簡析現代企業辦公室管理工作的優化與完善

劉喜峰

摘要：國內的經濟發展環境比較優良，企業的經營過程中，大環境方面相對穩定。但是，企業內部的辦公室管理，引起了社會上的高度關注。辦公室制度不健全問題、辦公室管理缺乏公正的依據、管理團隊不專業等等，這些對于企業造成的打擊和危害非常突出，應進一步加強管理的優化。

關鍵詞：企業;辦公室;管理工作

企業發展與創新，離不開辦公室的和諧辦公，但偏偏很多辦公室管理，都在按照傳統的等級模式來管控，看似在等級上比較分明，實際上的責任不夠清晰，在矛盾、沖突解決方面，缺少足夠的依據，工作環境不夠樂觀，導致企業內部消耗不斷增加，在辦公環境上不斷惡化，造成人才流失非常嚴重，不利于企業競爭實力的提升。

一、辦公室管理的原則

企業的經營與生存，不僅僅是需要在自身的業務能力上不斷提升，更加需要在內部的管控上保持和諧。正所謂“千里之堤潰于蟻穴”，企業想要在市場占有率方面大幅度提升，需要具備足夠優秀的團隊來奮斗。辦公室管理的問題存在，已經不是一天兩天了，各類思維上的錯誤、工作上的薄弱、合作上的漏洞，都在持續增加，對于這樣的現象，必須在處置的過程中，按照一定的原則來完善。辦公管理的目的，在于對日常辦公的效率、質量進一步提升。所以，對辦公室的管理態度不端正問題，以及辦公過程中的不專業問題，需進一步的改善。禁止在辦公室當中散步不當言論，保持工作的專業性。日常對員工的管理，不僅僅是局限在打卡方面，需要關注他們的工作實力，以及對同事提供的幫助，尤其是單純將功勞據為己有、且工作不上心的員工，應進行有效地辦公室教育，加強專業辦公團隊的建設，要求辦公室的員工，能夠對自己的工作，有一個清醒的認知，大家需要通過工作來實現自己的職業規劃和價值，而不是為企業添堵、為他人添堵。

二、辦公室管理的對策

（一）健全管理制度

現代化的辦公室不僅在環境上非常的優良，同時具備的基礎功能服務不斷增加，此時對于管理制度的健全程度，需要進一步的提升，大家必須各司其職，不存在誰高誰一頭的情況。辦公室日常打卡需嚴格按照上下班時間要求來完成，禁止出現遲到早退現象，對于有特殊情況的員工，需要提前與部門主管進行溝通和報備，并且在打卡系統中進行操作，避免出現工資誤扣的現象。辦公室資源使用過程中，保持專業性使用。打印材料或者是復印文件的過程中，根據開會使用的數量，以及部門主管的要求來進行打印、復印;堅持落實無紙化辦公。對于辦公室的矛盾解決，進行呈報決，要保持相互理解，并且在崗位之間的相互協助上進一步提升。

（二）創新管理方法

辦公室管理的難度在于，每一個員工都具有自己的職位和要求，但是偏偏很多人存在一種不切實際的想法，總覺得自己的職位非常重要，其他人都是可有可無的。部門主管的日常工作中，需要承接領導的吩咐和要求，對于員工的工作安排保持精細化、合理化，對加班等問題進行溝通解決，管理者的確擁有一定的權力，但是還沒達到凌駕所有人的地步。秘書方面的管理，要求對秘書工作流程進行完善，對于日常辦公流程、緊急事件處理和報告流程等，保持獨立性設計和應對，確保秘書在輔助管理過程中，能夠對自身的作用和職責有效地發揮。公司的制度和規章設計，就是為了遵守和約束，如果有人不想遵守，那他就得承擔相應的責任和義務，不能得到好處又推卸責任，這對于辦公室管理的氛圍，必定造成惡劣的影響。管理工作的實施層面上，執行高度的尊重管理，每一名員工在自己的工作崗位上，都擁有獨特的工作價值，大家的工作也保持高度的獨立性。因此在辦公室批評的過程中，要保持就事論事，禁止出現人身攻擊的現象。

（三）堅持以人為本

目前，很多企業都意識到，辦公室管理已經不僅僅是內部和諧的手段，更加決定了企業的發展方向。很多大型的企業對此都非常重視，如果在內部管理上不夠優秀，那么外部工作必定出現嚴重的混亂現象。所以，辦公室管理的過程中，必須堅持以人為本。大家在工作過程中，是通過自己奉獻的力量和職位的要求來獲得經濟收益與勞動報酬，按勞分配是國家要求的理念，沒有任何企業可以去凌駕和改變。以人為本的文化、思想，符合辦公室管理的走向和要求。辦公室管理工作的落實離不開管理主體，即人的執行與組織。因此，辦公室管理工作的優化與完善也必須始終堅持以人為本，以一種人性化的管理模式，力求做到想員工之所想、急員工之所急，以期解決員工的后顧之憂，使其能夠全身心地投入到日常的崗位工作當中，找到工作的動力與希望。切實提升企業員工對工作的積極性和主動性。如此便可以在提升企業凝聚力的基礎上，使員工的思想觀念和工作作風得到有效地提升和規范，為企業各項工作的開展提供保障。員工培訓、教育方面，需結合員工自身的能力和工作崗位的需求來完成，在能力培訓、工作態度培訓、工作習慣培訓、工作制度培訓等方面循序漸進地開展，讓員工進入到公司工作后，能夠逐步地熟悉環境和明確自身的職責、義務，在薪酬福利方面高度明確，促使員工在晉級過程中有一個明確的奮斗方向。

（四）合理分工辦公室內部機構

辦公室在運轉的過程中，不同的機構設計、應用，存在差異性的影響。一般而言，和諧性質的辦公內部機構，能夠達到相互輔助的效果，同時在辦公效率、辦公質量上能夠更好地提升。辦公室的內部機構分工過程中，需保持高度的明確性，減少機構的矛盾和沖突現象，禁止出現權利分配錯誤的問題。辦公室的內部機構，需加強咨詢、信息、工作、服務等多項職能的分配。辦公室的各個機構在分配過程中，加強人員數量的合理化分配，避免造成某些部門的冗員現象，也不要出現有些部門的人才凋零問題，根據公司的業務辦理要求和經營方向，對辦公室機構的團隊建設進一步提升。辦公室機構在運轉過程中，保持相互體諒的態度，共同完成公司經營目標，體現自己的辦公價值。辦公室的內部機構安排過程中，按照“人盡其才、物盡其用”的原則來開展工作，對于工作內容當中的重復問題，直接按照工作合并模式來完成，不要造成辦公人員的冗員問題。

（五）發揮協調關系的樞紐作用

辦公室對于企業發展而言，是一個非常重要的樞紐機構，尤其是在內外關系的溝通過程中，需保持足夠的協調、互助，而且辦公室的公關能力也要進一步地提升。在外出差的工作人員，相當于工作的前線陣地，辦公室則相當于后方補給，出差人員一方面要實現遠程辦公，另一方面在與客戶接洽過程中保持友好協商，爭取為企業博取更大的效益。此時，辦公室所給予的遠程協助必須更好地改善，對信息輸送和平臺功能的塑造不斷加強，對公司的反饋信息，以及部門之間的承受能力做出正確的表達，相互之間能夠站在對方的角度來考慮，爭取實現辦公室與出差人員的協調工作。辦公室的公關工作，一定要保持態度的端正，因為態度往往決定了最終的結果。所以，公關的過程中，需要按照科學、負責的理念來完成，不僅要主動地提供服務，同時也需要在服務的規范、要求上，嚴格按照公司準則來落實，對于領導檢查和下屬反饋等，進行正確地表達，避免造成誤解的現象。

三、辦公室管理的注意事項

現代化的企業塑造過程中，對于辦公室管理的控制，需進一步加強。辦公室本身是一個競爭比較激烈的環境，大家努力工作不僅僅是為了得到高收入，更加希望在自己的權利上最大化，實現自己的職業規劃目標。越是管理層人員犯錯，越是不能姑息，否則肯定會導致辦公室管理的內部風氣出現敗壞的現象。管理制度的建設，需進一步加強法律法規的融合，這對于大家所提供的保障較高。法律法規是國家的硬性要求，只有站在這樣一個基礎上開展管理，才能得到更高的信服度。

四、結語

隨著經濟的發展和市場環境的改善，企業的進步得到了更好地環境支持，而且在自身的綜合建設上非常迅速。辦公室管理方面，對于企業的內部穩定、團結，具有決定性的影響，需進一步加強制度的設計;在約束力的提升過程中，給出明確的依據;辦公室的加班現象，嚴格遵從自愿原則，控制強制加班現象;同事關系的改善與矛盾的解決，需要根據實際情況來判斷，禁止出現“一刀切”的現象。辦公室管理的創新、進步，對于企業的發展，具有較大的影響力，需要跟隨辦公時代的發展，進行不斷地改善，一方面堅持以人為本的思想，另一方面要尊重大家的選擇，對強人所難的問題，進行更好地解決。

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