探究網絡環境下圖書館檔案管理工作的創新

張麗

摘 要：檔案管理工作是圖書館管理工作中極其重要的一個組成部分，但是隨著互聯網與信息技術的突破式發展與其在各個行業中愈發廣泛的應用，傳統的圖書館檔案管理方式逐漸落后于時代，因此圖書館管理工作急需轉型。這也就意味著如何提高網絡環境下的圖書館檔案管理工作的創新是十分重要且關鍵的一點。但是，做到這一點并非易事，它對目前各大圖書館的內部管理、人員設定、設備等均提出了一個巨大的挑戰。本文首先對圖書館檔案資料的價值進行簡要分析，指出了網絡環境下圖書館檔案管理工作的現狀與變化趨勢，進而在此基礎上提出了目前圖書館檔案管理中的一些問題以及關于在網絡環境下創新圖書館檔案管理工作的幾點思考。

關鍵詞：網絡環境;圖書館;檔案管理工作;創新

隨著時代的不斷發展，信息化技術逐漸深入人們的日常生活，這也對圖書館的檔案管理產生了巨大的沖擊，傳統的檔案管理已經沒有辦法滿足人們對于圖書館的各種需求，也就面臨著淘汰的危險，因此創新檔案管理工作模式已經成為圖書館管理方式轉型的必經之路，這對在圖書館工作的員工及其檔案管理的方式方法而言都不是一件容易的事情。為此，對如何在網絡環境之下創新圖書館的檔案管理工作進行研究具有切實的意義。

一、圖書館檔案資料的價值

1.參考價值

首先，檔案的主要功能是幫助閱讀人員、各高校、各研究機構提供資料以及信息的支持。在圖書館的檔案中，我們可以找到有關于我國各個方面的各種資料，這些資料往往是歷史真相的直接記錄，我們可以從中分析到關于各類歷史重大事件的關鍵所在并利用其相關內容為國家未來的發展提供教訓與思路以及理論支撐。同時，圖書館的檔案資料能夠幫助文學創作提供充分的靈感和素材;幫助科研研究者查找一些之前的實驗數據。

除此之外，工作人員還可以通過查閱歷年的檔案來開展館內各部門的考核工作，查閱檔案資料可以了解在過去的幾年間各個部門都做了哪些工作，同時也可以清楚地知道各個部門內人員的交替以及職位的變遷。此外，檔案資料上還清晰地記載著關于館藏圖書的各項借閱、返還記錄，這從一定角度而言，是一個圖書館內部最珍貴、最重要的館藏之一。

2.科學性

工作人員在開展圖書館的檔案管理工作時，對各個時間段的內容都進行了詳細、準確的記錄，這就為日后的有關資料查找、對比打下了基礎，在一定程度上保證了圖書館的科學性，給未來圖書館擴建與發展提供了詳細的文獻儲備。

3.歷史價值

圖書館的檔案資源中記載了大量有關原始資源和歷史性記錄的內容，這對于我們如何科學的研究、決策都有很大的參考價值。尤其是其中關于圖書館的歷史檔案，這是展示一個圖書館如何建成的最重要的歷史脈絡。有效保存檔案資料的意義就在于方便后人查看、利用。對圖書館檔案資料實行科學的、健全的信息化管理，既利用了互聯網時代的優勢，又提高了檔案管理工作的質量與效率，這也是強化圖書館建設的關鍵手段之一。

二、檔案管理工作在網絡環境下的變化

隨著我們逐漸步入信息化時代，網絡環境與信息技術以及漸漸充斥著我們生活的方方面面，人們越來越離不開關于網絡帶給我們的各種便利。這也就意味著，圖書館的檔案管理工作也必須順應時代發展的潮流，將信息化技術以及網絡環境融入到傳統的圖書館檔案管理工作中。

1.呈現創新性的趨勢

傳統的檔案管理一般都是紙質檔案，管理起來比較麻煩，要隨時注意其破損程度等問題，但是在網絡時代之下，圖書館的檔案信息資源不再局限于紙質的檔案資料，還包括視頻、音頻、圖像以及圖形等內容。同時，借助著網絡環境特點，圖書館的檔案管理范圍有所增加，數據、知識等信息管理實現了相互之間的緊密聯系，也大大的提升了檔案管理各種創新的可操作性。此外，網絡可以作為檔案信息閱讀與傳輸的平臺，這就極大地提高了用戶使用檔案資料的便利性。

2.呈現便捷化的發展趨勢

信息技術發展與應用極大地提高了人們獲取信息與知識的便利性，如今人們可以利用網絡快速地查閱到自己需要的資料。同時，信息技術在一定程度上也提高了圖書館檔案資料管理的便捷性。例如，在保存原始資料的時候，可以使用掃描技術及時將紙質資料的內容轉換為圖片的形式，接著再通過網絡進行圖片的傳輸，這樣就極大地提高了資料保存的便捷性與穩定性。而圖書館檔案管理工作中，各種信息的存儲和檢索更是重中之重。因此，在網絡環境下，借助網絡實現跨地域的信息搜索，便捷準確的尋找各種自己所需要的信息資源成為了可能。

3.呈現完整的發展趨勢

在網絡大環境下，圖書館的各種工作效率有所提高且對于各類檔案信息的管理也更加的完整。信息化的發展使得網絡已經逐漸融入了人們的日常生活，而網絡環境也漸漸改變了圖書館檔案存儲工作的一些思路。大部分的檔案可以利用數據化的方式將其轉化存儲，而這一存儲方式使得檔案在檢索過程中不需要人工檢索，這也使得圖書館員工的人力大大的得到釋放。同時，顧客也可以通過網絡檢索的方式獲取自己想要的檔案，減少了消耗在找尋檔案中的時間。

三、網絡環境下圖書館檔案管理工作的實際情況

1.時事類檔案

時事檔案是對于一些國內外學術交流、重要來訪活動等內容進行的記錄。在實際的檔案管理工作中，受到圖書館日常繁雜事務以及時事類檔案巨大信息量的影響，檔案管理人員常常會忽視對于時事類檔案的記錄。

2.政文類檔案

政文類檔案包含圖書館的規章制度、會議內容、員工的工作日志、未來的規劃以及一些政府的黨政資料等內容。受圖書館工作人員綜合素質的差異以及部門之間發展差距的影響，圖書館的政文類檔案通常是難以收集齊全的。

3.人事類檔案

人事類檔案分為用戶檔案與工作人員檔案兩個板塊。用戶檔案指的是圖書館用戶的個人信息與借閱卡;工作人員檔案指的則是圖書館內的有關工作人員配置、各個部門的人事變動、各個工作人員的培訓記錄、考核成績、工作考勤等內容。在網絡時代下，計算機可以實現很多用戶檔案管理工作，一旦因工作人員的不規范操作而泄露用戶的隱私，后果是不堪設想的，這也正是人事類檔案管理的風險所在。

4.業務類檔案

業務檔案指的是圖書館工作的相關信息資料，內容為工作中遇到的各種問題、解決辦法及進度等內容，還包括對工作相關的圖片記錄、報告、總結等。在實際情況中，很多業務檔案都沒有進行完善的備案，因而這就需要工作人員再次開展業務檔案回收工作，這對于人力、物力也是一種浪費。

5.設備類檔案

設備檔案指的是對圖書館內部各項設備的有關記錄，主要內容為館內各項設備的招標、采購、使用、檢修及處理方面的記錄。實際的設備檔案管理工作中存在著劣勢，例如，因設備采購過程中的指標不明確而導致其初始記錄存在偏差。

四、圖書館檔案管理工作中所存在的問題

不可否認在網絡大環境的影響下，我國的圖書館檔案管理工作有了一些巨大的變化，但同時，一些問題也逐漸暴露出來。而只有找到問題所在方能優化圖書館的檔案管理工作，為人民提供更好的服務。

1.圖書館檔案管理基礎設施缺乏

目前，我國大部分圖書館所存在的最大問題就是基礎設施不完備，基礎薄弱。這不單單指其硬件設施的不完備，換句話說大部分圖書館的檔案管理中所涉及的網絡信息檔案管理平臺質量差，內部各種規章制度不明確，管理人員的缺失和功能不健全等基礎性問題，也包含著軟實力上的一些缺失，具體來說就是各種資料不完善，涉及的資源種類少，涉獵范圍比較小，查閱資料的過程繁瑣困難等。這都是目前急需面對的一些問題。

2.圖書館檔案的不完整以及種類模糊不明

在目前的網絡環境中，大量的圖書館都存在著分類模糊不清，一些檔案的完整性較低的問題。雖然網絡具有存儲、備份以及管理的功能，但是在現實生活中，大部分圖書館檔案資料數量多，年份不一。一些比較早期的紙質檔案已經無法掃描存儲備份，這也就導致了材料的缺失和損毀時有發生。同時，在大部分圖書館中只有一些大致的分類，這也就使得一些檔案分類模糊不清，信息模糊，即使能夠通過網絡對其進行檢索，但也沒有辦法直接找尋到該檔，因此也對圖書館的檔案管理工作造成了一定的影響，使得其管理工作的推進遇到了一定的障礙。

3.圖書館管理人員的能力不足

圖書館內部工作人員的專業能力缺失雖然不是一個很大的問題，但也對圖書館的檔案管理工作的發展造成了一定的影響。雖然目前國家的信息網絡在飛速發展，但是人工管理依然是目前圖書館管理中不可或缺的一部分，因此也無形中對圖書館工作人員提出了一些要求，我個人認為，如果想要成為一個好的圖書館工作人員，需要具備以下幾個最基本的能力：首先，他要能有專業的圖書管理知識、不同檔案的分辨能力，這是最基礎的一個要求;其次，就是要求其掌握一些基礎的網絡知識以及操作能力，這樣才能適應新時代網絡要求下的檔案資源管理;最后，就是具備一定的創新能力，能夠適應不斷發展變化的管理方式并提出自己的一些想法。但是，就目前現狀而言，圖書館內部人員分配不合理，工作人員質量也良莠不齊。這也就導致了大部分圖書館工作人員專業能力不足，對于檔案管理工作的信息化進程而言，這也是一個不小的問題所在。

五、在網絡環境下創新圖書館檔案管理工作的幾點思考

圖書館的檔案資料是我們不可或缺的重要資源之一，具有非常重要的歷史意義和參考價值。因此建立一個完備健全的圖書館資源管理系統是時代發展的一個必然選擇，也是對圖書館發展軌跡的一個記錄。這些資料中一部分包含著我國發展過程中的一些重要歷史變革;一部分記錄著重要的科研數據資料，除此之外還有一些其他對人們有啟迪作用的內容……這也代表著一個圖書館的檔案資源具備著十分重要的作用，同時，將圖書館檔案管理的相關內容與網絡環境相結合也是目前來說最為穩妥的管理方式，所以，圖書館檔案管理的創新具有十分重要的現實意義。

1.對傳統工作模式進行創新

互聯網與信息技術的發展及其愈發廣泛的應用在一定程度上影響了圖書館檔案管理工作的大環境。在這樣的時代背景之下，檔案管理人員需要順應時代發展的潮流與要求，結合實際情況，對傳統的工作模式進行創新。在互聯網時代以前，圖書館內傳統的檔案管理工作以人工為主，具有工作效率低、信息服務局限性強的特點。而在如今的網絡環境下，圖書館應發揮信息技術的作用，創建信息化檔案管理模式以及智能化網絡平臺，通過開展線上服務來加強圖書館內各個部門之間的信息交流，使各部門之間的協作更加默契、便利，將檔案管理的價值發揮到極致。

2.提高檔案管理人員的專業能力

如今，從事圖書館檔案管理工作的大多數人員的專業素質及能力都有可提升的空間，特別是在信息技術高速發展的時代之下，強化對檔案管理人員的培訓力度，提高其專業素質與工作能力對于提高檔案管理工作的質量與效率具有非常重要的意義。對圖書館檔案管理工作人員的培訓可以從以下兩個方面入手：第一，培訓其專業技術能力，使得檔案管理人員掌握豐富的檔案知識與有關的計算機技術，特別是要學會如何操作現代化檔案管理系統，利用現代化技術手段來提高檔案管理工作的效率;第二，要幫助檔案管理人員樹立強烈的安全防范意識。雖然運用網絡技術來開展檔案管理工作為人們帶來了一定的便利，但是隨之而來的還有信息安全隱患，這就要求檔案管理人員必須具有很強的安全防范意識，學會使用防火墻以及電子身份認證等技術來提高檔案資料的安全性。

3.創建專項扶持資金

圖書館管理人員應主動向政府有關部門申請設立專項扶持資金來支持圖書館的檔案管理工作。除了政府創建扶持基金外，圖書館的管理人員還可以通過申請補貼、眾籌等方式來籌集資金。同時，要提高對于財政的監管力度，關于在開展檔案管理工作中用到的設備，諸如檔案柜、攝像機、掃描儀、復印機等要及時進行相關的采購工作，避免影響檔案管理工作的開展，值得強調的是，有關設備的采購要嚴格按照規定進行，以免出現貪污的情況。

4.健全檔案管理制度

檔案管理制度的健全與否直接影響到檔案管理工作開展的質量，通常來講，檔案管理工作制度包括安全保密制度、存放和保護制度、整理收集制度以及責任劃分制度。當圖書館內的檔案管理制度缺乏完善性時，會導致檔案資料管理混亂，對日后的查找與使用產生消極影響，甚至產生檔案資料外泄的情況。在網絡時代之下，檔案管理制度的完善更應該得到充分的關注，只有將制度科學地進行健全，檔案管理工作才能按部就班進行，既避免檔案資料的管理混亂又降低了風險。

5.創建檔案信息資源系統

互聯網時代之下，全國圖書館都在逐步創建檔案信息資源系統。在這樣的趨勢下，圖書館的檔案管理人員要在日常的工作中要主動地對網絡信息技術的應用進行探索，強化檔案信息庫與數據庫的創建，促進檔案管理工作開展的科學性與智能性，提高檔案信息基礎數據的使用效率。

六、結語

簡言之，發達的信息技術為圖書館檔案管理工作帶來便利的同時亦提出了一定的要求。在互聯網時代下，要想提高檔案管理工作的質量與效率，從事檔案管理工作的人員就必須改革傳統的工作模式，提高自身的專業素質以及工作能力。此外，還需要政府及其他部門的大力支持。互聯網不應成為圖書館發展的絆腳石，圖書館應抓住形勢特點，利用時代優勢實現智能化升級轉型。

參考文獻：

[1]蔣貞慧.網絡環境下圖書館檔案管理工作創新研究[J].中國報業，2014

[2]李 巍.網絡環境下檔案管理工作的創新與安全防護[J].湖北函授大學學報，2013

[3]張 陽.基于制度創新的體育院校檔案信息管理建設研究[J].河北體育學院學報，2013

（作者單位：日照市圖書館）