試析高速公路項目檔案管理的現狀與控制措施

鄒曉媚

摘要：項目檔案作為高速公路工程建設中重要環節，檔案管理不僅是公路項目管理的重點，也是公路后期檢查、驗收、管理和擴建的重要依據。本文以梅大高速公路梅州東環支線項目為例，就高速公路項目檔案管理的現狀進行了分析，并提出了檔案管理的控制措施。

關鍵詞：高速公路;檔案管理;合同管理;制度建設;過程控制

項目檔案是工程建設質量管理、安全生產、進度控制等方面的原始記錄，是工程建設實施過程中各個環節的真實記錄，是工程竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理和今后改、擴建的原始依據。可見，高速公路項目檔案管理工作對整個工程項目管理具有重要作用，但不同的參建單位對檔案管理重視程度存在著較大的差異，檔案管理工作仍有待完善。本文結合工程實例，著重就高速公路項目檔案管理的現狀與控制措施進行探討。

一、項目概況

梅大高速公路梅州東環支線項目（以下簡稱“本項目”），位于梅州市梅縣區境內，起于梅縣區丙村鎮聯合村，設置丙村樞紐互通立交與S12梅大高速公路相接，跨梅江、省道S223、省道S224、國道G205及漳龍鐵路，終于城東鎮竹洋村，設置竹洋樞紐互通立交與G25長深高速公路相接。項目全長15.08km，為設計速度100km/h的雙向四車道高速公路，瀝青混凝土路面，路基寬26.0m。設特大橋1293m/1座、大橋2321.7m/4座、長隧道2157.5m/1座、中隧道683.5m/1座，全線共設有樞紐互通式立交2處，預留互通1處，全線超過30m的路塹、路堤邊坡有771m/18處。本項目橋隧比為42.81%，其中橋梁比例為23.97%，隧道比例為18.84%。

根據項目特點，為更好地促進“三同時”管理目標，打破以往項目檔案后收集后組卷的傳統觀念，本工程采取集中管理模式，制定了詳細的季度移交管理辦法;與此同時，從源頭上確保內業資料與現場同步。確保項目檔案完整、準確、系統和安全。

二、項目檔案的現狀

首先，在高速公路項目管理工作中，由于管理人員流動性大，加引項目易于受到工期、天氣的影響，從而導致計量結算問題的發生。其次，高速公路工程項目管理人員過于重視外業，而忽略了內業，從而導致內業資料滯后，這樣將不利于后期驗收、檢查，引發編制造假現象的發生。再次，由于檔案管理不周，原件錯漏百出，部分企業隨意簽字以謀取利益，導致廉政從業問題的發生，并形成不同的管理問題。另外，檔案管理不具備真實性，直接影響到工程質量，增加了項目管理的難度，導致勞務糾紛問題的發生。為了更有效地解決以上問題，保證項目檔案完整、準確、系統，應制定了相應的控制措施，以實現檔案的高效管理。

三、項目檔案管理的控制措施

以狠抓工程建設質量為基準，兼顧項目進度不能拖的原則，檔案工作對工程建設及營運具有重要意義，為保障項目檔案的同步、齊全、完整，本項目采取了以下系列措施。

（一）構建完善的組織機構

在施工初期，應成立公司檔案室，成立檔案管理小組，對本項目傳統紙質檔案和電子檔案進行統籌管理。組長為項目總經理，全面負責項目檔案的管理工作，下設檔案工作小組，由項目總工程師任工作小組組長，負責協調檔案管理事務，副組長具體負責日常檔案工作的檢查、指導、培訓等具體管理工作。同時，在項目建設過程中，若人員變動，則根據實際情況及時調整檔案工作。

（二）加強施工合同管理

與施工單位簽訂合同時，應以竣工文件材料歸檔的范圍、時間、質量的要求為前提，規定了施工及監理單位對檔案編制的工作要求。同時在每月工程計量中增加檔案管理環節，當月檔案工作未按業主要求完成的不予計量。在招標工作中，應按照合同規定進行，為檔案工作的有序、順利開展奠定了堅實的基礎。

（三）建立檔案工作環境

在項目建設初期，應設立了檔案室庫房，配備了密集型檔案柜、空調設備、抽濕機等檔案保管設備，定期放置防蟲片，配置了相應的消防器材，確保檔案的實體安全。本項目采用的裝具均采用了符合國標標準的科技檔案用品，檔案辦公室配備了掃描儀、電腦等設備，并要求施工及監理單位做好檔案室建設工作。

（四）領導應重視檔案管理工作，全面加強檔案檢查指導

在本項目檔案工作當中，應嚴格按照檔案專項驗收的目標和要求進行管理。首先，在項目建設實施過程中，企業應重視和支持本項目的檔案管理工作，加強項目檔案工作的進度、質量檢查，并做好檔案編制工作，以提升項目檔案工作質量。

（五）制定檔案工作計劃

本項目建設過程中，企業應根據項目施工計劃，制定檔案工作計劃，加強各類文件材料的編制時間控制，并加強與各參建單位的配合。在實際檔案工作當中，應實行目標管理方式，明確檔案工作的進度目標和質量要求，定期開展檔案管理工作的檢查，并開展檔案工作進度和質量評比，并制定相應的獎優罰差制度，以有效地提高了各個單位的檔案管理意識和工作積極性;其次，應加強檔案工作的檢查，如在檢測中發現問題，應及時下發檢查通報并跟蹤落實整改到位，通過檢查后的總結、整改和完善，有效、及時確保了項目檔案工作總體的進度和質量。

（六）形成規范文件

文件的形成是否規范，直接關系到項目檔案的內在質量。因此，應重視文件檢測工作。首先，應加強文件形成檢查，這項工作主要由監理單位完成。其次，在施工準備階段，應對施工單位文件規范形成做大量工作。同時，要針對項目檔案工作召開專題會議，明確各工程用表使用范圍，對表格的填寫數據采集進行具體要求。

（七）做好檔案工作交底，加強檔案培訓

檔案工作交底、加強檔案培訓是確保檔案編制工作順利開展的重要保證。在本工程施工前，應定期組織檔案管理人員參加項目檔案管理工作的培訓，以極大地提高各參建單位檔案管理人員的檔案管理水平。與此同時，應根據項目檔案工作的進展情況，分階段進行施檢表格填寫、收集整理、文件題名、竣工圖編制、檔案管理系統使用等檔案工作交底工作，對檔案管理過程中容易發生的問題有針對性進行培訓。

（八）統一題名排序，加強動態控制質量

在本項目建設過程中，應根據項目管理過程中形成的各類文件特點和《項目工程竣工文件編制辦法》有關要求積極組織開展預立卷工作，確保項目檔案文件題名和排序規范化，并及時制訂施工、監理單位文件資料整理排列表，并印發到各參建單位，規范案卷和卷內題名，樹立“樣板標”，以點帶面，帶動全線系統、統一地組卷歸檔。

根據項目檔案形成、收集、整理與工程建設同步的要求，本項目采取了網絡管理與實地檢查相結合的方式，做到對各參建單位檔案工作進行全過程動態管理。通過定期與不定期兩種方式現場檢查及交通建設項目電子檔案系統、QQ群和微信群等實時地對文件材料的形成、組卷、錄入過程中存在的問題進行檢查、糾正，動態掌握預立卷情況，有效地保證了文件材料的同步性、真實性和完整性。

四、結語

綜上所述，檔案管理的及時性、有效性及真實性直接影響到高速公路項目后期施工及管理的質量和效果。由于檔案涉及各個部門的日常工作，包括項目公司、監理單位、施工單位，且會涉及安全、質量、進度及成本等管理工作的協調。可見，加強高速公路檔案管理具有重要的意義。在高速公路項目檔案管理工作中，應不斷創新管理理念，提高檔案管理人員的素質，加強檔案信息化建設，提高項目檔案管理質量，促進檔案管理目標，保證項目檔案的完整、準確、系統和安全。

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