檔案現代化管理的思路和對策

江林

摘 要：隨著我國經濟水平的不斷提升，以及社會經濟發展形勢的不斷好轉，在當前的社會中，檔案管理工作逐漸開始受到各行業從業人員的關注，并且各行業的管理者紛紛開始意識到這一工作的重要性，委派專業的人員開展相對應的工作。相較于傳統的檔案管理工作來說，現代化的工作形式能夠更好地提升檔案管理的效率，并且能夠有效強化檔案信息的真實性以及準確性，對其形成安全保障。基于此，對如何在檔案管理現代化的環境中開展檔案管理工作進行分析，對檔案管理的作用以及理念進行簡單概述，并對具體應用進行深入研究。

關鍵詞：問題;現代化;檔案;管理

1 檔案現代化管理的必要性

1.1 適應信息時代的必然要求

檔案管理實現創新與發展才能夠適應信息時代新時期的社會需求。信息技術更新升級不斷加快，社會信息化不斷增強，從而單位檔案管理的創新與發展十分關鍵。社會信息化帶來了信息收集處理的需求[1]。人們對于時效性強、具有較高價值的檔案信息的需求更高。面臨這種新的信息化需求，單位只有做好檔案管理的創新與發展，才能夠滿足信息化發展帶來的實際需求。

1.2 提升檔案資源利用率的內在要求

現如今，檔案管理工作在社會中的不斷發展中已經成為一種重要的戰略資源，它作為各行各業不斷成長的載體，對于信息的合理使用和開發具有重要作用。檔案管理的創新與發展能有助于提升檔案資源利用率。隨著社會主義市場經濟的不斷發展以及計算機技術的快速發展，檔案管理的現代化、計算機化已經成為檔案管理的發展和計算機科技發展的必然趨勢[2]。因此，為適應當前互聯網時代的需求，充分開發檔案管理的信息資源，提高檔案管理工作的效率，檔案管理的現代化建設已成必然。

2 檔案現代化管理工作中存在的問題

2.1 未將檔案現代化管理納入工作規劃

多數單位未將檔案現代化管理工作納入單位發展規劃和領導年度工作目標責任制，沒有檔案現代化管理工作規劃和目標。沒有建立健全檔案工作制度和管理規范，沒能建立起符合現代信息社會需要的檔案管理模式[3]。

2.2 檔案現代化管理設施參差不齊

單位檔案現代化基礎設施配置不盡合理，在硬件設施方面主要有計算機、打印機、掃描儀、復印機、存儲器等及其他必備的組件。多數單位檔案基礎設施參差不齊，有的軟硬件都購置了，有的僅有硬件或者軟件。有的在配置硬件時，不管是否實際需要盲目購置，造成

浪費。

2.3 檔案管理軟件應用混亂

多數單位未配置檔案管理軟件，包括檔案信息處理系統，檔案信息數據庫以及相關軟件和程序等。一些單位使用的是上級主管部門設計的辦公軟件管理檔案;極少數單位使用的是專門檔案管理軟件。由于辦公自動化系統和檔案管理系統數據不兼容，數據難以轉換，無法進行在線歸檔。

2.4 檔案人員的專業技能較低

多數單位的檔案人員年齡偏大，身兼多職，沒有時間學習和鉆研檔案業務，對現代化設備操作能力較差。單位因為人員編制等因素的限制，很難選擇專業人才從事這項工作，尤其缺乏年輕的綜合性人才，限制了檔案現代化管理工作的良性發展。

2.5 檔案信息查詢利用方式落后

多數單位檔案現代化管理方式落后，各科室之間沒有網絡連接，沒有實現檔案網絡查詢，利用者只能到檔案室查閱檔案，致使檢索速度慢，查準率、查全率低。雖然一些單位檔案室配置了現代化管理設備，但有的沒有配備檔案管理軟件，有檔案管理軟件的單位，只是錄入了文件目錄，沒有錄入檔案全文數據，利用計算機技術以及網絡技術很難查到需要的檔案信息。

3 做好單位檔案現代化管理工作的思路

3.1 加強對檔案管理現代化工作的組織領導

第一，納入單位發展規劃和計劃。單位檔案現代化管理工作成效如何，關鍵在于單位領導的重視和支持，尤其是領導思想認識的提高。單位領導應重視和支持這項工作，將其納入單位發展規劃，在財力、人力和組織協調上給予充分的重視，把檔案管理現代化作為單位發展的一項重要內容，早安排、訂措施、抓落實。第二，列入相關部門及人員崗位責任制。把檔案現代化管理作為的一項重要工作，納入單位有關部門和人員崗位責任制，納入績效考核內容，逐步構建起檔案現代化管理體系。充分調動有關工作人員積極性，努力把檔案現代化建設作為服務單位中心工作的一個重要內容，提高工作水平、效率和服務質量。第三，加大檔案現代化建設投入。單位應加強對檔案現代化管理工作的資金支持，科學有效地購買和配置檔案現代化管理所需要的硬件設施設備和軟件，保障檔案現代化管理工作的順利開展。

3.2 建立檔案現代化管理體系

單位檔案現代化管理工作，是一項實現檔案管理工作規范化、制度化、科學化、現代化的高標準系統工程，因此，必須建立一整套的檔案現代化管理體系。第一，推進檔案管理內容的標準化。在推進檔案現代化管理進程中，以往以傳統載體管理為主線進行的業務活動難于滿足管理需求，檔案管理工作必須隨之變化和調整，由此形成了一些新型的檔案業務活動，如各類檔案數字化業務、信息安全管理業務、電子文件的長久保存管理、信息系統開發等業務活動，都體現出強烈的現代化特點。這些業務都應符合有關標準的規定。第二，實現檔案業務工作流程現代化。隨著檔案信息化的逐步推進和發展，以手工操作為主的傳統檔案管理方式已經難以適應新的信息環境。在文件歸檔、目錄編制、統計、編研、檔案信息開發利用等諸多管理環節都需要隨之而變，如利用計算機進行全文的存貯與檢索、自動標引、借閱、庫房管理等，實現用計算機儲存整個單位的各種檔案。在檔案管理的各個環節、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔存入計算機，都應做到條理清晰、目的明確，避免漏失檔案的記載內容，系統而正確無誤地記錄、存檔，保證檔案齊全完整、保存有序。

3.3 實現檔案信息資源應用的網絡化

充分利用先進的數字化技術手段實現資源的有效積累，有計劃、分步驟地開展各類載體檔案的數字化工作，建設起可共享的檔案目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫。逐步推進檔案信息資源共享平臺建設，把檔案的目錄及全文上傳到這個平臺上，真正實現檔案信息網絡化共享;廣大利用者能夠及時查找閱讀檔案信息資源，實現傳統檔案管理的各個業務環節實現無縫銜接。

3.4 開展多種形式的檔案業務培訓

通過各種形式的檔案業務培訓活動，如座談會、沙龍、現場演練等;也可以聘請檔案現代化方面的專家進行專題講座，進行檔案現代化背景下的電子文件管理系統以及其他自動化辦公系統培訓;還可通過開展知識競賽、技能競賽等活動，營造良好的檔案文化氛圍。

4 結束語

在當前的社會中，針對現代化的檔案管理工作來說，結合科學的檔案管理理念開展工作能夠有效提升工作的效率以及價值，同時也能夠有效地緩解檔案管理人員的工作難度。此外，就當前的社會發展形勢而言，將現代化的管理手段融合進檔案管理工作中，也是當代檔案工作發展的必然趨勢，同時也是其提升自身工作效果的關鍵性對策之一。因此，作為一名新時代中的工作者，其必須要掌握現代化的檔案管理思維以及技術，以此有效提升整體的工作效率。

參考文獻

[1]許麗.單位檔案現代化管理工作的思路[J].蘭臺內外，2020（12）：54-55.

[2]何曉敏.檔案管理及其在現代化管理中的應用思考[J].湖北農機化，2019（17）：38-39.

[3]王哲.信息化條件下的現代化檔案管理策略[J].蘭臺世界，2019（S1）：67.