貫徹《機關檔案管理規定》努力提升工作水平

摘 要：《機關檔案管理規定》（以下簡稱《規定》），是機關做好檔案工作的根本遵循。隨著現代科學技術、計算機信息技術的飛速發展，以往的檔案管理方式已經不能適應社會的發展需求。《規定》的頒布和施行對推進機關檔案的科學化、規范化管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，具有重要的現實意義。

關鍵詞：規定;機關;檔案;措施

2018年10月，國家檔案局發布了第13號令，公布《機關檔案管理規定》，自2019年1月1起施行。《機關檔案管理規定》（以下簡稱《規定》），是當前機關做好檔案工作的根本遵循。《規定》緊緊圍繞“變革，轉型，創新，發展”的主題，提出了新形勢下做好機關檔案工作的新思路和新要求。機關的檔案工作是國家檔案事業的重要組成部分，是檔案工作的基礎，是機關不可或缺的工作，也是維護單位和個人合法權益、真實反映機關發展歷史的重要工作。隨著現代科學技術、計算機信息技術的飛速發展，原來的檔案管理方式已經不能適應社會發展的需求。機關單位在開展檔案管理工作時，沒有充分認識到檔案工作的重要性以及檔案在單位各項事業發展中的作用。目前，機關對檔案管理工作已經引起了足夠的重視，但總體水平與一些發達國家還存在一些差距。因此，本文就當前機關單位貫徹執行《規定》的情況進行了分析，并結合自身工作經驗對如何做好機關檔案管理工作提出了幾點建議。

1 《規定》頒布施行的意義

《規定》的頒布實施，適應了新形勢下我國檔案工作建設和發展的客觀需要，對促進機關檔案科學化、規范化管理，進一步豐富國家的檔案資源，規范當前和今后一個時期機關的檔案管理工作，為機關事業發展提供有效服務，具有極其重要的意義。

隨著我國檔案管理事業的進一步發展，機關檔案工作遇到了許多新情況、新問題。《規定》以中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》為指導，以《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規為依據制定。對當前如何應對復雜的國際形勢帶來的安全挑戰，促進機關檔案的科學、規范管理，維護廣大人民群眾的合法權益，提供了方向性和指導性答案。

《規定》明確了機關檔案工作的地位和作用，指出：“機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業的重要組成部分。”檔案管理工作在機關單位的各項工作中變地越來越重要，在機關單位中具有十分顯著的意義，開展各項工作都離不開檔案信息。同時，機關的檔案工作是國家檔案事業必不可少的基礎工作。

《規定》的頒布實施，有效解決了機關檔案管理工作無章可循的情況。《規定》頒布前，機關開展檔案工作的主要依據是《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局頒布的第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》以及各地檔案管理部門制定的一系列規范性文件，內容上相對分散，沒有形成統一的標準，缺乏操作性強的制度和辦法，影響到相應法律、法規及規范標準的執行。《規定》的頒布施行，及時有效彌補了這一法規體系的空白，為機關檔案管理確定了工作方向，提供了工作遵循。

2 搶抓機遇，乘勢而上，努力提升機關檔案管理水平

《規定》的頒布施行，對機關檔案管理工作提出了新的要求，同時為機關檔案管理提供了可遵循的依據。機關單位應抓住機遇，按照《規定》采取行之有效的措施，努力提升機關檔案管理水平。具體而言，應從以下幾個方面著手，以提高機關的檔案管理水平。

1）認識檔案管理的重要性，提高對檔案工作的重視力度。《規定》的頒布充分體現了檔案管理在機關各項工作中的重要性。因此，各機關應當認真貫徹落實《規定》，深刻認識檔案管理與單位各項事業發展的關系，更新理念，進一步增強檔案意識，充分認識到檔案工作的重要性，真正重視單位檔案的現代化管理，加大檔案管理的研究力度。檔案管理人員應加強與其它部門之間的聯系，有關人員應積極協助、配合檔案管理人員做好文檔的移交工作，及時向檔案室移交需要歸檔的文件、資料及實物檔案，防止造成檔案丟失及損壞。

2）以《規定》為工作遵循，進一步完善檔案管理制度體系。要做好檔案管理工作，科學化、制度化、規范化是前提保障。因此，在檔案管理過程中要嚴格執行《規定》，聯系本單位的實際情況，進一步修改完善機關檔案管理制度，制定符合實際、操作性及實用性強的制度和規章。同時，應聽取檔案管理人員提出的建議，準確劃分檔案的保管期限及范圍，做到有章可循，規范操作。

3）加大資金投入，促進檔案信息化建設。檔案信息化是檔案工作提升服務能力、實現創新發展的關鍵環節，能有效促進單位檔案管理現代化。機關領導應提高對檔案信息化工作的認識，將檔案信息化工作納入年度目標責任考核，爭取財政部門的支持，加大資金投入，促進檔案信息化建設。應按照檔案信息化建設的規定和要求，結合單位的實際情況，設置符合標準的檔案室，并購買符合國家檔案管理標準的管理軟件，配備掃描儀、計算機、照相機、打印機等設備，建立完整的機讀目錄，實現全文掃描數據化，進一步提高機關檔案管理工作的效率和檔案的利用率。

4）加強教育培訓，進一步提高檔案管理人員的業務水平。檔案管理人員政治素質、業務水平直接關系到機關檔案管理工作持續、穩定、健康發展。應選派政治素質高、工作認真負責、敢于堅持原則的人員，并且要能夠熟練運用計算機管理軟件。檔案管理部門應經常開展業務指導，提高檔案管理人員能力和素質，只有掌握了相關的專業知識，具備較高的職業道德和綜合素質，才能切實做好檔案管理工作。同時，各級檔案管理部門應經常開展檔案管理業務知識培訓，聘請專家講課，答疑釋惑，組織檔案管理人員現場參觀考察，做到理論與實踐相結合，學習借鑒先進經驗，探索創新管理模式，進一步拓寬檔案管理人員的視野，做到工作上精益求精，一絲不茍，提高工作效率和檔案管理質量。

5）樹立安全意識，加強對檔案信息的保護。檔案信息的安全保護是機關檔案事業穩步發展的基礎和條件，是維護檔案安全的重要保障。應增強檔案安全防護意識，重視檔案庫房建設，完善設施設備，安裝防盜、消防報警系統，定期進行檢查，確保機關檔案室的安全，杜絕隱患。同時，檔案管理人員要加強紙質、電子檔案的保密、保護工作，加強對涉密檔案信息的管理，杜絕機關檔案信息的失、泄密

現象。

檔案管理在機關的各項工作中占有非常重要的地位，隨著時代進步，科學技術的發展，檔案管理的方式也在不斷發展和變化。面對這種情況，必須認真貫徹落實《規定》，堅持與時俱進，搶抓機遇，乘勢而上，充分認識機關檔案管理工作的重要性，結合單位實際情況，完善檔案管理體系和制度，進一步實現檔案管理的科學化、規范化水平，為機關各項事業的發展提供有力的保障。

參考文獻

[1]國家檔案局第13號令《機關檔案管理規定》〔DB/OL〕.http：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201810/8515c1f79e904e08aef8bf63dcc9b1f7.shtml.2018.10.23

[2]王英瑋.對《機關檔案管理規定》的意義和主要內容的思考（上）[J].北京檔案，2018（11）：16-22.

[3]周耀林，李潔.解讀《機關檔案管理規定》[J].檔案管理，2020（01）：73-74.

作者簡介

歐全勝（1968-），男，湖南寧遠人，中共天水市委黨校檔案管理館員，研究方向：檔案管理。