企業檔案信息化建設的路徑分析

袁金會

摘要：企業檔案是企業經營發展歷史的真實記錄，以檔案為依據，不僅可以知曉企業的過去，同時也有利于企業制定科學的發展戰略，推動企業的更好發展，因此，做好企業檔案管理十分重要。檔案信息化建設使企業提高檔案管理水平的重要手段，實現檔案信息化，可以提高檔案管理效率和質量，促進檔案信息的高效利用，更好地服務企業發展。本文就企業檔案信息化建設的路徑作了相關分析。

關鍵詞：企業;檔案;信息化建設

引言

隨著企業改革的深入，對企業檔案工作也提出了更高要求。企業檔案是企業經營發展的真實記錄，做好企業檔案管理工作對企業參與市場競爭，提高經營管理水平具有重大現實意義。基于企業發展需要，傳統的檔案管理模式已經不適用，不利于企業檔案價值的高效發揮，對此，必須加以改進和創新。信息化建設是企業檔案工作改革的重要目標，以信息化手段取代傳統的檔案工作方式，可以提高檔案工作效率，保證檔案工作質量，進而更好地發揮檔案在企業經營發展中的作用。

1 企業檔案信息化建設重要性分析

企業檔案信息化建設就是利用信息技術來推進檔案工作的有序開展的過程。對于企業而言，企業經營過程中會產生許多信息，而這些信息是企業經營發展的真實記錄，將這些信息歸成檔案，可以更好服務企業，進而有利于企業的更好發展。然而長期以來，企業檔案工作停留在傳統模式下，檔案信息靠人工采集，檔案以紙質為主，人工方式不僅效率低下，而且容易造成檔案信息的失真，而紙質類的檔案利用率不高，且在多次利用過程中會出現丟失、破損的情況，進而影響到檔案信息的真實性、完整性。推進檔案信息化建設則可以有效避免上述問題。推進檔案信息化建設，企業可以將紙質文件、聲像文件等檔案信息歸入到信息化系統，從而實現檔案的信息化操作，提高檔案管理水平，更好地服務企業發展[1]。

2 企業檔案信息化建設路徑

2.1提供檔案信息化的認識

檔案信息化建設使企業快速發展的內在要求，是提高檔案工作實效的重要手段，更是企業提高經營管理水平的重要手段。隨著企業規模的不斷擴大，檔案的作用越來越大，而要想發揮檔案的作用，企業必須認識到檔案信息化建設的重要性。一方面，要加大信息化投入，完善檔案信息化建設基礎設施，引進先進的設備，;另一方面，明確檔案信息化建設目標，將檔案信息化建設上升到戰略高度，做好檔案信息化建設規劃，從而更好地推進檔案信息化建設進程。

2.2構建完善的檔案信息化管理系統

企業檔案涉及到企業經營發展的各個層面，與企業的發展密切相關。為了確保個檔案的有效利用，建立完善的檔案信息化管理系統尤為重要。首先，結合企業實際，建立統一的檔案信息化管理系統，將紙質檔案專項無紙化，實現檔案工作的全程信息化操作;其次，根據檔案的類別，在檔案信息管理系統中建立相應的子系統，并設定好相應的類目和指令，以便使用者可以快速找到相應的檔案信息;再者，要明確檔案信息化建設標準，嚴格按照檔案信息化流程來開展檔案管理工作，從而提高檔案信息化水平。

2.3完善企業檔案信息化建設規章制度

企業檔案信息化建設是一項系統的工程，要想推進檔案信息化發展，企業有必要建立與之相匹配的規章制度，從制度層面對相關內容作出規定。首先，企業要按照國家有關檔案信息化建設標準和規范，完善電子文件的形成、流轉、處置和監控制度;其次，結合檔案開發利用的需要，完善檔案收集、歸檔、鑒定以及銷毀制度，從制度層面對檔案工作作出全面規定和約束，從而推進檔案信息化更上一層樓;再者;完善責任制度，將檔案工作責任全面落實下去，嚴格執行相關技術標準，規范電子文件的數據格式，確保檔案工作有序、高高效開展[2]。

2.4強化檔案工作人員的培訓

企業檔案信息化建設水平很大程度上取決于檔案工作人員的能力，如果檔案工作人員不具備信息化操作能力，勢必會阻礙檔案信息化發展。因此，強化檔案工作人員的培訓尤為重要[3]。首先，加強檔案工作人員業務能力的培訓，包括專業知識、檔案管理、信息化應用能力，全面提升檔案工作人員的業務水平，使其滿足檔案信息化建設的需要;其次，強化檔案工作人員職業素質教育，明確檔案工作人員的職責，促使他們主動投入到工作崗位中去。作為檔案工作人員，更要主動去學習新知識、新方法，不斷提高自身水平，使自己能夠勝任檔案工作。

2.5加強檔案信息安全管理

在推進企業檔案信息化建設過程中，檔案信息安全是一個必須深思的問題，如果企業檔案信息安全得不到保障，就會影響到檔案價值，進而不利于企業的發展。因此，企業檔案信息化建設過程中，企業必須重視起檔案信息安全管理。首先，在構建檔案信息系統時，要從軟硬件入手，提高檔案信息系統的安全性;其次，加大信息安全技術的應用，以先進的技術為檔案信息系統提供基礎支撐，從而避免檔案信息系統遭受惡意攻擊，保障檔案信息的完整[4]。另外，企業要注重檔案信息系統運行環境的管理，定期排查檔案信息系統的安全隱患，從而確保檔案信息系統安全、穩定運行。

3 結語

綜上，企業檔案信息化建設是企業檔案改革的重要目標，實現檔案信息化建設，可以提高檔案工作效率，促進檔案在企業經營發展過程中作用的高效發揮。基于檔案的重要性，企業要加快檔案信息化建設，不僅要完善檔案信息化管理系統，更要完善檔案信息化建設相關制度，加大工作人員業務能力的培訓，從而為檔案信息化建設創造有利條件，推動檔案信息化更上一層樓，進而更好地服務企業發展。

參考文獻：

[1]顧運.企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路[J].商訊，2020（08）：100+102.

[2]周艷，張堅.大數據時代工程企業檔案信息化建設探析[J].浙江檔案，2020（02）：60-61.

[3]韓瑋.企業檔案管理信息化建設的途徑探析[J].智庫時代，2020（06）：45-46.

[4]李萌，王淑英，江翠麗.新時代企業檔案信息化建設問題與對策探究[J].機電兵船檔案，2020（01）：76-78.