事業單位檔案管理規范化措施探討

楊玚

摘 要：在事業單位檔案管理中要以實現規范化、標準化管理為目標，實現可持續發展。當前大部分事業單位在這一方面還需要不斷完善和充實。為此，本文將對事業單位檔案管理工作存在的問題進行分析和探討，分析和研究了實現規范化管理所需的措施。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題;規范化措施

檔案規范化管理有助于提高事業單位檔案歸類的合理科學性，能夠促進事業單位工作效率的提升。因此，在實際的事業單位檔案管理中，要遵循事業單位檔案管理的要求及規定，加強規范化建設，促進事業單位檔案管理的科學有效，服務于事業單位相關部門的工作。

一、事業單位檔案管理工作的重要性

檔案是對歷史情況最為客觀的記錄，也是確鑿的原始材料與歷史證據。對事業單位而言，檔案管理工作在事業管理工作中發揮著十分重要的作用。事業單位的檔案材料不僅是事業單位建設、發展的第一手資料，更是評價事業單位職工職業發展的重要參考依據。通過對事業單位信息材料的匯總，促進事業單位健康、穩定發展;通過對事業單位檔案信息的應用，為事業單位的內部管理工作提供重要的參考依據;通過對事業單位職工個人檔案的查詢，更加準確地判斷職工的個人素質與個人能力，幫助事業單位的部門領導更加客觀地評價職工，挖掘優秀人才，并對事業單位的各類人員進行科學合理的調整。因此，做好事業單位的檔案管理工作對促進事業單位的良好發展，進一步提高事業單位的工作質量，提高事業單位職工的工作積極性有著至關重要的作用。

隨著我國事業單位檔案管理工作數量的不斷加大，工作難度的不斷提高，為了更好地適應經濟社會的現代化發展需求，應該持續推進事業單位檔案管理工作的規范化，只有如此，才能確保事業單位穩定、健康發展。

二、事業單位檔案管理所存在的問題

（一）缺乏健全的檔案管理制度

現階段我國事業單位內部并沒有制定嚴格的檔案管理條例，這就使得事業單位在進行檔案管理時，缺乏相應的理論指導，使檔案管理流于形式，不能得到徹底的貫徹與執行。除此之外，缺乏健全的檔案管理制度，也無法對檔案管理的具體職責進行劃分，事業單位內部管理人員常會因為責任劃分不清而發生糾紛。另外，我國事業單位在檔案管理制度不完善，也就無法建立健全的檔案資料編制體系，在進行事業單位檔案管理工作時，管理人員要按照制度對檔案資料進行編制，目前我國在檔案資料編制時，通常使用的紙張為A4，這種紙張其實并不適用檔案的歸檔與修剪，但是由于事業單位缺乏相關的檔案資料編制標準，給管理人員帶來了不便，影響檔案管理的工作效率。

（二）檔案管理模式與實際發展不相適應

當前事業單位檔案管理模式與實際發展不相適應，缺少相關的硬件設施。在日常檔案管理工作過程中依然采用傳統的人工統計管理方式，由于單位內部檔案資料多，這種粗放的管理模式會在一定程度上加重工作人員的工作壓力，影響檔案管理工作質量。采用人工統計的管理方式無法實現檔案工作的有效管理，大量紙質檔案資料的整理需要花費較多的時間和精力，枯燥冗長的工作內容可能導致員工在工作中出現失誤，無法保證檔案工作的效率和準確性。

（三）缺乏相關工作部門的重視

在進行事業單位檔案管理的過程中，部分相關部門不夠重視對檔案的歸納與整理。在借閱事業單位檔案時，不按照程序進行合規的借閱工作。同時相關事業單位檔案管理人員也缺乏對借閱人員的監督，對相關事業單位檔案借閱后的回收、檢查工作不夠重視。因而在借閱檔案及回收檔案的過程中，可能造成檔案的丟失、損傷等問題，這不僅影響了事業單位檔案的完整性，而且在一定程度上也不利于事業單位部門工作的正常有序開展。

（四）相關工作人員的素質有待提高

相關工作人員的意識匱乏是阻礙檔案管理工作有效開展的一大因素，部分工作人員過于注重經濟效益而忽略日常管理工作，普遍認為檔案管理工作無法幫助單位獲取更多的經濟效益，所以相關工作方面的人力、物力、資金支持多比較匱乏。在日常工作過程中往往忽略對檔案工作的重視，大多數工作人員認為只要保證檔案資料的完整性，沒有資料丟失和錯誤的情況就可以，這種觀念意識導致了檔案管理工作水平不高。

三、事業單位檔案管理規范化的有效措施

（一）健全事業單位檔案管理的制度體系

健全檔案管理制度體系是事業單位進行檔案管理的重要環節，可以使檔案管理變得有法可依，事業單位要結合自身實際情況和國家的法律法規，對檔案的管理制度進行完善，檔案管理制度需要具有合規性，所以要以國家準則為基礎進行完善。在完善事業單位檔案管理制度體系時，要對其具體職責進行劃分，將具體的職責落實到每一個部門和人員，避免工作人員和部門責任劃分不清而出現糾紛、業務拖沓的情況，進而對事業單位的檔案進行系統化的管理。以檔案資料的管理為例，在檔案資料的管理上，需要健全查閱流程與系統保管制度，而檔案資料管理的具體職責則包括歸檔要求、材料移交等，其中在進行材料移交這一環節時，要對檔案資料的清單進行檢查，以此來確保檔案資料的完整性，以免在事后出現問題而發生責任糾紛。

（二）升級檔案管理方式

事業單位在實施檔案管理工作時應該充分利用現代化信息保存方式，存儲文字資料、照片、錄像等數據，在進一步提高檔案管理工作效率的同時，使檔案管理、信息查閱更加便捷、省力。此外，在檔案管理過程中，還要做好檔案資源的維護工作，進行數字化掃描，對重要的檔案進行備份，并且要嚴格執行國家檔案管理工作的相關技術標準，最大限度地統一并且規范數字檔案資源，促進檔案資源的共享。

目前，我國檔案局針對檔案管理工作出臺了相應的檔案管理行業準則，這為規范檔案管理工作，促進檔案信息化建設作出了巨大貢獻。因此，事業單位的檔案管理部門在前期開發檔案辦公自動化系統時，應該以此標準作為依據，從數據的最前端進行規范，讓事業單位的檔案管理人員參與到OA系統的開發中，結合檔案管理工作的實際特點與具體需求，打造出與檔案管理軟件無縫對接的辦公自動化系統，實現對事業單位檔案文檔的一體化管理。

（三）提升重視程度

事業單位領導層和全體員工應給予檔案管理工作足夠的重視，因為這是檔案規范化管理的重要保證。所以，事業單位應做好宣傳工作，使單位員工真正了解檔案管理工作，并積極參與到檔案管理工作中來。檔案管理工作應由專人負責，建立明確的獎懲機制來提升相關工作人員積極性，同時單位領導還應定期聽取檔案管理工作人員的匯報，及時發現其中存在的問題并積極予以解決。

（四）加強檔案工作管理工作人員的知識素養建設

為了適應事業單位檔案管理的需要，健全和規范檔案管理工作，單位應配備專職檔案人員，并定期開展員工培訓，對各類檔案的收集、整理、編目、編號等各項工作進行詳細地說明和講解，使檔案管理人員對檔案有初步整理知識，在平常工作中按照歸檔要求保管相關材料，初步整理完畢后，再集中統一移交到綜合檔案室。同時積極推進員工考核制度，制定科學合理的獎懲機制，幫助工作人員樹立正確的管理觀念，不斷提高工作人員的專業意識，從而促進事業單位檔案管理工作健康有序的發展。

（五）加強監管工作

部分單位存在檔案管理工作監管缺失的狀況，要想提升檔案管理的規范性，就需要對檔案管理工作進行有效監管，定期對檔案進行核查，對于工作中存在的問題及時指出并限期改正。對于檔案管理工作中表現突出的人員，應給予適當的表彰和獎勵，充分發揮其榜樣的力量。事業單位可以根據自身實際情況，成立督查小組，專門負責對檔案管理工作的檢查與監督，促進檔案管理工作規范化的開展。

（六）運用自動化媒體技術促進事業單位檔案管理規范化

隨著我國高新科技的不斷發展，智慧檔案館的應用不斷深入。智慧檔案館的運用不僅促進了事業單位檔案管理科學化自動化發展，還有效提高了事業單位檔案管理的工作效率，減輕了事業單位檔案管理人員的工作負擔。同時，在一定程度上提升了事業單位檔案借閱工作的準確化，表現在能精準無誤地尋找出需要借閱的檔案文件，保障了事業單位檔案借閱工作的高效率和規范化。

四、結語

總之，在社會全面發展的背景下，事業單位檔案管理工作也出現了一定的變化，要想保證檔案管理作用的發揮，就應該與時俱進探索檔案管理工作的規范化、標準化建設，促進檔案管理水平的提高，為事業單位的綜合管理工作創造良好的條件。

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