行之有效的檔案管理離不開專業人才。首先，單位需優化管理人員專業能力，從單位發展現狀入手，為檔案管理工作選擇合適的人才。管理人員必須經過層層選拔，留用人才皆需是責任心強、作風正派、政治優良的人員。在實際工作推進中，如若確實需要臨時調用其他部門的工作人員，必須加強人員專業培訓，使其對檔案管理方法及流程有充分認識與了解，并密切配合管理人員工作，由此才能夠保證檔案管理工作水平與效率。一直以來，檔案管理工作均未受到事業單位高度重視，可想而知，人員積極性、主動性亦是極為低下。所以，為激發其工作積極性、工作潛能，保證管理工作的高效展開，事業單位需對此構建激勵制度，鼓勵管理人員不斷更新專業知識，高效學習全新的管理理念與方法。其次，在檔案管理工作推進行還需注重人員信息素養的提升。信息化的發展與廣泛應用要求管理人員具備良好的信息化能力，掌握相關信息技術，以滿足工作所需。所以，事業單位需對此展開針對性的培訓，促使管理人員掌握幸福、新技術，同時需統籌各個部門的合作與交流，尤其是與信息技術部門，指導管理人員向他們取經學習，從而充分發揮信息技術的作用，提高檔案管理水平及管理效率[3]。

2.3 加強基礎設施建設，優化檔案管理模式

檔案管理工作推進中完善相關基礎設施有助于提升檔案管理水平。就當下來說，受到重視程度的影響，檔案管理條件相對較差，雖然投入了各種設備的應用，但是綜合利用率低下，如打印機、投影儀、掃描儀等出現大量閑置的情況。為優化管理質量，事業單位必須大力推進基礎設施建設，并優化檔案管理模式。

就基礎設施建設而言，必須充分利用經費，實現資源的最大化利用，并得到設施建設的強化。加強檔案管理倉庫的建設，依據事業單位實際發展需求，完善倉庫硬件設施，從防潮通風著手，綜合提升檔案管理水平。信息化檔案管理的當下，紙質檔案仍然發揮著至關重要的作用，所以，事業單位需綜合保障庫房安全。

此外，事業單位需不斷優化檔案管理模式。就常規管理來說，綜合效率偏低，管理模式陳舊。因此，必須加大力度改進，充分利用現代化管理理念推進檔案管理工作。另外，在信息化發展期間需完善檔案安全管理與備份管理，保證電子檔案安全。同時，在單位局域網建設中，需不斷健全部門共享安全機制，綜合提升檔案利用率。

3 結束語

檔案管理是事業單位發展不可缺少的一部分，也是發展的關鍵。因此，為促進檔案管理水平的提升，必須充分認識其中存在的問題，并依據事業單位發展現狀制定解決措施，才能夠保證檔案管理質量與水平的提升，才能促進事業單位的長遠穩定發展。

參考文獻

[1]夏巍.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].科技創新導報，2018，（05）：224+226.

[2]袁平陽.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].環球市場，2019，（04）：167.

[3]李洋洋.事業單位檔案管理中存在的問題與提升措施[J].信息記錄材料，2018，（09）：123-124.