文書檔案精細化管理的現實意義和有效對策

摘 要：當下，檔案學研究不斷深入，檔案管理領域出現了許多新型的管理模式。為了更好地發揮文書檔案價值，構建以文書檔案創新化、文書檔案信息化為核心的檔案管理體系，必須要從精細化的角度開展文書檔案管理工作，真正打造一個全新的信息資源集散中心和管理中心。鑒于過去部分單位文書檔案管理實效低、資源開發不足等問題，本文重點就文書檔案精細化管理展開闡述，只在進一步打造精細化、標準化、信息化的工作體系，滿足相關單位利用文書檔案的需求。

關鍵詞：文書檔案;有效對策;現實意義;精細化管理

1 文書檔案精細化管理概述

所謂文書檔案精細化管理，主要是指在有限的人力資源條件下縮減文書檔案管理流程，規范文書檔案管理內容，并利用現代化信息技術對文書檔案進行管理的一種模式。文書檔案精細化管理具有以下特點：第一，強調管理內容精細化。即文書檔案管理人員各司其職，遵守文書檔案管理相關的規章制度。第二，強調信息化技術的應用，實現精細化管理目標[1]。信息化社會，單位要實現檔案精細化管理的目標，必須要借助相應的信息技術，提升效率。

2 文書檔案精細化管理的現實意義

1）有利于進一步發揮文書檔案價值。做好文書檔案精細化管理工作，有利于進一步發揮文書檔案價值。文書檔案具有重要的憑證價值、社會價值、文化價值和經濟價值。只有從精細化的角度對文書檔案進行管理，才能更好地保障文書檔案的完整性、真實性和準確性，為后期各項工作提供參考與借鑒[2]。同時，部分文書檔案具有法律效率，能夠為單位處理糾紛和處理問題提供憑證，進而充分保障單位的合法權益。

2）有利于文書檔案檢索與利用。文書檔案作為單位各項工作重要的記錄資料，涵蓋了許多單位活動的開展，能夠真實反映單位各項工作的內容。做好文書檔案精細化管理工作，優化文書檔案管理各個環節，進一步充分利用信息技術，可以更好地發揮文書檔案的價值，讓文書檔案為單位其它工作服務。尤其是在文書檔案檢索與利用領域。只有做好文書檔案精細化管理，才能提升檢索效率與質量，便于相關主體查詢利用。

3 文書檔案管理中常見的問題

1）管理制度不健全。管理制度是文書檔案精細化管理的基礎。如果制度不健全，那么文書檔案管理的職責劃分、管理內容、績效考核、責任落實等都無法落實，更談不上文書檔案精細化管理[3]。一是文書檔案管理制度與當下國家頒布出臺的規范性文件脫軌，也沒有結合單位業務工作的具體實際，導致具體實施過程中發生問題。二是歸檔制度不完善，前端質量控制工作不到位。一方面，沒有細化對文書檔案內容資料的規定，許多文書檔案的立卷建檔質量不高，難以確保信息資料的完整和全面。另一方面，文書檔案歸檔時限不明確，單位部分人員對于文書檔案歸檔缺乏應有的重視，導致文書資料長時間堆積，甚至發生損毀、丟失等問題，不利于后期的歸檔整合。

2）信息技術的應用度不高。當下，部分單位應用信息技術的意識和能力仍然有待提升，尚未充分借助大數據技術、云儲存技術以及其它信息技術對文書檔案進行管理。一方面，單位軟硬件設施不完善。如掃描儀、微縮相機、計算機、刻錄機等設施老化，沒有及時更新，難以對紙質類文書資源進行數字化處理。同時，檔案管理系統功能單一，無法滿足文書檔案精細化管理需求，難以對文書檔案資源進行開發與利用。另一方面，信息技術在文書檔案共享、傳輸、挖掘、開發、利用領域的應用度不高，難以提升精細化管理水平。

3）文書檔案管理隊伍建設滯后。一方面，部分單位忽視從職業技能、道德觀念、精細化意識等角度對文書檔案管理人員進行培訓，加之文書檔案管理工作本身機械化、固定化，進而導致管理人員出現職業疲倦，難以適應文書檔案精細化管理轉型的要求。另一方面，部分單位忽視從信息技術應用角度對文書檔案管理人員予以培訓，文書檔案管理人員知識結構老化，難以充分將信息技術融入到具體工作中。

4 文書檔案精細化管理的有效對策

1）健全管理制度，夯實精細化管理基礎。一是要結合國家檔案局出臺的相關規范性文件，結合本單位具體工作實際，進一步完善文書檔案管理工作中的職責劃分、管理內容、績效考核、責任落實等各項內容，實現分塊管理、責任管理，為文書檔案精細化管理奠定基礎。二是要立足于《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》中相關規定，并結合本單位文書檔案種類、內容等具體情況，出臺相應的歸檔制度，明確歸檔范圍、資料的具體標準，細化歸檔時限，進一步體現“嚴、細、準、精”的工作理念。一方面，要明確單位文書檔案怎么管，嚴格要求相關業務部門按照既定標準填寫并移交文書檔案資料，確保文書檔案歸檔過程中無遺漏、無差錯，避免后期重新加工等問題的發生。另一方面，要明確單位文書檔案的歸檔時限，打造檔案管理部門與其它業務部門相互協作的工作模式，確保相關文書資料第一時間送交文書檔案管理部門，真正實現“高標準、精細化、嚴要求”的目標。

2）信息技術賦能文書檔案精細化管理，提升精細化管理質量。信息化社會，單位日常工作以及內外交流過程中產生的文書檔案資源不斷增加，如果仍然沿用傳統全手工、全線下管理的方式，不僅無法最大化地利用人力資源，而且難以朝著精細化管理的目標轉型。為此，單位要結合信息技術的特點，充分將其融入文書檔案管理各個環節。一方面，要按照精細化建設的需求，完善基礎設施，為文書檔案精細化管理提供軟件、硬件保障。單位要更新并引進掃描儀、微縮相機、計算機、刻錄機等設施，為檔案管理人員處理紙質類檔案提供設備支持。另一方面，要完善文書檔案管理系統功能，通過大數據技術對文書檔案進行挖掘，建立相應的數據分析模型，打造文書檔案數據庫。單位也可以探索通過云儲存技術對文書檔案進行備份保存和共享，不斷提升精細化管理質量。

3）加強隊伍建設，全面提升隊伍綜合素質。單位要堅持精益求精的基本原則，牢固樹立精細化檔案管理理念，從人才培育入手，有針對性的開展文書檔案管理人員培訓工作，為工作開展提供條件。一方面，從職業技能、道德觀念、精細化意識等角度對文書檔案管理人員進行培訓，進一步增強文書檔案管理人員職業榮譽感、價值感，提升文書檔案管理人員的知識和技能，確保文書檔案管理人員能夠適應新時期的文書檔案管理工作。另一方面，注重從信息技術應用角度對文書檔案管理人員予以培訓，充分利用案例教育、實踐模擬、理論講座等方法開展不同專題的教育，優化文書檔案管理人員知識結構，切實提升其服務質量和服務意識。

5 結束語

當下，單位日常工作以及內外交流過程中產生了許多文書檔案資源，傳統的檔案管理模式很難適應形勢發展，無法減輕檔案管理人員的工作壓力。基于此，學界有學者提出了文書檔案精細化管理的概念。文章重點就文書檔案精細化管理進行分析，通過本案研究可以發現，要做好文書檔案精細化管理工作，一是要健全管理制度，夯實精細化管理基礎;二是要信息技術賦能文書檔案精細化管理，提升精細化管理質量;三是要加強隊伍建設，全面提升隊伍綜合素質。

參考文獻

[1]鄭紅.文書檔案管理工作的創新策略[J].蘭臺內外，2020（11）：31-32.

[2]劉蓓.試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新[J].蘭臺內外，2020（10）：31-32.

[3]任黎.在OA系統上實現文書檔案管理的探索[J].機電兵船檔案，2020（02）：68-70.

作者簡介

鄭曉娟（1979-），女，內蒙古自治區赤峰市紅山區人，本科，畢業于內蒙古黨校，中級會計師，研究方向：財務、管理、經濟、法律和會計等方面的理論基礎和實務操作能力。