如何高效組織電視電話(huà)會(huì)議

【摘 要】 在政府工作效率提升的主觀要求下，在互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)迅速發(fā)展與普及的客觀背景下，電視電話(huà)會(huì)議越來(lái)越成為政府工作中的一種重要會(huì)議模式。本文針對(duì)目前電視電話(huà)會(huì)議中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析與探討，從五個(gè)方面提出高效組織電視電話(huà)會(huì)議的方法，為提升政府電視電話(huà)會(huì)議的辦會(huì)質(zhì)量提供理論參考。

【關(guān)鍵詞】 電視電話(huà)會(huì)議 政府 工作效率

今年，由于新冠肺炎的突至，減少人員聚集可以有效控制病毒的傳播和擴(kuò)散，最大限度的減少人與人之間的直接接觸。但同時(shí)也出現(xiàn)了一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題：人們雖然可以在一定程度上減少非必要性的聚集，如大型商演、婚禮慶典、民間集會(huì)等等，但很多在職人員無(wú)可避免的要參加一些工作會(huì)議，這就使得電視電話(huà)會(huì)議這種無(wú)需直接接觸卻可面對(duì)面交流的會(huì)議模式成為了不可缺少的溝通工具。

一、電視電話(huà)會(huì)議系統(tǒng)的積極作用

（一）在現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)突飛猛進(jìn)的今天，電視電話(huà)會(huì)議通常以視頻會(huì)議的形式開(kāi)展。這種會(huì)議系統(tǒng)可以突破空間和時(shí)間的限制，在有效避免人員聚集的情況下實(shí)現(xiàn)人與人之間面對(duì)面的溝通，這一點(diǎn)在疫情防控的非常時(shí)期，是保證政府相關(guān)部門(mén)間協(xié)調(diào)溝通的有利工具。

（二）在大力提升政府工作效率的今天，通過(guò)電視電話(huà)會(huì)議，參會(huì)人員可以及時(shí)獲得工作信息和反饋，縮短工作決策周期。會(huì)議時(shí)間上不受限制，無(wú)論是否在工作時(shí)間八小時(shí)內(nèi)，只要網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)支持，參會(huì)人員可通過(guò)一臺(tái)電腦甚至一臺(tái)手機(jī)隨時(shí)參與會(huì)議，節(jié)省“走流程”的時(shí)間，這一點(diǎn)對(duì)于政府工作效率的提升，有著重要作用。

（三）在全力構(gòu)建節(jié)約型政府的今天，電視電話(huà)會(huì)議可以減少資源浪費(fèi)。因電視電話(huà)會(huì)議可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程參與會(huì)議，無(wú)論是原始會(huì)議模式所需要的會(huì)議空間、還是參會(huì)人員路途來(lái)往時(shí)間以及差旅費(fèi)用，都可以降低甚至清零。原始的會(huì)議模式無(wú)可避免的要發(fā)放資料，存在一定程度的紙張浪費(fèi)現(xiàn)象，而電視電話(huà)會(huì)議可以實(shí)現(xiàn)電子文檔共享，降低了政府的行政成本。

二、電視電話(huà)會(huì)議應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題

目前，電視電話(huà)會(huì)議系統(tǒng)已經(jīng)相對(duì)成熟，硬件設(shè)施和軟件服務(wù)基本能夠滿(mǎn)足日常應(yīng)用需求。但在應(yīng)用過(guò)程中，仍存在一些問(wèn)題：一是會(huì)議環(huán)境網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定問(wèn)題;二是會(huì)議內(nèi)容安全問(wèn)題;三是會(huì)議系統(tǒng)相應(yīng)功能問(wèn)題;四是突發(fā)情況緊急預(yù)案問(wèn)題;五是會(huì)務(wù)服務(wù)專(zhuān)業(yè)性問(wèn)題。

（一）會(huì)議網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定問(wèn)題。互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展至今更新了數(shù)次，網(wǎng)絡(luò)速度從2G發(fā)展到如今的5G，大大提升了數(shù)據(jù)傳輸速度。然而，高速不等于穩(wěn)定，我們?cè)谌粘Ｊ褂镁W(wǎng)絡(luò)過(guò)程中，常常能夠遇到信號(hào)忽然丟失的情況，容易導(dǎo)致參會(huì)人員錯(cuò)過(guò)會(huì)議重要內(nèi)容。

（二）會(huì)議內(nèi)容安全問(wèn)題。電視電話(huà)會(huì)議系統(tǒng)需要網(wǎng)絡(luò)支持，而網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開(kāi)放的環(huán)境，黑客攻擊、信息泄露、數(shù)據(jù)被盜都是很常見(jiàn)的問(wèn)題。尤其在政府工作會(huì)議上，無(wú)可避免的會(huì)出現(xiàn)許多敏感涉密信息，一旦出現(xiàn)信息泄露，有可能造成無(wú)法挽回的損失。

（三）會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)用功能調(diào)試問(wèn)題。目前電視電話(huà)會(huì)議系統(tǒng)主要支持的功能就是多點(diǎn)溝通，參會(huì)者可以收到其他會(huì)場(chǎng)的聲音、影像，還可以發(fā)送電子演示內(nèi)容，基本滿(mǎn)足日常需求。但圖像采集鏡頭相對(duì)固定，類(lèi)似云臺(tái)、操控轉(zhuǎn)向方面的功能較少，無(wú)法捕捉到每一個(gè)參會(huì)人員的細(xì)節(jié)。人員之間的溝通也是公開(kāi)的，無(wú)法做到兩個(gè)參會(huì)人員之間點(diǎn)對(duì)點(diǎn)私密數(shù)據(jù)傳輸，容易導(dǎo)致信息溝通不暢。另外，在視頻及音頻輸入方面，高分辨率的攝像機(jī)以及調(diào)音臺(tái)、PC音箱和麥克風(fēng)之間的回音控制，對(duì)操作人員有著較高的專(zhuān)業(yè)性要求，這一點(diǎn)相對(duì)欠缺。

（四）突發(fā)情況緊急預(yù)案問(wèn)題。停電、網(wǎng)絡(luò)斷開(kāi)、共享屏幕點(diǎn)錯(cuò)文件、音視頻播放出錯(cuò)、雜音等等，都會(huì)對(duì)電視電話(huà)會(huì)議產(chǎn)生干擾甚至中斷。

（五）會(huì)務(wù)服務(wù)專(zhuān)業(yè)性問(wèn)題。電視電話(huà)會(huì)議的會(huì)務(wù)服務(wù)主要包括會(huì)議環(huán)境、辦會(huì)質(zhì)量、辦會(huì)效率。這三點(diǎn)目前做的還不到位。

三、高效組織電視電話(huà)會(huì)議

我們可以從目前存在的這些問(wèn)題入手，多方面去為參會(huì)人員提供一個(gè)現(xiàn)代化的、科學(xué)的電視電話(huà)會(huì)議環(huán)境。

（一）穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。會(huì)議期間大量的數(shù)據(jù)交流與傳輸會(huì)引發(fā)網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定的情況出現(xiàn)。為了盡可能的降低這種情況對(duì)會(huì)議產(chǎn)生的不良影響，可以考慮從兩個(gè)方面著手，保證會(huì)議質(zhì)量。一方面，網(wǎng)絡(luò)帶寬的選擇、設(shè)施的配置、參會(huì)人員使用的終端設(shè)備，都應(yīng)選擇現(xiàn)有條件下最高標(biāo)準(zhǔn)的配置，這樣在一定程度上可以降低網(wǎng)絡(luò)信號(hào)不穩(wěn)定的現(xiàn)象發(fā)生幾率。另一方面，因客觀原因無(wú)法保證網(wǎng)絡(luò)信號(hào)暢通時(shí)，就需要做兩手準(zhǔn)備。首先是會(huì)前備份，如會(huì)議日程及內(nèi)容不涉密，可以考慮提前將會(huì)議材料發(fā)送至參會(huì)人員信箱，這樣既可以使參會(huì)人員做到心中有數(shù)，會(huì)議進(jìn)程中有的放矢，同時(shí)也可以有效避免因網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定而錯(cuò)過(guò)的重要會(huì)議內(nèi)容。其次是會(huì)后備份，會(huì)議進(jìn)行過(guò)程會(huì)有視頻資料留存，及時(shí)的進(jìn)行加密備份，有助于信息備忘和查找。

（二）安全的會(huì)議環(huán)境。為了保證會(huì)議的網(wǎng)絡(luò)安全，一般會(huì)在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間架設(shè)一層防火墻，阻斷非法數(shù)據(jù)盜取行為。但這只是從單一層面預(yù)防信息被盜取，為了全方位保障電視電話(huà)會(huì)議的安全性，建議從網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建和參會(huì)人員兩個(gè)方面入手，保障會(huì)議的安全性。一方面，是基礎(chǔ)設(shè)備的完善。除了內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間架設(shè)防火墻外，還可用DES加密系統(tǒng)對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行加密，即使會(huì)議內(nèi)容被盜，也有加密系統(tǒng)保護(hù)，偷盜者相當(dāng)于竊取了一個(gè)打不開(kāi)的保險(xiǎn)箱;VPN技術(shù)也可以對(duì)會(huì)議數(shù)據(jù)進(jìn)行底層加密，數(shù)據(jù)的傳播通過(guò)專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)通路實(shí)現(xiàn)，這樣可以阻隔外部網(wǎng)絡(luò)的惡意侵入。另一方面，是參會(huì)人員的嚴(yán)格審核。應(yīng)在不影響會(huì)議內(nèi)容的前提下盡可能的減少參會(huì)人數(shù)，確保參會(huì)人員的資格符合會(huì)議級(jí)別。設(shè)專(zhuān)人對(duì)參會(huì)人員身份信息進(jìn)行認(rèn)證，確保無(wú)關(guān)人員被隔離在會(huì)場(chǎng)之外。對(duì)參會(huì)人員所使用的設(shè)備終端進(jìn)行審核，確保與會(huì)議無(wú)關(guān)的信息端口被隔離在會(huì)議系統(tǒng)之外。

（三）豐富的會(huì)議功能。在電視電話(huà)會(huì)議系統(tǒng)中，會(huì)議所有信息都處于一個(gè)開(kāi)放的共享狀態(tài)，無(wú)法私下溝通。有時(shí)參會(huì)人員為了及時(shí)溝通，往往需要借助第三方交流軟件，如微信、QQ等，這種情況容易導(dǎo)致信息泄露，降低會(huì)議的效率。解決這個(gè)問(wèn)題，會(huì)議系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司可以研發(fā)一些新功能：如私聊窗口、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)文件傳輸，增加電子手寫(xiě)板這樣的輔助設(shè)備，有助于參會(huì)人員直接在會(huì)議文件上進(jìn)行修改或者簽字。為了使這些設(shè)想更具可操作性，應(yīng)定期組織關(guān)于電視電話(huà)會(huì)議系統(tǒng)使用方法的人員培訓(xùn)。熟練地使用會(huì)議系統(tǒng)，也是幫助豐富會(huì)議功能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（四）完備的應(yīng)急預(yù)案。突發(fā)事件的幾率雖然相對(duì)較低，但也是存在的。尤其是有高等級(jí)政府人士參與的會(huì)議，一旦出現(xiàn)了停電、音視頻播放卡頓、麥克風(fēng)無(wú)聲、會(huì)場(chǎng)音響系統(tǒng)雜音等情況，后果是非常嚴(yán)重的。為了最大限度的避免此類(lèi)事件發(fā)生，應(yīng)做好完備的應(yīng)急預(yù)案。

會(huì)議開(kāi)始前，與電力部門(mén)溝通好，確定近期有無(wú)檢修停電計(jì)劃。如有條件，可配備功率適合的發(fā)動(dòng)機(jī);在已選定的會(huì)場(chǎng)，應(yīng)多次彩排播放會(huì)議上需要用到的音視頻內(nèi)容，確保音視頻原件無(wú)損壞，播放設(shè)備無(wú)故障;會(huì)議期間需要用到的所有揚(yáng)聲器，包括麥克風(fēng)與功放音響，都應(yīng)反復(fù)調(diào)試檢查，確保電源充足，無(wú)短路虛接現(xiàn)象;在相對(duì)安靜的會(huì)場(chǎng)環(huán)境下，應(yīng)反復(fù)測(cè)試音響設(shè)備的雜音及回音情況，配備專(zhuān)業(yè)的調(diào)試人員。

（五）專(zhuān)業(yè)的會(huì)務(wù)服務(wù)。一是會(huì)場(chǎng)的選擇和布置。電視電話(huà)會(huì)議通常會(huì)出現(xiàn)主會(huì)場(chǎng)與分會(huì)場(chǎng)同時(shí)召開(kāi)會(huì)議的情況，在會(huì)場(chǎng)選擇上就要考慮全面。主會(huì)場(chǎng)的主席臺(tái)對(duì)面及兩側(cè)應(yīng)留有足夠的空間，方便布置屏幕。同時(shí)也要充分考慮屏幕的高度是否適合參會(huì)人員觀看，太高或者太低都會(huì)造成參會(huì)人員視角的不舒適，如果主席臺(tái)較寬，則應(yīng)多布置一些屏幕，避免參會(huì)人員扭動(dòng)頭部。屏幕的尺寸應(yīng)根據(jù)主席臺(tái)與屏幕間的距離合理選擇，太大會(huì)導(dǎo)致眩暈，太小會(huì)影響清晰度。分會(huì)場(chǎng)一般不設(shè)置主席臺(tái)，所以可以應(yīng)盡量選擇影院式的階梯會(huì)場(chǎng)，這樣可以保證參會(huì)人員對(duì)屏幕的視取度。屏幕也應(yīng)該盡量選擇尺寸大的，滿(mǎn)足階梯式會(huì)場(chǎng)所坐人員端坐平視可見(jiàn)。分會(huì)場(chǎng)還應(yīng)設(shè)置與主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一的會(huì)標(biāo)，并通過(guò)技術(shù)手段將主會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)視頻同步播放。二是會(huì)前的準(zhǔn)備工作。會(huì)務(wù)服務(wù)需要兩組人員：會(huì)務(wù)組織人員和技術(shù)保障人員。會(huì)前準(zhǔn)備過(guò)程中，必須要確保兩組人員無(wú)縫銜接，召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)建立兩組人員工作聯(lián)絡(luò)機(jī)制，落實(shí)責(zé)任分工。技術(shù)保障人員應(yīng)配合會(huì)務(wù)組織人員做好設(shè)備調(diào)試，逐一檢查各項(xiàng)設(shè)施。技術(shù)保障人員要確保音視頻同步，避免出現(xiàn)掉線(xiàn)等情況，做好雙路保障。為預(yù)防突發(fā)事件，應(yīng)做好會(huì)議畫(huà)面切換，視頻采集人員應(yīng)準(zhǔn)確把握會(huì)議全景和重點(diǎn)環(huán)節(jié)畫(huà)面的轉(zhuǎn)換，當(dāng)主持人或者是主要領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人作講話(huà)，鏡頭應(yīng)充分展示。同時(shí)要適時(shí)展示每位領(lǐng)導(dǎo)的單人畫(huà)面。主會(huì)場(chǎng)與分會(huì)場(chǎng)的全景應(yīng)輪流展示，這一點(diǎn)，在會(huì)前，應(yīng)根據(jù)會(huì)議的整體預(yù)算時(shí)長(zhǎng)，做出計(jì)劃。三是會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作。會(huì)議進(jìn)行中，首要任務(wù)是確保各項(xiàng)會(huì)議議程能夠按照既定方案執(zhí)行，避免突發(fā)情況，維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序。如遇突發(fā)情況，應(yīng)立刻采用備選方案，及時(shí)采取措施。會(huì)場(chǎng)設(shè)備即使在之前已經(jīng)調(diào)試過(guò)，在會(huì)議開(kāi)始前30-60分鐘，也要再次確認(rèn)，所有攝像機(jī)角度合適，所有播放內(nèi)容準(zhǔn)確到位。會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，應(yīng)有會(huì)務(wù)服務(wù)人員及技術(shù)保障人員全程跟蹤，隨時(shí)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況作出調(diào)整和應(yīng)對(duì)。

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作者簡(jiǎn)介：杜維翰（1986-），女，黑龍江大興安嶺地區(qū)行政公署工作人員，碩士在讀，研究方向?yàn)楣补芾怼?/p>