國有企業如何加強檔案管理

耿加杰

摘 要：在可持續發展及經濟下行壓力增大的新形勢下，國有企業需要不斷的深化改革，優化資源配置，同時應該管理好企業檔案，為企業發展打下堅實的基礎。企業檔案詳細的記載了企業的歷史沿革，人力資源，專有專利技術，管理制度，項目流程等信息，科學利用好企業檔案，可以有效的提升企業的管理水平，提高員工的素質，增強企業的核心競爭力。

關鍵詞：企業檔案;人力資源;核心競爭力

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歸檔保存的歷史記錄，其本質特性是第一手記錄，原始憑證。

在可持續發展及經濟下行壓力增大的新形勢下，國有企業需要不斷的深化改革，優化資源配置，同時應該管理好企業檔案，為企業發展打下堅實的基礎，企業檔案詳細的記載了企業的歷史沿革，人力資源，專有、專利技術，管理制度，項目流程等信息，科學利用好企業檔案，可以有效的提升企業的管理水平，提高員工的素質，增強企業的核心競爭力。

1 目前企業檔案管理存在的問題

1）對企業檔案管理重視程度不夠，在企業檔案管理過程中，普遍存在檔案管理責任不清，因不負責任、不遵守檔案制度，導致檔案損毀、丟失的情況時有發生，舉例說明：有人事管理權的國有企業，員工檔案有的放在原單位，有的放在當地的人才服務中心，即使員工檔案存放在人事部門的，也存在著信息不全，資料缺失的現象，使員工在評審，晉升等方面受到影響。

2）企業檔案管理分散，企業檔案管理，是復雜和專業性很強的工作，由于管理缺失，企業檔案的存放普遍分散在財務、技術、企管、研發部門等部門，導致各自為政，存放不準不一，很難保證檔案的準確性和完整性，使得查找檔案費時費力，無法保證檔案的安全和完整。

3）信息化程度不高，在當前的信息化時代，國有企業的檔案仍處于原始的紙質材料管理水平，查找檔案資料，考人工檢索，隨著時間的推移，紙質材料漸漸酥脆，使檔案保存面臨著巨大的風險和保存成本。

4）企業檔案管理人員專業性不夠，意識不強，有的檔案管理人員把秘密和非秘密文件混合組卷，混合保管，很容易造成秘密泄露的隱患;有的人事檔案管理人員思想懈怠，警惕性不高，造成個人信息泄露，給個人和社會造成不安全隱患.

5）檔案室硬件環境設施不齊全，個別單位根本沒有專門的檔案室，容易引起檔案材料發生霉變、蟲蛀，影響檔案的質量和完整。

2 加強企業檔案的重要性

中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發【2014】15號），這是1994年以來中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的第一個關于檔案工作的文件，是新中國歷史上黨中央、國務院全面系統指導檔案工作的又一個綱領性重要文獻，體現了黨中央、國務院對檔案工作的高度重視和巨大支持。

深刻認識企業檔案及檔案工作的重要價值，提高全社會全員檔案意識、是檔案工作和檔案工作者長期要堅持最重要的神圣和艱巨的任務，也是做好檔案工作的基本的、根本的保障。突出強調檔案工作是“不可缺少的”“基礎性”地位，不是一項可有可無的補充性、裝飾性工作，沒有基礎地動山搖，基礎決定成敗，關乎持久的健康的發展。

3 如何加強企業檔案管理工作

1）依法依規，目前，企業檔案方面的法律法規的主要構成有檔案法律，地方性檔案法規，檔案行政法規，檔案行政規章，檔案規范性文件.以濟南市為例有《中華人民共和國檔案法》，《山東省檔案條例》，《濟南市檔案管理若干規定》，《企業檔案工作規范》，《項目檔案管理規范》，《會計檔案管理辦法》，《科學技術檔案案卷構成一般要求》，《山東省重大活動檔案管理辦法》，《歸檔文件整理規則》，《照片檔案整理規范》，《干部人事檔案收集歸檔規定》，《企業職工檔案管理工作規定》，《山東省檔案工作科學化管理規范》。企業應當依照法規要求，保證檔案工作科學發展，用法律的權威性、強制性、約束和引導單位、個人檔案行為，保障檔案工作規范發展，學法，懂法，用法。

2）落實責任，建立完善檔案管理“四級”責任人制度，單位領導應貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全檔案工作規章制度，將檔案工作納入單位發展規劃和工作計劃，為檔案工作持續發展提供保障，解決人財物及重要問題。將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核。單位應采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準確、系統和安全。對在檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵;對違反有關規定造成檔案損失的相關人員給予處分。

3）加強信息化管理，建立企業檔案網站，把經常用到的會計憑證、報表、工商登記信息、各種資質證據錄入系統，通過信息系統和網絡及時準確地獲得多種檔案信息，利用企業檔案中相關數據設計出有利于管理和決策的數據模型，以充分利用檔案資料。實現檔案信息的網上檢索，對歷史久遠的檔案及時進行電子修復，為用戶提供更好的服務。

4）配備素質較高的檔案管理人員。隨著檔案信息化的發展，對檔案管理人員專業水平提出更高要求，所以要樹立風險意識、保密意識，熟悉檔案管理的業務流程和基本要求，提高工作效率，采用科學的管理模式和技術手段，使檔案工作更實用、更安全。

5）完成對紙質檔案的數字化處理。為適應檔案管理要求，將現有的紙質檔案通過掃描實現重要檔案的數字化，建立高效的信息檢索系統。做好電子檔案的數據備份工作，實行雙備份制，建立數據備份和恢復系統，確保關鍵信息可以在計算機和網絡發生災難性故障后得以恢復和重建。

4 總結

隨著企業的發展，檔案管理越來越重要，保存紙質檔案愈來愈困難，運用現代的電子技術，使檔案實現數字化，不僅可以充分利用檔案的信息，更可以實現檔案的永久保存，重視和加強檔案管理，保持檔案的原貌，維護檔案的真實性和完整性，不僅對企業的工作和經營有意義，對整個社會發展也具有長遠和現實意義。

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