新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理研究

韋妹玲

摘要：檔案管理工作在我國事業(yè)單位中占據(jù)著非常重要的地位，其為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了助力。為了跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，事業(yè)單位中的檔案管理人員必須要將先進(jìn)的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際的工作中，以此提高檔案管理工作的效果。本文對事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理模式的重要性進(jìn)行了有效的探析，同時(shí)還提出了相關(guān)的策略，以期可以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展壯大。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;數(shù)字化管理;重要性;策略

檔案是記錄個(gè)人、單位以及政府社會活動的重要途徑，其往往具有非常高的紀(jì)念意義，并且其中包含著非常重要的信息數(shù)據(jù)，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展壯大。在現(xiàn)代化電子技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)視域下的檔案管理方式已經(jīng)被時(shí)代所拋棄，為了提高檔案管理工作的質(zhì)量，相關(guān)人員應(yīng)將數(shù)字化管理手段應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中去，以此發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的積極作用。

一、新時(shí)期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要性

（一）有利于辦公效果的提升

在新時(shí)期，提高事業(yè)單位檔案管理工作效率和質(zhì)量的前提條件就是相關(guān)人員做好檔案數(shù)字化管理工作，數(shù)字化管理手段的應(yīng)用不僅有利于解決紙質(zhì)檔案管理方式的問題，同時(shí)對檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)建也有著非常大的幫助，這可以有效提高相關(guān)人員的辦公質(zhì)量和辦公效率[1]。與此同時(shí)，檔案數(shù)字化管理方式的應(yīng)用，可以在很大程度上降低檔案管理人員的工作壓力，幫助事業(yè)單位節(jié)省檔案管理的人工成本，并且還能提高檔案的運(yùn)作速度，這對給領(lǐng)導(dǎo)人員的決策提供了助力。除此之外，數(shù)字化檔案管理方式的應(yīng)用還給相關(guān)工作人員提供了非常便利的辦公條件，最終實(shí)現(xiàn)提高檔案管理人員辦公效果的目的[2]。

（二）有利于檔案利用率的提升

紙質(zhì)文件是傳統(tǒng)檔案最主要的管理形式，但是這種紙質(zhì)檔案具有保存年限較短的特點(diǎn)，一旦損壞便無法彌補(bǔ)，因此紙質(zhì)檔案給管理人員帶來了非常大的工作壓力，并且由于事業(yè)單位本身的特征，決定了其檔案數(shù)量的數(shù)不勝數(shù)，一旦其他部門的工作人員有需求，檔案管理人員就要將大量的時(shí)間和精力投入到檔案的查找上面，這在很大程度上降低了檔案的利用率[3]。而數(shù)字化檔案管理手段的應(yīng)用，不僅幫助事業(yè)單位節(jié)約了檔案管理的空間，同時(shí)還有助于相關(guān)人員檔案查找時(shí)間的減少，并且數(shù)字化管理還可以實(shí)現(xiàn)信息共享的目的，對檔案資源利用率的提高有著非常大的幫助。

二、新時(shí)代事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理中存在的漏洞

（一）缺乏綜合能力強(qiáng)的員工隊(duì)伍

數(shù)字化管理手段的普及，給我國事業(yè)單位檔案工作帶來了福音，在這種狀況下，我國事業(yè)單位的檔案管理要是想發(fā)揮出積極作用，相關(guān)工作人員就應(yīng)致力于自身綜合素質(zhì)的提高。但是由于我國很多事業(yè)單位中的管理人員沒有經(jīng)歷過專業(yè)的培訓(xùn)，因此他們掌握的理論知識往往與新時(shí)期的檔案管理理論脫節(jié)。現(xiàn)階段，大多數(shù)的檔案管理人員更加熟悉紙質(zhì)管理手段，卻無法更好的應(yīng)用新興的電子技術(shù)，并且他們對計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面的知識了解的也不夠透徹，在這種情況下，事業(yè)單位檔案管理人員操作失誤的機(jī)率將會大大增加，進(jìn)而影響整個(gè)事業(yè)單位的工作效率。另一方面，事業(yè)單位檔案管理人員工作的重復(fù)率是相當(dāng)高的，這將會造成相關(guān)工作人員失去工作熱情和積極性。這樣一來員工在工作過程中往往會出現(xiàn)走神的狀況，最終影響事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展[4]。

（二）數(shù)字化檔案管理的安全系數(shù)較低

隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，事業(yè)單位相關(guān)人員逐漸提高了對網(wǎng)絡(luò)存儲方式的重視程度，并且其已經(jīng)完全取代了紙質(zhì)材料，這樣不僅可以有效降低材料方面的成本費(fèi)用，同時(shí)還有利于存儲空間的擴(kuò)大。現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)云端亦或是硬盤已經(jīng)成為了事業(yè)單位保存信息資源的最主要手段。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，可以在很大程度上提高信息的傳送速度，還能提高檔案資源的透明度。雖然數(shù)字化檔案管理方式給人們帶來了非常便利的條件，但是很多潛在的問題也被激發(fā)了出來。事業(yè)單位中的信息資源與我國的實(shí)際發(fā)展有著非常密切的關(guān)聯(lián)，因此相關(guān)人員在實(shí)際的工作過程中一定要做好檔案信息的保密工作。但是實(shí)際上，事業(yè)單位中的檔案數(shù)字化管理卻具有安全性能不高的特點(diǎn)，具體表現(xiàn)為：數(shù)據(jù)的丟失和損壞狀況頻頻出現(xiàn)，這給事業(yè)單位的發(fā)展帶來了極大的威脅。

三、提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理效率的有效策略

（一）致力于管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提高

在實(shí)際的事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提高提到日程上來，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)人員可以通過各種手段和途徑吸引素質(zhì)高、能力強(qiáng)的人才前來就職，例如：事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員可以通過對獎懲機(jī)制以及激勵(lì)機(jī)制的健全，提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)人員也可以通過這些手段吸引外來人才。為了有效提高檔案數(shù)字化管理人員的工作能力，領(lǐng)導(dǎo)人員要定期對他們進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)過后還要對其進(jìn)行考核，如有管理技術(shù)不達(dá)標(biāo)的員工，領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)僅僅對其進(jìn)行口頭上的批評，同時(shí)還應(yīng)給他們“開小灶”，以此幫助他們不斷進(jìn)步。這樣一來，檔案管理隊(duì)伍綜合實(shí)力的提高就不再是難事。

（二）致力于檔案數(shù)字化管理安全系數(shù)的提高

在新時(shí)期，社會上的各個(gè)領(lǐng)域都將檔案管理工作的安全性能重視了起來，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，做好保密工作是相關(guān)工作人員必須具備的能力，同時(shí)也是應(yīng)用數(shù)字化管理手段的前提條件。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用過程中，相關(guān)人員必須要采取相應(yīng)的措施將可能存在的安全隱患扼殺在搖籃中。相關(guān)人員可以定期的對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行排查，并將系統(tǒng)中的無用資料清除掉，同時(shí)還應(yīng)將先進(jìn)的防護(hù)系統(tǒng)安裝到計(jì)算機(jī)中，以此切實(shí)提高計(jì)算機(jī)的安全性能。除此之外，要想使事業(yè)單位的檔案管理發(fā)揮出其應(yīng)有的優(yōu)勢，檔案管理人員就一定要將保密工作重視起來。另外，為了提高檔案信息的有效性，相關(guān)管理人員必須要通過多種途徑對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存，以此降低檔案信息外泄或是丟失給事業(yè)單位帶來的影響，為檔案信息的安全性和保密性提供多重保障。

結(jié)束語：隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)視域下的檔案管理方式已經(jīng)無法跟上時(shí)代的發(fā)展步伐了，因此檔案數(shù)字化管理手段應(yīng)運(yùn)而生。在新時(shí)期，事業(yè)單位應(yīng)將檔案數(shù)字化管理水平的提高提到日程上來，并采取一系列的有效舉措促使檔案數(shù)字化管理發(fā)揮出其積極作用，最終實(shí)現(xiàn)提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量的目的。

參考文獻(xiàn)

[1]徐其廣，王劍，王少波.探討新時(shí)期行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理[J].神州，2019，（36）：281.

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[3]王鑫.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對策探討[J].數(shù)碼設(shè)計(jì)（下），2019，（11）：264.