新時期企業檔案信息化建設探析

鄭姣姣

摘要：信息化建設是當前我國各個領域企業建設的主要方向，企業檔案管理工作的發展，也必然要向著信息化的方向去規劃，將信息化建設落實到位，才能夠提升檔案管理的效率，同時保證檔案安全。因此以下將根據當前趨勢分析新時期檔案信息化建設的要點，掌握企業檔案工作的改革重點。

關鍵詞：新時期;企業檔案管理;信息化建設;

檔案管理工作是企業的基礎工作，特別是對于中型及大型企業來說，檔案管理工作的落實與創新是新時代的基本需求。在新時代的發展趨勢下，為了達成檔案管理的實際目標，更要做好檔案管理革新，特別是信息化體系的建設，這樣才能夠保證檔案管理的質量與效率，保證達成檔案管理的工作目標。

一、新時期企業檔案信息化建設的意義分析

在新的時代趨勢下，企業的體系構成愈發復雜，管理工作的難度也越來越高。檔案管理工作亦是如此，因企業體系愈發復雜，檔案管理所涉及的信息量也越來越大，為了達成實際的管理目標，必須要從信息化的發展趨勢出發，思考檔案管理工作的改革方向。根據當前的時代趨勢來看，檔案管理信息化建設是大勢所趨，而其主要的意義在于以下幾點：其一是信息化建設能夠促進紙質檔案的無紙化，減少檔案儲存空間的耗費，排除實體紙質檔案變質脆斷以及字跡模糊等風險;其二是信息化建設能夠提升檔案管理的效率，確保檔案的錄入、儲存以及傳輸等處理過程都更加便捷高效，減少檔案管理人員的工作量;其三是信息化建設能夠保證檔案信息得到進一步細分，不同類型的檔案，歸屬于不同部門的檔案都能得到針對性管理，并且能夠根據檔案的保密需求去設定權限，這樣才能針對性達成管理需求;其四是信息化建設能夠保證檔案管理部門的管理職能得以體現，真正體現出管理的權威性與專業性，確保權、責、利落實到位。可見隨著網絡技術的普及，企業檔案管理的信息化建設，其重要性也愈發得到體現，所以只有真正確保信息建設落實到位，才能夠保證企業檔案管理工作能夠與當前的時代背景相符合，在行業競爭當中體現出優勢，在行業市場當中立足[1]。

二、新時期企業檔案信息化建設的問題分析

（一）檔案管理體系不夠完善

當前許多企業，對于檔案管理工作的落實普遍較為隨意，檔案管理人員身兼多職、未建立專門管理部門的情況十分常見。這充分說明當前的檔案管理工作體系依然不夠完善，所以在實際管理過程中，權、責、利也無法落實到位，這會導致檔案管理工作過程中更容易出現混亂，也更容易出現責任糾紛，導致檔案管理工作受阻，如果不加重視，很可能引發更加嚴重的問題，例如重要機密泄露等等。特別是在網絡化的時代發展背景下，網絡平臺潛藏的風險更多，包括外來的入侵行為以及網絡病毒等等，很容易導致檔案信息出現丟失或是被篡改的問題。所以如果管理體系不夠完善，其影響是無法預測的。

（二）檔案管理相關人員的能力素養不足

檔案管理是一項專業性的工作，只有確保檔案管理人員具備相應的能力素養，才能保證檔案管理的各個環節工作落實到位 。但是就當前的實際情況來看，因許多企業對于檔案管理普遍缺乏重視，所以檔案管理人員也往往是由不同部門的人員兼任，所以對于檔案管理工作往往并不能做到一門專精，缺乏專業的素養與能力，所以自然很難保證檔案管理工作落實到位，甚至會因缺乏專業素養而引發檔案安全問題。

（三）檔案管理相關技術缺乏創新性與安全性

安全的網絡環境、創新的技術，是開展信息化檔案管理工作的基礎，也是信息化建設追求的目標。為了保證檔案管理工作的效率得以提升，保證檔案安全，必須要從信息化管理系統的建設與應用入手。在確保檔案管理環境的安全性的前提下高效開展檔案管理工作。但是根據實際的管理概況來看，因企業對于檔案管理的信息化建設缺乏充分重視，所以對于信息化的檔案管理技術也并不能做到及時革新，網絡環境安全也無法保證，所以很難確保檔案管理工作的順利開展[2]。

三、企業檔案管理信息化建設的措施分析

（一）完善管理體系

管理體系的完善是檔案信息化管理的前提，要達成企業檔案信息化建設的目標，必須要建立專門的管理部門，聘用專業的管理人員，這是信息化管理的基礎。信息化技術在檔案管理工作中的應用不應是隨意的，而應當是由專業部門及人員去負責完成的。為了保證信息化建設落實到位，必須要對檔案管理體系進行優化完善，才能保證信息化技術的落實到位，確保信息化管理目標的達成。首先要做好專業部門的建設，要確保檔案管理在企業內是作為一個獨立部門存在的，并且要體現出管理職能，要有專門的辦公場所。其次是對于專業人員隊伍的建設，要避免企業內其他部門的人員身兼多職，要確保企業的檔案管理崗位是一個獨立崗位，特別是在信息化的管理趨勢下，作為檔案管理人員，在信息化的管理平臺應當有個人獨立的業務處理賬號。最后是規章的完善，企業要將權、責、利落實到位，體現在規章當中，從檔案的信息收集、檔案的建檔、歸類、傳輸到刪除等環節，都要有相應的規章為依據，要迎合信息化的趨勢，根據信息化的檔案管理需求去建立并完善信息檔案專門的管理規章，將責任落實到位個人，才能避免出現責任糾紛。

（二）管理人員素養與能力的強化

信息化的檔案工作發展趨勢下，檔案管理人員的能力以及素養都面臨著更高的要求，這對于管理人員來說既是機遇，也是挑戰，契機在于管理人員能夠借助學習專業知識與技術的機會得到自我提升，挑戰在于部分管理人員的信息化水平實際上并不能滿足信息化管理的需求，所以對信息化檔案管理技術的學習能力以及實際應用能力也體現出不足。檔案管理人員是開展檔案管理工作的重要主體，所以企業為了達成檔案信息化建設的目標，必須要首先建立起系統的培訓體系，將專業知識與技能培訓落實到位，確保管理人員能夠嫻熟應用信息化的檔案管理技術去開展檔案管理工作。在日常管理工作當中，必須要依據信息化管理的相關規章去做好人員管理，對于管理人員的權、責、利必須要落實到位，落實到個人，才能保證檔案問題有人負責。要將管理責任與管理人員的利益關聯起來，才能夠保證檔案管理人員意識到自己的工作責任，認真對待本職工作。

（三）革新專業技術，提升網絡安全度

安全的網絡環境、專業的管理技術，是檔案管理信息化建設的基礎。為了達成信息化建設的目標，首先要思考網絡安全水平提升的策略。對于網絡安全技術必須要做到及時更新，隨時更新病毒庫，才能夠防范網絡入侵行為以及網絡病毒。而從專業技術創新的角度去思考，在新時代的管理發展趨勢下，檔案管理技術的不斷創新是必然趨勢，而為了達成管理目標，必須要做到及時更新信息化的檔案管理平臺，保證檔案信息化管理平臺的功能優勢得以體現，真正提升檔案管理工作的效率與質量，這樣才能夠保證檔案信息錄入的及時性，保證檔案信息詳細、真實，提升檔案處理的效率。為了達成信息化檔案管理的目標，必須要確保檔案管理平臺的版本保持在最新，這樣才能夠滿足不同時期的檔案管理工作需求，這是檔案管理工作發展的必然趨勢，也是檔案信息化建設最基本的需求[3]。

結語：

在新時期的信息化發展趨勢下，企業檔案管理工作面臨著新的挑戰，同時也面臨著創新的契機，信息化建設是檔案信息管理工作發展的必然趨勢，為了達成實際的管理目標，以上針對新時期的企業檔案信息化建設的意義、問題與策略展開了分析，作為后續開展工作的參考。

參考文獻：

[1]劉娟，萬諾諾.新時期企業檔案信息化建設思考[J].辦公室業務，2019（24）：109.

[2]張繼雄.企業檔案信息化管理研究[J].蘭臺內外，2019（15）：66-67.

[3]周皓然，歐陽駿.現代企業檔案信息化之路探索[J].檔案與建設，2016（01）：85-86.