大型企業檔案管理存在的問題及應對策略

孫惠媛

【摘要】隨著社會的發展和科技的進步，大型企業在發展壯大過程中越來越意識到檔案管理對于促進企業快速發展的積極作用，也開始逐步重視企業檔案管理工作。但目前大型企業在檔案管理過程中普遍存在一些這樣或那樣的問題，亟須不斷改進和完善。基于此，本文在闡述大型企業檔案管理特殊性的基礎上，分析了目前大型企業在檔案管理中存在的一些問題，并提出了幾條有效應對策略，希望能為提升我國大型企業檔案管理工作水平提供一些有益的參考和借鑒。

【關鍵詞】大型企業;檔案管理;應對策略

企業檔案是企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。企業檔案是企業的知識資產和信息資源，對促進企業實現可持續發展、科學決策具有非常重要的參考價值。目前，我國一些大型企業在檔案管理中存在一些問題，嚴重影響和制約了企業的健康發展，因此全面做好大型企業檔案管理工作刻不容緩。

一、大型企業檔案管理的特殊性

一是檔案管理手段具有多元性。大型企業規模大、部門多，各職能部門都會結合各自具體情況，采取不同的檔案管理方式和方法。對于不同行業、不同區域的部門，企業檔案管理部門無法直接采取上下級管理的方式統領檔案管理工作，還需借助經濟手段、法律手段、行政手段等多種手段強化檔案管理工作。二是內部檔案工作具有不平衡性。企業各部門的管理水平參差不齊，導致檔案工作水平也不平衡。有的部門基礎好、體制健全，檔案管理水平高;有的部門人員少、條件差，檔案管理水平低。因此，大型企業檔案管理工作存在很大的不平衡性。

二、大型企業檔案管理存在的問題

（一）檔案管理系統復雜。大型企業通常具有跨行業、跨地區、跨部門的特征，其內部機構龐大，部門設置繁多，經營范圍廣泛，由此決定了大型企業的檔案材料繁雜，內容涉及面廣，與之相應的檔案管理系統也十分復雜。大型企業在促進國民經濟發展的過程中，各個部門都發揮了非常重要的作用，要想使各職能部門都有條不紊地開展工作，必須建立完善的管理制度進行規范化管理，對于企業檔案管理工作而言亦如此。由于檔案管理系統的復雜性，大型企業的檔案管理工作很容易陷入混亂之中，只有建立健全各項檔案管理制度，明確檔案管理各個環節的具體要求，開展分類管理，才可有效提高檔案管理工作水平。

（二）企業人員流動性強。大型企業在改制過程中經常會裁撤一些機構，導致部分員工被裁減，同時為促進企業快速發展，還需要引進一些新的技術型專業人才，這些都會加速企業的員工流動，而員工的頻繁流動直接增加了檔案管理工作的難度，主要表現在兩個方面：一是企業檔案管理培訓工作面臨重大挑戰。檔案管理人員的流動過于頻繁，導致培訓的頻率不能跟上人員的流動速度。二是由于人員流動性太強，導致企業檔案管理質量無法得到保障。企業檔案管理人員由于工作量大、任務重、崗位調整頻繁，不能專心從事檔案管理工作，因此出現了檔案資料整理不及時、移交手續不完善等情況，對企業檔案管理工作造成了不利影響。

（三）信息技術造成的挑戰。隨著科學技術的不斷發展，現代信息技術被廣泛應用到了社會生活的各個領域，大大提升了各行各業的工作效率，促進了生產力水平的提高。在大型企業檔案管理工作中，檔案類型繁雜、檔案數量眾多，為確保企業檔案管理工作順利開展，也應引入現代信息技術，以不斷提升企業檔案管理效率，減輕檔案管理人員的工作壓力，確保檔案管理工作質量。但是在檔案管理工作中應用信息技術需要檔案管理人員掌握一定的信息技術操作技能，而目前大型企業檔案管理人員的素質參差不齊，很多檔案管理人員無法勝任信息化的檔案管理工作，嚴重影響了信息技術在檔案管理工作中的推廣和應用。

三、大型企業檔案管理的應對策略

（一）完善檔案管理制度。檔案管理工作具有促進員工合理配置、強化人才隊伍建設、服務企業經營發展等作用，所以大型企業一定要高度重視檔案管理工作，不斷完善檔案管理各項規章制度，有效規范檔案管理工作，推動檔案管理工作的合理化、科學化、標準化發展。企業檔案管理制度要明確規定檔案管理各環節的具體要求，增強制度的可操作性和實效性。例如：在檔案收集環節，要重點明確檔案收集內容是否完整，收集材料的質量達標與否;在檔案鑒別環節，要明確對檔案資料的鑒別必須做到規范、嚴格;在檔案歸檔環節，要明確材料的管理要得當，分類要準確，更新要及時等。另外，還應通過檔案管理制度明確檔案管理人員的職責和義務，增強檔案管理人員的責任意識和服務意識，以促進檔案管理工作水平的不斷提升。

（二）控制好“人”的因素。首先，檔案工作人員應具備良好的職業道德和服務意識，例如，忠于歷史，維護歷史的真實面貌;忠實守信，不為功利所動;保守機密，守口如瓶;甘于寂寞，不圖浮華，同時還要擔負起服務的職責，充分發揮檔案信息作用，積極為檔案利用者服好務。其次，提升檔案管理人員的綜合素質。在檔案管理過程中，人是管理之本，人的知識、思想、心理對檔案管理活動具有直接的影響，決定著檔案管理的成敗優劣。所以，要高度重視培養檔案管理人員的專業知識和事業心，提升他們的綜合素質，以有效提高檔案管理的質量和效益。檔案管理人員的素質還對檔案信息開發的廣度和深度起到了決定性作用。要想充分挖掘檔案資源，實現檔案價值，必須提升檔案管理人員的工作水平，使他們具備現代服務意識和超前意識，能系統地、深層次地挖掘檔案信息資源，更好地為企業經營發展服務。

（三）做好檔案立卷工作。企業文件立卷，是指將企業文件系統整理、組成案卷并進行排序的過程，實質上是一項把零散、無序的文件進行有序化組織的工作。在實際工作中，企業文件的立卷是企業文件系統化的開始，企業應先自上而下制定企業檔案分類方案，形成企業檔案（及文件）的大類和屬類。各職能部門對照分類方案，分析得出本部門形成文件的種類，在此基礎上，選擇合理的方法，把零散的文件組成保管的最小單位——案卷，然后將案卷移交給檔案部門，由檔案部門對這些案卷進行類目的劃分和排列。

（四）加強信息技術的應用。隨著科學技術的快速發展，現代信息技術被越來越廣泛地應用到社會生活的方方面面，極大地促進了各項事業的迅速發展。大型企業檔案管理工作也應順應時代要求，積極引入現代信息技術，通過信息技術提升檔案管理工作效率，將檔案管理人員從繁重的檔案管理模式中解放出來，不斷提高檔案管理工作質量。例如：可在大型企業內部建立檔案管理信息平臺，通過網絡技術、軟件技術將各職能部門連接入網，有關檔案資料可直接通過平臺形成電子文檔或電子檔案，并自動輸送至檔案管理部門，檔案管理部門也可利用信息平臺將一些常用的圖片資料、數據資料制作成電子檔案，使得各部門可通過信息技術平臺進行檔案資料的查詢、利用，達到資源共享的目的，提高檔案資料利用效率。

四、結語

總而言之，大型企業檔案管理工作具有自身的特殊性，因此，大型企業可以結合自身實際，采取完善檔案管理制度、控制好“人”的因素、做好檔案立卷工作、加強信息技術應用等多項有效策略，有效破解檔案管理工作中存在的問題，不斷提升大型企業檔案管理工作水平，更好地發揮檔案管理工作的價值。

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