自動(dòng)化辦公在人力資源與社會(huì)保障檔案管理中的應(yīng)用

李迎春

摘要：人力資源與社會(huì)保障部門(mén)開(kāi)展檔案管理工作期間，可以采用自動(dòng)化辦公方式，以期能夠有效提升檔案管理效率，縮短檔案查詢時(shí)間，實(shí)現(xiàn)高效的文字信息和文件共享，提高文件管理的水平，保障人力資源與社會(huì)保障檔案管理工作質(zhì)量能達(dá)到規(guī)定要求。本文就自動(dòng)化辦公在人力資源與社會(huì)保障管理中的應(yīng)用進(jìn)行研究，以期能夠進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：自動(dòng)化辦公;人力資源;社會(huì)保障;檔案管理

作為民生檔案的重要組成部分，人力資源與社會(huì)保障檔案的內(nèi)容主要為勞動(dòng)者的保險(xiǎn)信息、基礎(chǔ)信息、就業(yè)信息等，這些信息與勞動(dòng)者的權(quán)益息息相關(guān)，直接關(guān)系到勞動(dòng)者是否能夠享受社會(huì)保險(xiǎn)的待遇。因此，人力資源與社會(huì)保障部門(mén)要重視自動(dòng)化辦公的應(yīng)用，更新檔案管理理念，以期能夠更好的滿足業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案信息資源的需求。

1自動(dòng)化辦公概述

自動(dòng)化辦公應(yīng)用WEB計(jì)算平臺(tái)，能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能與現(xiàn)代化辦公結(jié)合在一起，本身是一種新型的辦公方式，部分行政機(jī)關(guān)也會(huì)將自動(dòng)化辦公稱之為電子政務(wù)，企事業(yè)單位會(huì)將自動(dòng)化辦公稱之為辦公自動(dòng)化，辦公自動(dòng)化能夠有效的優(yōu)化人力資源與社會(huì)保障檔案的管理組織結(jié)構(gòu)，完善人檔案管理機(jī)制，提高檔案管理效率，為部門(mén)決策提供有力的數(shù)據(jù)依據(jù)。

2傳統(tǒng)人力資源與社會(huì)保障檔案管理的不足之處

傳統(tǒng)的人力資源與社會(huì)保障檔案管理方式也采用了自動(dòng)化辦公方式，檔案信息資源的管理效率得到了有效提升。但是，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，由于就業(yè)服務(wù)等檔案信息資源多為紙質(zhì)資料，這些情況都給檔案管理工作開(kāi)展造成較大阻礙。另外，這些紙質(zhì)實(shí)體資料一般都存放在社保部門(mén)和職介所，隨著時(shí)間的推移，這些檔案信息會(huì)不斷更新，而辦理社會(huì)保障和勞動(dòng)就業(yè)保障等手續(xù)時(shí)，需要嚴(yán)格審核、傳遞、調(diào)閱這些資料，不僅嚴(yán)重拖慢了部門(mén)業(yè)務(wù)服務(wù)的水平，嚴(yán)重的情況下還會(huì)導(dǎo)致原件出現(xiàn)損壞、遺失等一系列問(wèn)題。同時(shí)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提升，也在一定程度上增加了人力資源與社會(huì)保障檔案信息資料的數(shù)量，增加了管理人員的工作量，致使自動(dòng)化辦公無(wú)法發(fā)揮出自身價(jià)值。

3人力資源與社會(huì)保障檔案管理自動(dòng)化操作

3.1掌握自動(dòng)化辦公的特點(diǎn)

開(kāi)展人力資源與社會(huì)保障檔案管理自動(dòng)化操作期間，管理人員要掌握自動(dòng)化辦公的特點(diǎn)，明確自動(dòng)化辦公的概念，以期能夠提升自動(dòng)化辦公的效率。同時(shí)，現(xiàn)在我國(guó)自動(dòng)化辦公軟件較多，常用的軟件主要包括：致遠(yuǎn)、泛微等，對(duì)這些軟件進(jìn)行研究之后，可以發(fā)現(xiàn)這些軟件都具有以下特點(diǎn)。

首先，易用性。自動(dòng)化辦公軟件要讓所有員工接受，不需要具有易用性的特點(diǎn)，這樣才能更快的獲得員工的青睞。另外，作為常用的軟件，自動(dòng)化辦公軟件的操作不能太過(guò)復(fù)雜，雖然所有的軟件都需要一個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程，但是，這些自動(dòng)化辦公軟件開(kāi)始應(yīng)用時(shí)，都能滿足員工對(duì)上網(wǎng)功能的需求，嚴(yán)格遵循易用性的特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，并且還要充分考慮到員工的工作要求。其次，第一、健壯性，自動(dòng)化辦公軟件都要具有健壯性的特點(diǎn)，能夠容納大量的用戶和信息，并且具有穩(wěn)定性較高的特點(diǎn)，即使所有員工都在同一時(shí)間采用同一軟件，也不會(huì)出現(xiàn)卡頓等一系列問(wèn)題，尤其是在集團(tuán)企業(yè)中，這一性能尤其重要，否則，即便是出現(xiàn)小小問(wèn)題也能引發(fā)嚴(yán)重后果，造成重大損失。而和網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，最能實(shí)現(xiàn)這一特點(diǎn)，將穩(wěn)定以及可靠責(zé)任推之于硬件以及網(wǎng)速。

3.2提高員工對(duì)自動(dòng)化辦公思想的認(rèn)識(shí)

人力資源與社會(huì)保障檔案管理部門(mén)所有人員包括領(lǐng)導(dǎo)和職工，都需要提高思想認(rèn)識(shí)，主要是要有先進(jìn)的管理思想，突破傳統(tǒng)的工作思維定式，要珍惜單位部門(mén)給予的各種培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，做現(xiàn)代化新人。而領(lǐng)導(dǎo)在信息化建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮著極為重要的帶頭作用，更需要有不斷進(jìn)步的思想，要勇于引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，并引進(jìn)相關(guān)管理人才，開(kāi)展各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高全員使用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的能力。還要注意自動(dòng)化檔案管理的嚴(yán)密性。自動(dòng)化辦公需要統(tǒng)一的信息平臺(tái)，而且還需要相對(duì)獨(dú)立的部門(mén)信息空間。因此，軟件不僅要實(shí)現(xiàn)用戶、角色以及權(quán)限上的三維管控，還需要實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中和小獨(dú)立的和諧統(tǒng)一，即具備全面管理的功能。

3.3優(yōu)先選擇實(shí)用、高效的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)

自動(dòng)化辦公系統(tǒng)軟件功能需要和管理實(shí)務(wù)緊密結(jié)合，才能體現(xiàn)實(shí)用性，否則，對(duì)于管理將會(huì)失去意義，企業(yè)需要發(fā)展，管理也在不斷變化，軟件需要滿足企業(yè)的相關(guān)實(shí)用需求，這便是自動(dòng)化辦公的特點(diǎn)之一。現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)一旦不能滿足檔案管理的需求，就需要進(jìn)行改造升級(jí)。作為較具水平的檔案管理系統(tǒng)，不僅要具有檔案存儲(chǔ)、查找、借閱等基本功能，還應(yīng)該建立和社保、勞動(dòng)等部門(mén)的接口，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)在線共享，給予檔案使用者便利，還能夠降低檔案管理人員的工作量。另外還可以通過(guò)檔案目錄信息的錄入，實(shí)現(xiàn)檔案電子信息和介質(zhì)信息、的雙交接，減少了檔案轉(zhuǎn)交時(shí)遺漏現(xiàn)象的發(fā)生，同時(shí)也減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。檔案管理系統(tǒng)還具備圖像、錄音、錄像等多媒體方式管理，通過(guò)圖紙掃描、媒體制式轉(zhuǎn)換等方式，逐步實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的全電子化管理，使檔案管理水平提高一個(gè)新的臺(tái)階。

3.4做好自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)工作

注重辦公系統(tǒng)的開(kāi)放性和維護(hù)。自動(dòng)化辦公軟件可以和其他軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。沒(méi)有任何一種軟件能夠獨(dú)立完成所有方面的管理需求，因此，軟件之間需要相互聯(lián)合，或者進(jìn)行技術(shù)方面的整合。作為更新極快的人力資源與社會(huì)保障檔案管理部門(mén)，其面對(duì)的是數(shù)以萬(wàn)計(jì)的各種檔案以及相關(guān)資料，辦理勞動(dòng)就業(yè)和社會(huì)保障等有關(guān)手續(xù)中需要對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行稽核、調(diào)閱、傳遞、更新，稍有疏忽就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤，甚至無(wú)法挽救，所以，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)必須保證安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重視自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)，維護(hù)是為了加強(qiáng)安全，提高其可靠度，而升級(jí)則是為了滿足檔案管理需求。

3.5重視自動(dòng)化辦公檔案管理監(jiān)察工作

人力資源和社會(huì)保障為兩網(wǎng)化建設(shè)，要建立和健全兩個(gè)部門(mén)的監(jiān)察協(xié)管員管理、用人單位信息采集、網(wǎng)格巡查等制度，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化檔案管理。為及時(shí)、快速、妥善處置因人力資源和社會(huì)保障權(quán)益問(wèn)題引發(fā)的突發(fā)事件，要制定并不斷完善和健全突發(fā)事件處理機(jī)制，確保突發(fā)事件在最短時(shí)間內(nèi)得到處置，處置信息及時(shí)向有關(guān)部門(mén)反饋。

4總結(jié)

信息技術(shù)發(fā)展速度的不斷加快，提高了人們對(duì)檔案信息資源的要求。因此，人力資源與社會(huì)保障部門(mén)要建立一體化平臺(tái)。應(yīng)用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，提升檔案信息資源的管理效率，提高人力資源與社會(huì)保障部門(mén)的服務(wù)水平。另外。將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)應(yīng)用于人力資源與社會(huì)保障檔案管理工作期間，管理人員還要做好軟件系統(tǒng)更新、安全維護(hù)等工作，以期能夠提升檔案信息資源管理工作的規(guī)范性。

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