互聯網環境下檔案信息服務發展研究

文·劉云霞 姚蔚迅

一、檔案信息服務的定義

信息服務就是用不同的方式向用戶提供所需信息的一項活動，它包括兩方面的內容，一是對分散在不同載體上的信息進行收集、評價、選擇、組織、存儲，使之有序化，成為方便利用的形式，二是對用戶及信息需求進行研究，以便向他們提供有價值的信息[1]。檔案信息服務是指以檔案信息為內容的服務業務。

表1 1999-2018年國家綜合檔案館檔案利用情況

注：國家綜合檔案館指按行政區劃或歷史時期設置的，收集和管理所轄范圍內多種門類檔案的檔案館。數據來自國家統計局網站。

從國家統計局網站上的檔案利用情況來看，我國近20年來，國家綜合檔案館館藏檔案數量增長近5倍，開放檔案數量增長近3倍，利用檔案情況增長近4倍。從上表數據可以看出，我國檔案事業穩步發展，在檔案開放和檔案利用方面取得長足進步，檔案利用率提升。這與互聯網的發展有著密切的關系。

二、互聯網發展情況概述

截至2020年3月，我國網民規模為9.04億，互聯網普及率達64.5%.我國手機網民規模為8.97億。我國在線政務服務用戶規模達6.94億，占網民整體的76.8%[2]。我國微信、微博用戶規模龐大。截至2019年第三季度，微信及WeChat合并月活躍帳戶數已達11.51億[3]，微博平均日活躍用戶數為2.16億[4]。截至2019年12月26日，經過微博平臺認證的政務微博已達到179932個，其中政務機構官方微博138854個，公務人員微博41078個[5]。

圖1 互聯網技術發展階段及趨勢

互聯網經歷了web1.0、web2.0、web3.0的發展階段，逐步向web4.0發展。web1.0，主要包括網頁搜索引擎、網站、數據庫、文件服務器等。網絡信息主要存儲在服務器上集中提供給用戶，用戶通過瀏覽器被動的接收信息，所獲信息的質量取決于信息提供者即網站的建設者，信息使用缺乏創造性和個性[6]。Web2.0是以Hick、Craigslist等網站為代表，以Blog、Tag、SNS、RSS、Wiki等社會軟件的應用為核心。Web2.0的典型應用包括Blog（博客）、Tag（網摘）、SNS（社會網絡）、RSS（內容聚合）、Wiki（百科全書）、P2P（點對點）、IM（即時信息）。Web2.0是一次從核心內容到外部應用的改變。信息內容的產出主要來自用戶，每一個用戶都可以生成自己的內容，并將內容傳播、交流和共享。用戶由受眾轉向主體，既是信息的接受者，也是信息的制造者、組織者和傳播者。參與性、社會性、開放性和對等性是Web2.0的重要特點[7]。web3.0，也有人稱為Sementic web，語義網。由本體、語義查詢、人工智能、智能代理、知識結點、語義知識管理等構成[8]。這是一種能夠理解人類語言的智能網絡，它不但能夠理解人類的語言，而且還可以使人與電腦之間的交流變得像人與人之間的交流一樣輕松，網絡信息的獲取由“推送”變為“拉動”。人們將感受到網站變得更人性化，搜索引擎對結果的聚類做得更好[9]。

表2 Web1．0與Web2．0的比較[10]

三、互聯網環境下的檔案信息服務

（一）檔案信息服務的方式

傳統的檔案信息服務的方式主要有檔案原件借閱、檔案復制品提供利用、綜合檔案內容編寫、書面材料提供利用等。檔案提供利用服務的途徑有：閱覽室閱覽、檔案外借、制發檔案證明、制作檔案復制件、舉辦檔案展覽、檔案咨詢服務等。

（二）互聯網發展過程中的主要檔案信息服務形式

1. web1.0時代檔案信息服務主要方式

在網絡發展起步階段，各檔案館在此階段主要注重對傳統紙質檔案的電子化、數字化。檔案信息服務主要形式是建立檔案網站。網站上的信息主要以信息發布、宣傳和介紹與檔案工作相關的信息或檔案機構所擁有的信息為主，實際上就是紙質宣傳冊的網絡版。檔案信息從檔案館單向傳向檔案信息利用者。檔案機構處于主動方。該階段的檔案信息服務方式以檔案館為中心，也可以說是以檔案管理人員為中心。經網絡調查，目前區縣級以上檔案館均已建立專門的信息網站，進行檔案信息服務。以天津檔案館網站為例，網站信息主要有新聞公告、相關通知、政策法規、館藏介紹、網上展覽等信息。檔案網站的信息為單向流動，通過瀏覽網站，獲得的信息均為檔案館提供在網上的，利用者較被動。

圖2 web1．0時代檔案信息服務方式（以網站建設為主）

2. web2.0時代檔案信息服務主要方式

隨著各檔案館在檔案電子化方面都取得了一定的進展，互聯網又為檔案信息的利用提供了便利的技術條件，檔案信息服務的需求不斷提升，對檔案信息資源的整合提出了新的要求。在Web2.0時代，檔案信息服務最明顯的特點是利用微博、微信、論壇等新媒體平臺進行檔案信息服務。利用微博、微信等開展檔案信息服務，目前檔案機構利用微博開展檔案服務主要集中在以下幾個方面：檔案相關法律法規的公布及解讀、檔案文化宣傳、檔案工作相關新聞動態公布、檔案服務宣傳、檔案收集等。檔案機構可以根據實際需要，進行文字、圖片、聲像視頻、鏈接地址、轉發等形式來發布信息。微博、微信信息傳播范圍廣，其粉絲轉發效應及裂變效應可以凝聚更多有相同需求及興趣的公眾及專家、學者，在微博、微信中進行信息交流。在經驗交流及學術交流中，使專業水平及服務水平得以提升，同時可以傾聽到公眾對檔案的需求，使檔案的公開范圍擴大。信息共享及時性和服務整體水平提高[11]。

《檔案管理》雜志主辦的檔案界網站上已經開通了專業微博，浙江、天津、山東等都建立了檔案網站及微博。一些知名檔案學者也開通了微博。浙江省檔案館開通官方微博，自2013年12月發布第一條微博以來，截至2020年5月16日，共發布6617條微博，粉絲105912人。部分檔案學專家也開通微博，例如盛京落拓寒儒博主為趙彥昌，遼寧大學歷史學院教授、博導，遼寧大學中國檔案文化研究中心主任。其博文分為檔案學著作、中國檔案史、明清檔案學、中國古文書學等，自2015年3月至2020年5月，共發布博文702篇，主要以書目介紹、學術文獻介紹為主。

微信平臺的信息推送服務是依托館藏進行相關內容的編寫，作品原創性強，同時又具有地域特色。語言具有可讀性，用戶易懂，且易于接受。更值得注意的是在推送的內容上，選題更貼近公眾關注的熱點，接地氣。推送內容體現了地域文化特色和檔案特色，并與社會熱點相結合，這是能吸引公眾興趣的關鍵所在。微信公眾平臺強大的功能允許公眾平臺設置多重自動回復，包括添加回復、關鍵字回復等，這樣就可以滿足用戶需求。對于自動回復無法解決的問題，可以進行人工咨詢，工作人員做出及時的回應，形成與用戶的有效互動。微信公共平臺發送的信息，每個關注的人都能看到，這相比微博來說，實時性更強。因為如果關注微博數量太多，看到的最新內容都是隨機的，只是得到關注微博的部分更新信息，而不是全部。這也是微信優于微博的一個地方[12]。

在這種服務模式下，檔案信息傳遞由單向變為雙向，有利于檔案機構改進自己的工作，也利于檔案利用者對檔案信息的發現和吸收知識，提高信息的利用率。

圖3 web2．0時代檔案信息服務主要方式

3. web3.0時代檔案信息服務方式

隨著檔案數字化工作的不斷推進，信息化程度不斷提高。互聯網為打破空間、時間限制來獲取信息提供了條件，在互聯網環境下，為解決檔案信息封閉、分散與檔案信息利用者需求之間的矛盾，互通共享成為檔案利用的目標。檔案信息資源利用平臺的建設在探索中不斷推進。檔案信息資源利用平臺能夠整合一定的檔案信息資源，使檔案利用者能夠利用最少的查詢途徑來獲得最多的檔案信息，提高利用效率。例如中國開放檔案共享平臺，收集了50個省市檔案館的開放檔案，頁面設置搜索引擎，支持全文搜索、主題搜索、關鍵詞搜索等。中國檔案知識服務平臺，是集檔案資訊、檔案工作、檔案科研于一體的檔案知識服務平臺，該平臺融合了各類檔案信息資源以檔案局（館）工作需求為導向，依托資源聚類整合和知識挖掘技術，以專業的資源、全新的視角、強大的整合應用功能為檔案局（館）人員提供全面、系統、及時、準確的檔案知識服務。

表3 幾個檔案信息共享服務平臺典型

檔案信息服務模式經歷以檔案電子化為核心的階段到利用互聯網技術的變革以社交媒體利用為核心，再到以檔案信息資源建設為核心的服務方式。檔案信息服務發展經歷了從以檔案人員為主導到以用戶需求為主導的變化。檔案利用服務也從檔案信息資源建設轉變為檔案信息資源整合與共享。未來檔案信息服務模式的發展方向將是充分應用現代信息技術和網絡通信技術，構建高度現代化、集成化、智能化的檔案信息服務系統，它是以檔案人員為紐帶、以檔案用戶為中心、以檔案資源為基礎、以信息技術為支撐開展檔案信息服務活動，以達到檔案信息數據化、檔案管理自動化、信息傳遞網絡化、檔案服務智能化標準的新型服務模式。

四、檔案信息服務發展趨勢研究

圖4 以檔案管理中心為核心的檔案信息服務模式

目前我國檔案信息化建設取得了不少成就。但是也存在很多問題。一是檔案信息化水平參差不齊。由于不同地區檔案館（室）的預算、人員配置等問題，信息化水平推進程度不一。部分地區已經達到數據異地存儲、檢索，也建立了一站式服務平臺，但也有部分檔案館（室）還處于紙質檔案電子化階段，很多檔案還沉睡于檔案架中，無人問津。二是各地檔案館（室）在檔案信息共享方面也存在一定的壁壘，檔案信息的整合程度欠缺。三是在部分檔案信息共享平臺上，缺乏檔案信息整合與篩選、分析。不少檔案館進行檔案信息共享，僅僅是將電子化檔案進行提供，缺乏檔案信息的真正整合。

筆者認為，在互聯網時代，國家應建立檔案信息管理中心，對全國檔案館的數據資源進行統一管理，進行檔案信息服務平臺的建設、資源整合、知識挖掘等工作。檔案信息管理中心的定位與根本任務是對全國檔案信息進行信息化管理與指導，進行專業的檔案信息資源整合與檔案信息挖掘，并提供檔案信息服務。檔案管理中心的一大特點就是專業性。檔案信息管理中心的工作人員拋開檔案管理的其他工作，專心做檔案信息收集及檔案信息整合，根據檔案的利用情況，進行檔案信息挖掘，并在檔案利用者利用過程中提供專業的指導，必要的情況下，根據檔案管理者的需求，為其提供最準確的檔案信息。檔案信息管理中心是進行檔案信息服務專業化的一個有效途徑，能夠解決目前在檔案信息服務過程中存在的主要問題。培育并建設懂得檔案業務，又兼具計算機、網絡、統計分析、數據挖掘等技術的專業人才隊伍，為用戶提供綜合性的、高質量的檔案信息服務。

檔案信息服務中心能夠提高檔案信息服務水平，主要體現在以下幾方面：

（一）推進檔案信息服務個性化發展，不斷創新服務方式

互聯網時代為檔案信息服務個性化發展提供了前所未有的便利，互聯網技術的發展使檔案信息的利用方式及利用范圍都有了前所未有的擴展。這對檔案信息服務來說是挑戰也是機遇。部分檔案信息服務平臺的建設，給用戶提供了個性化的推送及相關服務，這對檔案信息利用者來說，相對程度上提高了服務效率。服務個性化其主要解決的是檔案信息內容龐大與用戶需求不能快速匹配的矛盾。目前的相關技術更趨向于對服務內容進行推送，在大數據背景下，這種服務有利有弊，有時所看到的內容是經過篩選后的內容，可能篩除了真正需要的內容，呈現的內容是大數據技術想讓你看到的內容，而如果這種技術出現偏差，不僅不利于提高檔案信息服務的效率，反而會影響檔案信息服務的質量。所以，檔案信息服務個性化服務，需要對檔案利用者的個人需求信息庫建設更加完善與精準。目前相關服務平臺及社交媒體成為檔案信息服務個性化服務的主要陣地。檔案信息服務中心的建立能夠在檔案信息資源更豐富的平臺上提供更加精準、更智能的檔案信息服務。

（二）加強檔案信息服務知識化發展，不斷創新服務內容

檔案服務的知識化發展，最核心的部分就是檔案信息的挖掘及可視化呈現。檔案最本質的作用是憑證作用和情報作用，它最真實、客觀地記錄了某段歷史，保持其原汁原味，在檔案信息服務過程中，要注重檔案信息的挖掘，通過多件檔案中信息的關聯性，進行知識挖掘，并通過篩選、處理，解決現實存在的問題。檔案信息知識化發展就是將傳統檔案信息服務向數據分析與數據挖掘方向轉變。從海量的檔案數據中發現利用規律，預測利用趨勢，挖掘檔案信息價值。

（三）提高檔案信息服務平民化水平，不斷擴大服務范圍

服務范圍的擴大，包括兩方面，一方面是服務對象的擴展，一方面是服務內容的擴展。互聯網技術的發展及社交媒體的普及極大地推進了檔案信息平民化的服務水平。檔案信息內容的擴展也是提高檔案信息服務平民化水平的重要措施。只要是屬于公開檔案的，簡化利用程序與利用門檻，讓更多民眾獲取自己感興趣的檔案信息。檔案取之于民，用之于民。更加注重民生檔案的收集與利用。

（四）實現檔案信息服務體系整體化，不斷加強檔案資源整合

檔案信息服務體系的整體化，需要技術融合、資源整合，加強檔案信息管理中心建設。目前在檔案服務體系化建設中存在檔案信息化進程不一致問題。特別是對于基層檔案館（室）來講，在檔案管理過程中配備的設備、人力、財力不均衡，可能會導致檔案管理水平、電子化水平、信息化管理水平參差不齊，這就是在檔案信息服務體系化建設道路上的最主要的障礙。建立檔案信息管理中心，能夠對本行政區域內檔案信息化進行統籌推進，必要時提供技術、人力、財力上的指導與幫助，這樣更容易實現檔案服務體系的整體化水平。