事業單位檔案管理工作的優化路徑探討

張希霞

摘 要 隨著我國科學技術的不斷進步，檔案管理工作發生了變化。檔案管理是事業單位的基礎工作，其記錄并運轉著單位的信息資源。新形勢下，將信息化融入檔案管理工作，不僅能提高工作效率，還能使工作內容更加全面。本文對新形勢下檔案管理工作存在的問題進行分析，并探討管理工作的創新路徑。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 優化措施

一、引言

改革開放以后，我國經濟與社會實現了快速發展，科學技術突飛猛進，信息管理逐步向數字化轉變，急需創新改革檔案管理工作。為此，各事業單位應充分結合自身情況，適當優化檔案管理方式，有效提升工作質量和效率，提高檔案管理工作在事業單位中的受重視程度。

二、事業單位檔案管理工作優化的重要性

對事業單位而言，檔案管理工作是必不可少的重要任務之一，其意義在于為整個單位搜集相關信息，并將信息內容傳達給決策人員，為后續的工作奠定基礎。而做好對檔案管理工作的創新優化，對我國事業單位的長遠發展有重要的價值：

首先，通過對相關管理檔案人員的培訓，進一步提升檔案管理工作的效率，管理成效自然上漲。其次，通過引入信息化的管理方法，使檔案管理工作的效率獲得全面的提高，使相關的工作人員能夠在最短的時間內使用相關信息，助力事業單位的工作效率提升。最后，通過對管理工作的優化和完善，能夠發現過往工作中可能存在的問題與不足，并提出有針對性的解決方法與策略，從根本上幫助單位實現全方位的進步，完善相關工作。

三、新形勢下檔案管理存有的問題

（一）人員素質參差不齊

檔案管理屬于綜合性較強的管理工作，新形勢下的檔案管理工作對管理人員的專業水平有很高的要求。在實際的檔案管理工作中，許多管理人員的專業素養不夠高，文化程度、理論水平參差不齊，沒有足夠的實踐能力。由于事業單位對檔案管理工作的不重視，檔案記錄、整理和分類都沒有嚴格的要求，管理人員不能按照統一標準進行檔案管理。檔案工作人員沒有經過專業培訓，新的設備和技術得不到充分利用，其綜合素質不能滿足新形勢下檔案管理的需要。

（二）管理制度不完善，信息化設備落后

在科技水平不斷提高的背景下，不進則退的危機感在各行各業悄然而生，也激勵著事業單位各項管理工作的方式變革。值得注意的是，不能只注重管理形式的創新，而忽視內容與制度的完善，負責會導致檔案管理工作效率低下。

在信息革新時代，更多新的管理手段與方式在我國各個層面的工作領域推廣開來，其中不乏新的檔案管理方式，比如使用信息技術進行檔案管理。

一方面，在我們的日常管理工作中，雖然很多部門已經引進了現代化技術，但是其使用范圍并沒有理想中那么廣泛，更多工作人員依舊在使用傳統的管理方式。

另一方面，只更新部分設備，會導致相關設備不配套或不能共享的狀況出現，甚至在檔案管理與其他單位的聯通中，因調取手段落后，出現了一些不必要的麻煩。舊的設備安全性能差，與新設備一起使用，對事業單位檔案的整體安全構成了較大的威脅。從宏觀層面看，事業單位的檔案管理模式與設備均處在較低的信息化層面，對現代化設備的使用有限。因此，我們應當從軟件和硬件兩方面入手，不僅要改進設備，還應當對管理制度進行革新，設置新機制以配合新設備的使用，兩相融合，同步發展，才能實現對檔案的高效管理和高水平管理。

（三）不夠重視檔案管理

很多事業單位沒有認識到檔案管理工作的重要性。單位不夠重視對檔案的管理工作，沒有在正式管理日程中加入檔案管理項目。單位沒有設立專門的檔案管理機構，未對檔案管理進行明確的規劃，只將檔案管理納入辦公管理，導致檔案管理工作失去了應有的獨立性。事業單位普遍不夠重視對檔案的專業管理工作，檔案管理沒有配備基礎的硬件設施，影響了管理工作的有效開展，導致檔案收集內容不全面、資料擺放雜亂、資料缺失。

四、事業單位檔案管理工作的優化路徑

（一）提高檔案管理人員的專業素養

事業單位的檔案管理工作，從本質上來看離不開專業、高素質的人員，只有做好對專業人才的管理工作，才能最大限度地保證檔案管理工作的意義，實現可持續發展的目的。

要做好對相關人員的實時培訓工作。除了定期對管理人員開展專業知識的培養工作外，事業單位還需要為專門的管理人員開展責任意識的培養工作，確保每一位工作人員都具備良好、端正的工作意識，以更高的要求約束自己的檔案管理工作，同時也豐富檔案管理人員的知識儲備，促使其多使用現代化的信息手段，完成檔案管理的相關工作。為了獲得更好的管理成效，還需要在事業單位內部組織一支專門的管理隊伍，由經驗豐富的檔案管理專職人員以及具備前沿信息科技使用能力的人才組成，共同為提升檔案管理成效發揮自己的力量，推動事業單位實現可持續發展。

（二）更新設備，實現管理信息化

單位需要加大對管理經費的投入，只有經費充足，才能保證基礎設施的合理建設。在購買基礎設施時，單位需要結合檔案管理的實際需要和實際情況，及時更換不符合檔案管理需求的設備，為檔案管理實現信息化奠定良好的硬件基礎。應推動檔案管理的信息化，將信息化與檔案管理有效結合在一起。通過檔案管理的信息化，能解決傳統管理分類不完善、效率低的問題，提高檔案應用于管理的效率，進而實現對檔案的資源共享和有效管理。

（三）完善規章制度

為確保檔案管理工作的順利開展，需要根據單位的實際情況制定相應的規章制度，并確保規章制度的合理性和科學性。檔案管理的規章制度需要具備良好的可操作性、實用性與可行性，才能更好地引導和規范檔案管理工作。針對檔案管理制定科學的規章制度，不僅要約束管理工作者，還要約束機制主導人員，并確保制度體系的嚴肅性和公正性，從而實現管理工作的高效性、靈活性和科學性。

（四）引進新技術和新設備

在技術革新的新形勢下，事業單位的檔案管理工作需要引進新設備和新技術，以便與已經引進的新設備形成配套設施。設備的更新會大大提高工作效率和與其他部門、單位的連接度。建立全面的電子檔案，管理人員全面掌握信息管控能力，也有利于豐富檔案內容，創新檔案使用方式，提高檔案管理的內部地位，建立平等和諧的內部結構。

五、結語

檔案管理是事業單位的基礎工作。單位沒有意識到檔案管理的重要性，導致檔案管理出現多種問題。新形勢下的檔案管理對管理工作有更高的要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要創新管理模式、轉變管理者的思維、培養專業的檔案管理人才、完善管理制度和流程，并及時更新設施設備，推動檔案管理與信息化技術的有效結合。

（作者單位為白山市職業教育中心）

參考文獻

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