區域性開放檔案數字資源共享問題的思考

尹哲

摘要：針對新型冠狀病毒性肺炎疫情爆發期間各地國家綜合檔案館針對開放檔案利用的應對情況，本文研究了國內各省市開展區域性開放檔案數字資源共享的現狀，分析了區域性開放檔案數字資源共享存在的5個主要問題，論證了構建區域性開放檔案數字資源共享平臺的必要性，對共享平臺應具備的5個基本功能提出了建議，并對未來開放檔案數字資源共享的前景進行了預測。

關鍵詞：“互聯網+” 區域性 開放檔案 數字資源共享

歲末年初，一場突如其來、始料未及的新型冠狀病毒性肺炎疫情在湖北武漢暴發并隨之向全國擴散蔓延。針對疫情期間利用者無法現場查檔的實際情況，各地檔案館及時調整服務方式，采取通過電話和網絡查閱渠道提供代查服務的辦法，為公眾查詢檔案提供安全、便捷的服務，受到利用者的歡迎。作為檔案利用中的一類人群，開放檔案的利用者范圍非常廣泛，既包含對檔案和歷史比較關注的專家學者、研究人員，也包含對檔案知識感興趣的普通群眾。因此，開放檔案內容信息的查考一直是檔案界關注的熱點。但是開放檔案涉及的范圍廣，內容相對復雜，利用者更希望直接閱覽檔案原始內容，因此疫情期間如何采用方便快捷的方式滿足此類用戶需求顯得非常重要。

一、區域性開放檔案數字資源共享現狀

區域性的概念較為廣泛，可以包括自然區域、人文區域和經濟區域，按照目前檔案行業的普遍管理體制，區域性的含義主要是指某一省/自治區/直轄市地理范圍內的地區，也可以是跨省區域，如“京津冀”“長三角”等地區。區域性開放檔案信息資源共享的概念為：一定區域內，在不改變檔案現有的保管位置和實體所有權的情況下，根據開放檔案數字資源的特點和用戶的需求，借助各種現代技術、方法和手段，將區域內比較分散的開放檔案數字資源進行整合與重組，建立區域性的開放檔案數字資源中心或共享平臺，以增強信息之間的相關性，提高開放檔案數字資源的管理效率和利用效率，最終實現區域內開放檔案數字資源的最佳社會共享和利用。[1]因此，從發展的趨勢來看，由省級檔案館建設區域性開放檔案信息共享平臺是大勢所趨。

據統計，2018年全國各級國家綜合檔案館共開放檔案10151.7萬卷（件），同比增長了4.57%；全年接待利用者659.4萬人次，提供利用檔案2078.0萬卷（件）次，同比分別增長了0.64%、2.18%。從以上數字可以發現，全國開放檔案的數量和利用率正在逐年提高。[2]

筆者調研了除香港、澳門、臺灣以外的31家省、直轄市和自治區檔案館門戶網站，并對網站提供的開放檔案查詢服務進行了體驗。從目前情況來看，部分省市檔案部門已著手建設省級區域性開放檔案信息共享平臺，但建設內容、展現形式、取得效果均有待進一步提升。

二、區域性開放檔案數字資源共享存在的主要問題

（一）傳統的檔案服務理念相對落后

傳統的檔案服務理念是一種被動式服務模式，即利用者需要查找什么檔案，檔案館提供相應的查詢服務。檔案館的服務對象包含政府部門、科研人員、社會公眾等，對不同的服務對象應采取不同的服務模式。政府部門由于有較強的查檔意愿和明確的查檔目標，采用被動式服務模式無可厚非。而開放檔案利用的對象是科研人員和社會公眾，恰恰與被動服務模式相反，需要檔案館主動服務，將已經鑒定為開放的檔案信息資源通過各種媒介、各種形式加強宣傳，主動為利用者提供服務，給利用者一種全新的體驗。

（二）利用模式單一，用戶體驗效果差

在互聯網時代和數字化時代的今天，利用者更多的是通過網絡和信息技術來查找與傳遞信息。目前檔案館開放檔案主要利用模式仍然是要求利用者到檔案館實地查閱開放檔案原件或復制件，不能給利用者在互聯網上提供實時在線的服務是目前開放檔案信息獲取的最大難題。這將大大降低用戶查詢和檢索效率，實際體驗效果不好，滿意度很差。用戶體驗雖然沒有非常明確的標準，但是只有數字檔案共享服務的用戶體驗呈現出積極、愉快的效果時，數字檔案用戶才會再次利用數字檔案或向其他用戶宣傳推廣數字檔案共享服務。[3]

（三）現有的系統功能不完備

目前各檔案館互聯網開放檔案信息查詢服務一般只提供目錄數據檢索功能，而且檢索方式僅局限于普通關鍵字檢索，缺乏高級檢索或者模糊檢索的方式。利用者的檢索結果均為一次性查詢結果，利用者的關注條目不支持系統收藏或者標注記錄。系統更不能根據利用者檢索的關鍵字或檢索結果向利用者提供相關內容智能推送或關聯推薦。系統缺少一個便捷交流的功能以滿足利用者遇到問題或提出意見時進行信息交互的需求。

（四）數字資源整合不夠，數據類型單一

一些省市建設了區域性開放檔案信息共享平臺，但是平臺中數據量少，且類型單一。這說明平臺雖然已經建立，但是數字資源整合發布的組織工作并沒有開展好。這也可能跟系統因各地檔案館數字資源格式不同造成的兼容性不足也有關系。由于各地檔案館數字化加工標準不同造成各類數字資源格式不統一。開放檔案數據類型包括機讀目錄數據、紙質檔案數字化副本、音視頻檔案數字化副本。目前各檔案館提供查閱的數據類型多以機讀目錄數據為主，真正具備查閱內容的紙質檔案數字化副本數量極少，音視頻檔案數字化副本基本沒有。

（五）數據質量難以控制，信息安全難以保證

開放檔案共享平臺上數字資源非常少的另一個重要原因是開放檔案本身數據質量很難把控，如果檔案中包含不宜開放甚至敏感、涉密的內容，發布在互聯網上將帶來極大的不良影響。由于對檔案內容開放審查的難度較大，雖然應該高度重視檔案信息安全，但是很多檔案館對開放檔案會帶來的安全隱患顧慮更多，導致數據上網的難度很大。

三、構建區域性開放檔案數字資源共享平臺的必要性

（一）大數據時代數據整合共享是必然發展趨勢

大數據時代的到來，對檔案資源整合工作理念、方式都造成了嚴重的沖擊，并且使檔案資源數量逐漸呈上升趨勢，在人們生產與生活中發揮著越來越重要的作用，有利于提升決策科學性，提升經濟效益與社會效益。[4]在數字化時代背景下，檔案數字資源與日俱增，運用大數據技術可以為相關人員提供更為精準、快捷的查檔服務，大大提升檔案信息資源服務效能。因此，大數據時代檔案數字資源整合，有利于挖掘隱藏的信息價值，是現階段信息化的發展趨勢。利用技術融合和數據融合，實現跨層級、跨系統、跨地域的協同管理和服務，是實現檔案部門實現戰略轉型的重要手段。然而，開展檔案信息資源整合通常受到多種因素的制約，比如館藏類別的差異、地理環境的限制等。所以，有必要構建一體化的整合體系，打破“信息孤島”的格局，在“云計算”、Web2. 0挖掘技術等的引領下實現檔案信息資源的整合。

（二）互聯網時代開放檔案實現在線查檔是迫切需求

在“互聯網+”背景下，利用者獲取檔案的隨機性決定了其無論在何時面臨何種檔案需求會優先向網絡求助。利用者在使用互聯網時希望能以最短的時間、最簡單的流程通過網絡“零距離”獲取檔案信息。開放檔案在完成檔案開放鑒定工作的基礎上應該能夠實現在互聯網上查閱，即使檔案副本內容無法在線查閱，檔案目錄信息也應該完全可以在互聯網上進行查閱。通過查閱檔案目錄信息并進行預約查檔，利用者明確地了解到其具備該檔案查閱權限。除了利用者到檔案館閱覽以外，查檔結果應該可以通過系統在線授權、電子郵件、線下郵遞等方式提交給查檔人，真正實現讓數據多跑路、讓群眾少跑腿甚至“零跑腿”的“互聯網+”檔案服務。

四、建議區域性開放檔案信息資源共享平臺應具備的基本功能

（一）平臺整合管理功能

信息資源共享平臺首先應具備將不同類型的開放檔案數字資源進行整合并加以管理的功能。目前開放檔案數字資源類型主要包括機讀目錄數據庫、各類檔案數字化副本等。由于機讀目錄數據庫承擔了數據檢索的關鍵作用，因此數據庫整合后字段設置非常重要，一般來說“檔號”“題名”“日期”“責任者”“檔案館名稱”等字段應選擇保留，其他非重要的字段可忽略，而且“檔號”“題名”“檔案館名稱”等字段應設置為必填項以保證數據的準確性。由于各地檔案館數字化工作開展的水平不一，采用的數字化加工標準也不盡相同，會給數據整合帶來很大難度。建議在導入平臺前對數字化副本統一進行格式轉換，轉換后的數字化副本應保留圖像原有樣式和較高的質量，并且系統具備瀏覽時顯示數據所在檔案館水印的功能。平臺應至少設計三級用戶：一是高級管理用戶，可對系統功能和整體數據進行管理；二是一般管理用戶，由高級管理用戶分配對應權限，主要是各檔案館工作人員負責對本館數據管理、用戶交流、預約查檔確認等權限；三是普通利用者用戶，采用注冊登記的方式，具有數據檢索、原文閱覽、預約查檔等權限。

（二）平臺公眾交互功能

利用者對共享平臺的使用方法和開放檔案內容并不熟悉，通常會在遇到一些問題時需要與檔案館進行交互。利用者中非專業人士對明清檔案、民國檔案等歷史檔案內容更希望通過網絡渠道向檔案館專業人士咨詢。系統應具備留言咨詢功能，用戶提出關心的問題并由檔案館工作人員進行解答。利用者和檔案館之間需要雙向互動的平臺，檔案館通過利用者對檔案進行進一步挖掘利用，發現檔案的價值和內涵，更加重視檔案保護和開發利用；利用者通過檔案館對開放檔案的宣傳，發現自己的關注與檔案內容的契合點，更有利于對檔案內在價值的研究。

（三）平臺知識服務功能

“互聯網+”時代的檔案信息系統必須要從傳統的信息檢索平臺轉變為檔案知識服務平臺，主動向用戶提供有價值的內容推送或信息訂閱服務。沒有這些知識服務，利用者可能不知道自己的一些潛在需求；有了知識推薦，利用者的一部分潛在需求會被激發出來。在知識服務的過程中，平臺應該充分根據不同利用者的個性需求提供個性化服務。所謂個性化服務是指在充分利用現有大數據技術的基礎上，主動分析、推算用戶的檔案需求，再利用后臺推送、個性化推薦等方式將適合的檔案信息主動提供給用戶，引發用戶的關注。[5]要綜合運用語義分析、機器學習、人工智能、知識圖譜等大數據技術對海量數字資源進行分析和挖掘，探求數據之間的相關關系，發掘隱形知識和潛在價值，滿足用戶的知識需求。[6]

（四）平臺共享擴散功能

平臺數字資源經過整合以后還可以作為共享數據集在一定范圍內進行擴散。例如北京、上海、浙江等省市都在開展所在區域的大數據行動計劃，加強對政府部門、公用企事業單位及其他公共服務機構數據的統籌管理，而開放檔案數字資源可以作為檔案行業共享資源在所在區域的政務大數據平臺上進行共享。利用者需要的是內容新穎、來源廣泛、形式多樣的數字檔案，這就需要多個數字檔案共享服務平臺相互協作、互聯互通，實現數字檔案的跨地區、跨部門共享。

（五）平臺協作功能

平臺設計時不僅具有線上服務功能，在無法實現線上全流程服務的情況下，同時還應具備“線上+線下”協作功能。“線上”是指利用者登錄系統后查詢到需要的檔案目錄向檔案所在地檔案館提出預約查檔申請，檔案館線上收到申請并最終確認。“線下”是指利用者收到檔案館確認回復后到達檔案館實地調閱開放檔案查閱或獲取復制件的過程。系統將利用大廳延伸到互聯網，對于查檔要求實時性不高的請求高效地協同辦理，能夠較好地滿足利用者的實際需求。

五、結語

“互聯網+”時代各行各業的競爭越發激烈，檔案行業必須有一種居安思危的意識，在不斷的總結經驗和自我反思中才能取得進步。“互聯網+”時代開放檔案數字資源的便捷利用給檔案行業的發展帶來了新的契機，不僅僅是給利用者帶來了很大的便利，也極大地減少了檔案工作者的工作量，勢必將形成一種雙贏的局面。區域性開放檔案數字資源共享平臺的構建已經是大勢所趨，這項工作需要前瞻性的指導思想、準確的服務定位、先進的技術支持、扎實的業務基礎和有力的人才支撐。相信不久國內各地檔案部門都將積極開展此項工作，建設完善的區域性開放檔案數字資源共享平臺，讓檔案更加走向社會，讓社會了解檔案。

注釋及參考文獻：

[1]方璐.我國區域數字檔案資源整合問題與策略研究[D].南昌大學，2018.

[2]搜狐新聞.國家檔案局：讓利用者足不出戶實現查檔需求[EB/OL].[2019- 03- 29].https：//www.sohu. com/a/304689237_162758.

[3]馬仁杰，丁云芝.論互聯網+背景下我國檔案利用者心理需求特點與對策[J].檔案管理，2017（1）：30-32.

[4]付鑫.大數據時代檔案數字資源整合的難點及建議分析[J].蘭臺內外，2018（11）：13-14.

[5]陳偉斌.基于用戶體驗的數字檔案共享服務研究[J].檔案管理，2019（2）：43-44.

[6]王順，徐華.大數據時代我國數字檔案館信息服務的問題與對策[J].北京檔案，2018（10）：17-20.

作者單位：北京市檔案館