新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀與發(fā)展探究

王家棟　紀(jì)培培

摘 要：在醫(yī)院中，醫(yī)院檔案是醫(yī)院中的重要資源，為此在日常的管理工作中，受到了醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層重視。在醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中，保留醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院軟實(shí)力成型發(fā)揮了重要作用。醫(yī)院檔案能夠有效的體現(xiàn)出醫(yī)院發(fā)展中的各種文化資源，影響著醫(yī)院日后的發(fā)展，通過(guò)檔案在未來(lái)醫(yī)術(shù)治療的過(guò)程中可以為其提供一定借鑒。本文闡述了現(xiàn)階段醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的重要性，以及存在的問(wèn)題，并以此提出相關(guān)解決措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;改進(jìn)方法;管理水平;管理模式

前言

隨著我國(guó)新醫(yī)改的不斷落實(shí)和推行，使我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生改革工作到了重要的環(huán)節(jié)，醫(yī)療水平在原有條件上有一定突破，醫(yī)院檔案管理是其醫(yī)院管理的核心環(huán)節(jié)，為了能夠?qū)⑨t(yī)療事業(yè)進(jìn)行長(zhǎng)足的發(fā)展，就需要重視起對(duì)醫(yī)院內(nèi)的檔案管理工作，使其醫(yī)院檔案管理可以充分的發(fā)揮出價(jià)值，為醫(yī)療科研工作提供堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)，符合現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的需求，為此需要明確在語(yǔ)言中開(kāi)展檔案管理工作的重要性。

一、醫(yī)院中開(kāi)展檔案管理改進(jìn)工作的重要性

在現(xiàn)階段的新醫(yī)改的背景之下，醫(yī)院需要進(jìn)行檔案管理的落實(shí)工作，而我國(guó)在醫(yī)院中所開(kāi)展的檔案管理工作的重要內(nèi)容，是對(duì)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展匯總有關(guān)一些信息資源進(jìn)行詳細(xì)的記錄和保存，能夠準(zhǔn)確的對(duì)醫(yī)院真實(shí)的運(yùn)營(yíng)情況和實(shí)踐結(jié)果進(jìn)行整合，總體來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案是醫(yī)院各部門工作中不可或缺的重要內(nèi)容，是構(gòu)建當(dāng)前醫(yī)院建設(shè)和未來(lái)醫(yī)院發(fā)展的重要記錄手段。而檔案管理工作內(nèi)容上有著多種多樣的形式，例如對(duì)醫(yī)院內(nèi)的電子文檔、音頻、視頻以及各種書面文件信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和記錄，這種多樣化的記錄形式能夠?yàn)獒t(yī)院進(jìn)行檔案管理工作提供了良好的發(fā)展途徑，同時(shí)也是一種相對(duì)穩(wěn)定的信息傳輸模式醫(yī)院后續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持和資料參考，有效的檔案管理工作可以促進(jìn)醫(yī)院朝著良好的方向發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)的普及下，新醫(yī)改工作得到不斷的優(yōu)化與完善，醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)合理性顯得尤為重要，加強(qiáng)檔案管理工作的有效性，是醫(yī)院不斷創(chuàng)新建設(shè)的保障。

但是當(dāng)下，還是有一部分醫(yī)院并沒(méi)有在醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作中完善管理制度，同時(shí)在落實(shí)檔案管理工作中也沒(méi)有充分落實(shí)好管理工作，管理人員也沒(méi)有具有較高的專業(yè)能力，工作的職業(yè)素養(yǎng)不達(dá)標(biāo)。在進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理工作中，主要內(nèi)容是管理醫(yī)院后勤檔案管理以及醫(yī)療檔案管理，而后勤資料的檔案管理重在能夠反映出醫(yī)院當(dāng)前狀態(tài)下的設(shè)施狀況以及內(nèi)部建設(shè)和環(huán)境的清潔情況，而醫(yī)療檔案管理是關(guān)乎著內(nèi)部醫(yī)療工作的實(shí)際情況。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

1.現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理制度不健全，管理模式落后

現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中，很多時(shí)候都會(huì)出現(xiàn)管理技術(shù)和醫(yī)院的設(shè)備相對(duì)落后的情況，并且還有很多醫(yī)院是在用自己對(duì)于檔案管理工作的理解來(lái)進(jìn)行對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，為此會(huì)使其管理工作缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性。因此這些醫(yī)院的管理人員在進(jìn)行檔案管理中，沒(méi)有一個(gè)良好的制度來(lái)對(duì)工作內(nèi)容、工作方式以及管理標(biāo)準(zhǔn)上做出明確的約束。現(xiàn)今社會(huì)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為醫(yī)院檔案管理提供了有力幫助。使其在管理工作當(dāng)中可以充分利用好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中。但是很多時(shí)候，還是有醫(yī)院為了追求經(jīng)濟(jì)利益，過(guò)度節(jié)省成本而采用人工管理的模式進(jìn)行檔案管理，但是這種模式不僅僅會(huì)對(duì)醫(yī)院的采集以及利用信息資源的能力大大受限，同時(shí)也不滿足現(xiàn)今社會(huì)的發(fā)展方向，使其沒(méi)有有效的幫助醫(yī)院在新時(shí)代中謀求發(fā)展的途徑，降低了管理工作的效率，醫(yī)院最后只會(huì)得不償失。

單純就管理工作來(lái)說(shuō)，不管是醫(yī)院何種部門，都應(yīng)具備完善的管理制度。這樣看來(lái)，醫(yī)院檔案管理嚴(yán)重缺乏管理制度進(jìn)行制約，導(dǎo)致醫(yī)護(hù)人員無(wú)法認(rèn)知到自身所要肩負(fù)的責(zé)任和義務(wù)，整體管理層面上缺少完善的考核制度，這樣會(huì)導(dǎo)致管理環(huán)節(jié)上出現(xiàn)紕漏，嚴(yán)重危及到檔案的完整性，檔案一旦遭到破壞和遺漏，醫(yī)院往往會(huì)將問(wèn)題丟到管理人員身上，認(rèn)為是管理人員沒(méi)能重視檔案管理的工作。因此，制定完善的管理制度迫在眉睫，只有按照規(guī)矩辦事，才能有效督促管理人員做好管理檔案的工作，真正發(fā)揮檔案的實(shí)際作用，推動(dòng)醫(yī)院建設(shè)。

2.醫(yī)院檔案管理人員的管理意識(shí)不足

在醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員的職業(yè)素養(yǎng)起著至關(guān)重要的作用，只有擁有一個(gè)較高的管理意識(shí)才能夠?qū)⑨t(yī)院檔案管理工作順利的開(kāi)展下去。檔案管理人員的管理意識(shí)是保障醫(yī)院檔案管理工作的核心所在。但是現(xiàn)階段很對(duì)醫(yī)院對(duì)于管理人員的專業(yè)能力不夠重視，使其很多管理人員的管理意識(shí)單薄，仍在使用相對(duì)落后的管理模式，這樣就無(wú)法發(fā)揮出檔案管理工作的真正管理效果，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

3.檔案管理技術(shù)落后

現(xiàn)代社會(huì)是信息化社會(huì)，為此信息技術(shù)已經(jīng)深入到社會(huì)中的各個(gè)領(lǐng)域中，但是現(xiàn)階段很多社會(huì)并沒(méi)有重視起管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)的重要性。很對(duì)醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中會(huì)受到科學(xué)技術(shù)和設(shè)備因素的影響，管理工作中無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)充分的在管理工作中應(yīng)用科學(xué)技術(shù)。及時(shí)運(yùn)用了科學(xué)技術(shù)，也知識(shí)將技術(shù)應(yīng)用在管理工作的表面，進(jìn)行簡(jiǎn)單的文字的記錄工作，這樣無(wú)法充分的發(fā)揮出信息技術(shù)的價(jià)值性，在發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)和數(shù)字化建設(shè)中沒(méi)有起到積極作用。同時(shí)在進(jìn)檔案管理工作中也缺乏相關(guān)技術(shù)人才，使得無(wú)法有效的進(jìn)行科學(xué)的檔案管理工作。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理發(fā)展途徑

1.建立健全檔案管理制度

在現(xiàn)階段的背景之下，很對(duì)醫(yī)院需要重新重視起醫(yī)院檔案管理工作的重要性，能夠明確檔案管理工作中的責(zé)任和義務(wù)，從而避免出現(xiàn)一些重要檔案的丟失和破損，以此造成管理工作的失責(zé)。同樣面對(duì)管理工作中的監(jiān)督人員的工作落實(shí)程度需要依靠相關(guān)制度的確立來(lái)進(jìn)行約束，能夠起到監(jiān)管作用。首先進(jìn)行管理制度的建立健全，針對(duì)醫(yī)院內(nèi)的實(shí)際情況有針對(duì)性的完善，需要讓管理制度具備科學(xué)性和合理性，針對(duì)管理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題來(lái)進(jìn)行檔案管理制度的完善工作，進(jìn)行規(guī)范化管理。在制定檔案管理的內(nèi)容上，需要明確檔案管理的期限，以此促進(jìn)對(duì)檔案的保存和利用，這樣可以有效提高檔案的利用率。同時(shí)還需要在完善制度的過(guò)程中需要適應(yīng)于醫(yī)院的實(shí)際情況，合理的分配管理資源，將一些有經(jīng)驗(yàn)的管理人員調(diào)到檔案管理工作當(dāng)中，對(duì)管理人員起到良好的監(jiān)督作用，并且還需要對(duì)每一個(gè)科室的檔案信息有著足夠的了解，并虛心聽(tīng)取意見(jiàn)和建議，能夠建立起有針對(duì)性的管理制度，將檔案管理工作具有高效、合理以及科學(xué)化的性質(zhì)。

醫(yī)院檔案管理并不是單純的進(jìn)行資料整理歸納再保存。而是使管理工作更加科學(xué)合理，管理人員是檔案管理工作的重要因素，發(fā)揮著重要作用，因此，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)提出更高的要求。針對(duì)檔案管理人員，首先應(yīng)該建立專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，對(duì)管理人員進(jìn)行管理知識(shí)的培訓(xùn)和教育，加強(qiáng)管理人員的管理能力，通過(guò)培訓(xùn)不斷強(qiáng)化管理人員的檔案管理意識(shí);其次，為了提高檔案管理人員的管理水平，要做到工作細(xì)化，全面落實(shí)管理人員的工作，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案管理工作有更深入的認(rèn)識(shí)，避免出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)男袨?最后，管理層培訓(xùn)離不開(kāi)獎(jiǎng)罰分明的考核制度，制定完善的獎(jiǎng)罰和考核機(jī)制，更有利于提升管理人員對(duì)管理工作的積極性，增加管理人員對(duì)檔案管理的主動(dòng)性，充分發(fā)揮自身的職能，對(duì)檔案管理工作更上心，獎(jiǎng)懲機(jī)制能有效的激發(fā)管理人員的工作干勁，更努力完善自身的管理能力，心里有一定壓力，不敢輕易懈怠，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

2.提升管理意識(shí)水平

在醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作中，并不是簡(jiǎn)單地對(duì)每一個(gè)科室進(jìn)行資料的收集以及整理，重要的是進(jìn)行完整的保存下來(lái)，以此對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。在管理工作中管理人員起到至關(guān)重要的作用，因此這項(xiàng)管理工作對(duì)工作人員提出了更高的要求。首先需要重視起對(duì)管理人員的培養(yǎng)，能夠建立起一個(gè)專門的培訓(xùn)結(jié)構(gòu)，以此對(duì)管理人員定期進(jìn)行培養(yǎng)，不斷加強(qiáng)他們的專業(yè)知識(shí)，管理人員的專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)直接影響到管理的效果。同時(shí)還需要進(jìn)一步加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感。在培訓(xùn)教育中，需要建立起獎(jiǎng)懲機(jī)制，面對(duì)工作中出現(xiàn)的各種懶散的行為，需要對(duì)其進(jìn)行一定程度的懲罰，而在管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工需要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，以此激勵(lì)員工的工作態(tài)度，有效的促進(jìn)員工在工作當(dāng)中的積極性。并且提升員工的管理能力的同時(shí)，還可以在管理層進(jìn)行醫(yī)院重要決策中提供有價(jià)值的參考，幫助醫(yī)院進(jìn)行發(fā)展。

為了順利的開(kāi)展醫(yī)院的檔案管理工作，就需要醫(yī)院管理層不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，需要大力進(jìn)行管理工作的宣傳，能夠讓醫(yī)院全體工作人員都參與到管理工作中來(lái)，要讓管理人員意識(shí)到檔案管理對(duì)于醫(yī)院的重要性和必要性，以及對(duì)醫(yī)院發(fā)展的聯(lián)系，幫助醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展，同時(shí)意識(shí)到有效的檔案管理工作可以促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行高效的運(yùn)營(yíng)，是對(duì)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中起到重要的作用，以此督促醫(yī)院檔案管理人員擺正自己的工作態(tài)度，轉(zhuǎn)變自己的思想意識(shí)，保證檔案管理工作的實(shí)效性。在進(jìn)行醫(yī)院檔案管理人員的招聘環(huán)節(jié)上，需要重視專業(yè)能力的考察，門檻不要放得太低，盡量選擇專業(yè)對(duì)口的人員進(jìn)行聘用，以便員工在上崗之后可以盡快的適應(yīng)醫(yī)院內(nèi)的檔案管理工作，并利用自身專業(yè)的知識(shí)體系來(lái)應(yīng)對(duì)不同的檔案管理現(xiàn)狀。而對(duì)一般員工而言，需要在入職前就進(jìn)行管理專業(yè)的相關(guān)培訓(xùn)，并在培訓(xùn)后進(jìn)行嚴(yán)格的考核，只有通過(guò)考核的員工才能夠順利上崗，這是為了加強(qiáng)被考核員工對(duì)于工作的重視程度，一定程度上提升被考核員工的責(zé)任和意識(shí)。反過(guò)來(lái)講，不論是培訓(xùn)還是考核都是為了日后工作的時(shí)候能更加得心應(yīng)手，規(guī)避失誤出現(xiàn)的可能性。有利于管理工作的開(kāi)展，提高工作效率，促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化。

員工管理方面，要提前對(duì)老員工進(jìn)行思想教育，有些老員工覺(jué)得新員工的許多問(wèn)題不在自己的工作管理職責(zé)范圍內(nèi)，對(duì)新員工出現(xiàn)的問(wèn)題并不上心，沒(méi)有意識(shí)到新員工和老員工對(duì)于管理工作來(lái)說(shuō)都是一體的，老員工有責(zé)任和義務(wù)幫助新員工。在日常工作中，需要促進(jìn)新員工同老員工的溝通交流，老員工工作閱歷久，很多事情已經(jīng)形成了一定的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于新員工來(lái)說(shuō)這是十分寶貴的財(cái)富，因此，老員工帶領(lǐng)新員工可以幫助新進(jìn)員工的經(jīng)驗(yàn)積累，豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備。老員工教導(dǎo)新員工的時(shí)候，新員工要有虛心求教的精神，不應(yīng)妄自夸大。醫(yī)院根據(jù)員工的工作情況可以制定相應(yīng)的晉升措施，激勵(lì)員工提升工作能力。總體來(lái)說(shuō)，在工作中管理人員還需要加強(qiáng)管理的創(chuàng)新，能夠使用適合醫(yī)院實(shí)際情況的管理模式。

3.提升醫(yī)院檔案管理科學(xué)技術(shù)水平

現(xiàn)今社會(huì)高速發(fā)展的信息技術(shù)，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，需要充分使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，幫助管理工作的高效進(jìn)行。信息技術(shù)不斷的發(fā)展當(dāng)中，而計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)深入到社會(huì)活動(dòng)中的方方面面，為此為了能夠保障檔案管理的工作質(zhì)量，需要相關(guān)管理人員在工作中應(yīng)用現(xiàn)今的科學(xué)技術(shù)，用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，以此提高醫(yī)院檔案管理的準(zhǔn)確性和高效率性。首先建立起醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，針對(duì)不同的檔案類型進(jìn)行科學(xué)的分類，將醫(yī)院中的各種信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化，并上傳到醫(yī)院的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不僅可以高效的進(jìn)行檔案整理和歸類，還能夠?qū)ζ溥M(jìn)行分析，幫助管理者進(jìn)行醫(yī)院實(shí)際情況的分析。同時(shí)醫(yī)院還需要不斷提升對(duì)醫(yī)院檔案管理中的設(shè)備的資金投入，需要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，以此替代原有落后的整理軟件，提升管理工作的效率，能夠順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的信息發(fā)展。同時(shí)還需要不斷深化對(duì)檔案管理工作的深度，以便于能夠?qū)⑿畔?shù)據(jù)具有高效性，管理人員可以在需要的時(shí)候進(jìn)行高效率的信息提取和數(shù)據(jù)歸檔。這樣數(shù)字化的檔案管理體系搭建，能夠讓醫(yī)院向著數(shù)字化的發(fā)展，同時(shí)還可以有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，能夠讓檔案管理工作具有綜合性。這種新式的管理模式不僅僅是在檔案管理工作的創(chuàng)新，還是對(duì)醫(yī)院整體的發(fā)展起到了積極作用。

醫(yī)院檔案管理工作還可以以管理為基礎(chǔ)，建立為其他醫(yī)院部門服務(wù)的工作，以便促進(jìn)各醫(yī)院之間業(yè)務(wù)工作開(kāi)展。檔案管理人員應(yīng)該致力于研究一些特定檔案，挖掘其潛在的隱藏價(jià)值。原先的科研工作、臨床治療等檔案資料，如果僅存在于本醫(yī)院那么就相當(dāng)于一份死材料，管理人員應(yīng)該賦予其生命力，讓檔案用實(shí)事說(shuō)話，例如：某醫(yī)院出現(xiàn)奇怪癥狀的患者，很有可能其他醫(yī)院有相關(guān)治療的具體檔案信息，但是因?yàn)闄n案保管的密封性，使得這種病情的治療方法鮮為人知，正確的利用檔案管理，使其在各個(gè)醫(yī)院中形成資源平臺(tái)，展現(xiàn)出靈活性，從而引起各醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層重視，使檔案充分發(fā)揮自身的作用，促進(jìn)檔案和醫(yī)院管理共同進(jìn)步，推動(dòng)醫(yī)療行業(yè)的創(chuàng)新與改革。

總結(jié)

綜上所述，在進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理工作中，現(xiàn)階段很多醫(yī)院還是出現(xiàn)了各種管理工作落實(shí)不到位、管理模式落后等現(xiàn)象，監(jiān)管機(jī)制未能成型，使得管理人員沒(méi)有規(guī)矩。為此需要針對(duì)這類現(xiàn)象進(jìn)行有針對(duì)性的處理，建立合理管理機(jī)制，將互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理工作結(jié)合在一起，創(chuàng)新管理模式，不斷提升檔案管理工作的管理水平，進(jìn)行管理人才培養(yǎng)，以及進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作的建立，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)做出貢獻(xiàn)。

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（作者單位：濰坊市市直機(jī)關(guān)醫(yī)院）