加強檔案工作規范化管理的有效策略

周佟

摘 要：現階段，時代發展速度日益加快，在此形勢下，對檔案工作提出了更高的要求，把檔案規范化管理做好便是一項重要要求。但是，在開展檔案管理過程中，因為缺乏完善的管理制度、管理者素質能力不高等問題，導致檔案管理雜亂無序，很難使檔案管理的規范性得到保證，檔案丟失、失真等現象十分常見，不能使實際檔案管理工作的需要得到滿足。所以，運用有效管理手段，促進檔案規范化管理水平有效提高的意義極為重大。對此，本文主要對加強檔案工作規范化管理的有效策略進行了探討，以供參考。

關鍵詞：檔案工作;規范化管理;必要性

在諸多行業中檔案管理工作占據著極為重要的位置。傳統的檔案管理工作方式已經不能和當前的管理工作相適應，因此科學規范的檔案管理工作方式必須和時代發展保持同步，以那些優秀的檔案管理部門的工作方式為參考，彌補不足，在積極創新中和檔案管理工作的新形勢相適應，促進檔案管理效果提高，唯有如此，才可以有效促進企業或公司的管理水平提高。將檔案管理工作做好，除了有利于企業或單位管理水平提高之外，同時檔案管理工作的自身價值也能順利實現，優秀的檔案管理方式可以有效指導檔案管理部門更好地開展工作，采用科學合理的檔案管理工作方式也讓諸多檔案管理工作的責任感得到了增強，促進了我國經濟良好發展。

1 加強檔案工作規范化管理的必要性

企業或單位在運行中通常會形成諸多信息資源，這些資源可以帶給企業或單位良好的經濟效益、社會效益，這就需要對和其相協調的檔案管理資源進行開發，為之后的工作提供有效指導和參考。從本質上而言，在企業或單位中檔案信息占據著極為重要的位置，所以需要對其引起高度重視，加強檔案資源在單位或企業中的特殊性運用，有效均衡利益，尤其是檔案資源的信息化管理。現階段，我們已處于信息知識時代，在此形勢下，運用信息資源對工作效率的顯著提高極為有利，同時也使工作方法得到了創新，而正處于運行階段的單位或企業，更需要和時代發展保持同步，積極調整和優化，促進基礎運行保障增強。運用信息化技術開展檔案管理工作，才可以使單位或企業的實際需求得到滿足，還能將工作效率提高，精確化把控管理重點，充分挖掘檔案管理的創新信息，同時提高其效能[1]。

2 加強檔案工作規范化管理的有效策略

2.1 加大重視程度

在任何一個企業或單位中，檔案管理工作均發揮著極為重要的作用。檔案對企業或單位的發展歷史和發展問題予以了記錄，參考檔案中的工作經驗，可以促進現階段工作效率提升;從檔案中獲得知識，可以整合新舊知識。企業或單位領導，必須對檔案管理工作的重要性有更加充分的認識，同時積極宣傳，加深基層員工對檔案管理工作必要性的認識[2]。企業或單位管理人員應加大對檔案管理工作的資金投入力度，進一步強化檔案管理部門的基礎設施建設，同時對檔案管理工作人員的生活狀況予以改善，注重檔案管理工作人員的自我發展。為了將檔案管理工作質量顯著提高，管理者應在固定的時間開展檔案教育，同時優化配置檔案管理部門的相關人員，建立完善的管理體系，考核檔案管理部門工作人員的工作績效。

2.2 建立健全檔案管理制度

首先，企業或單位需要和自身發展實際情況相結合，建立健全檔案管理制度，從而將一套規范的檔案管理流程形成，科學整理、收集、利用和存儲的檔案，有效約束檔案管理工作人員的日常工作行為，從而使人為因素帶給檔案管理工作的不良影響減少。其次，企業或單位要做到與時俱進，不斷更新和完善檔案管理制度，保證檔案管理制度的內容和形式的先進性，從而促進檔案管理規范化程度提高。再次，企業或單位要建立健全監督制度，監督檔案管理人員日常工作中的不規范行為，有效提高檔案管理工作水平。最后，企業或單位應和時代發展保持同步，加大先進檔案管理方式的引進力度，保證檔案管理工作可以和社會發展的需求相適應，為企業的良好發展奠定堅實的基礎。

2.3 制定規范化檔案管理流程

要想確保檔案管理工作更加規范，就要對檔案管理流程予以嚴格規范，充分了解檔案管理具體細節，與單位或企業實際需求、聘用制度、用人制度等情況相結合進行全方面考慮，對檔案資料的整理、收集、歸檔等環節的工作手續進行精心設計，構建全方位的企業或單位檔案利用和保管明細。新時期，要想實現檔案規范化管理，首先必須建立健全的檔案管理流程，只有立足于健全的檔案管理流程，才可以根據相關細節對員工的行為作出嚴格要求，讓其積極主動遵守檔案管理和利用細則，在利用檔案資料過程中嚴格遵循相關規定對檔案資料進行調閱、查找和歸還，進而使檔案信息安全得到保證，防止丟失、損毀檔案資料的現象發生。除此之外，企業或單位檔案管理工作者要不斷促進自身職業素養提高，主動和單位提出的檔案規模化制度轉變相配合，積極投入到單位檔案規模化建設之中，為單位檔案工作規范化模式建設奠定堅實的基礎，促進檔案管理者和單位一同進步。

2.4 進一步強化檔案管理信息化工作

現階段，網絡技術發展速度不斷加快，在各行各業中信息化技術的應用極為廣泛[3]。檔案管理工作同樣如此，在檔案管理中采用信息化管理手段，可以促進檔案管理水平和管理效率顯著提升。所以，在檔案管理中要積極運用檔案管理軟件，把和本單位相適應的管理方式找到，以確保檔案管理更加高效。采用信息化手段管理檔案，既要加大信息化管理的基礎設施建設力度，落實數字化管理體系，構建館藏檔案數據庫，立足于信息化、網絡化的檔案管理體系，采用現代化、科學化的手段管理檔案，同時，為了讓檔案管理之間可以更加便捷地展開信息交流，應共享信息資源，促進新時期檔案管理信息化進程加快。

2.5 重視培養和提高檔案管理人員的專業水平

為了順利實現新時期檔案工作規范化管理，檔案管理者必須增強自身專業素質，將自身應承擔的管理職責承擔起來，如此就對相關人員的專業水平和能力素質提出了較高的要求，如此才可以順利完成任務[4]。要促進相關人員專業水平和素養提高，可以從下述幾點著手：首先，對傳統檔案管理相關工作產生性的看法，嚴格考察和把關人員聘用資質，以確保所招聘人員的素質可以和現階段檔案管理工作的需要相符;相關素質主要包括是否充分認識檔案管理工作的重要性、對當前先進的檔案管理模式是否了解和有充分把握、相關工作經驗是否豐富、有沒有接受過相關培訓等。其次，對相關從業人員培訓教育工作引起重視，在科學技術的不斷發展下，顯著改變了檔案管理工作的方法與模式，只有對從業人員的教育培訓引起高度重視，才能第一時間把先進的檔案管理方法與技術了解和掌握到，始終和時代發展保持同步，促進檔案管理工作水平提高，實現檔案工作的規范化管理。

3 結語

總而言之，在社會發展中檔案的管理工作發揮著極為重要的作用，其可以有效提高管理部門的自身水平，更加規范管理和利用檔案，同時，還可以不斷提高檔案工作人員的自身價值，從而為社會發展奠定堅實的基礎。這就需要在檔案管理中，把握好機遇，防止不良因素帶來的不利影響，同時還需要將我國社會制度的管理作用充分發揮出來，確保檔案管理工作更加法制化、科學化和規范化，創新檔案管理工作，為社會提供更加優質的服務。

參考文獻

[1]孫楊.推進事業單位檔案規范化管理探討[J].辦公室業務，2019（10）：118.

[2]趙穎璐.檔案規范化管理模式的探究[J].中外企業家，2018（27）：94.

[3]張桂英.如何推行檔案管理工作規范化、標準化[J].辦公室業務，2018（04）：143.

[4]周秀成.檔案工作規范化管理及其社會科學發展[J].城建檔案，2016（12）：98-99.