檔案數(shù)字化保密工作思考研究

鐘吉

【摘要】檔案工作歷來是我黨和政府的重要工作內(nèi)容之一，雖然當前我們一直在強調(diào)政務(wù)公開，但與此同時我們需要牢牢把握好保密工作，確保國家信息安全。因此，在利用數(shù)字化促進檔案工作順利進行的同時需要做好一定的保密工作，才能夠推動落實相關(guān)信息內(nèi)容。本文將通過分析如何有效落實檔案數(shù)字化中的保密工作，旨在為相關(guān)人員提供一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】檔案;數(shù)字化;保密工作

檔案經(jīng)常會涉及一些國家秘密，需要充分地做好保密工作才能夠有效保障其信息安全。在《中華人民共和國檔案法》第一章第一條就明確指出來：“為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。”由此可見，檔案工作對于整個社會發(fā)展來說具有較高的價值。但是與此同時，我們不能夠忽視《中華人民共和國檔案法》提到的“有效地保護檔案”，也就是說要充分保護好檔案中所包含的信息內(nèi)容的安全性，以免因為檔案內(nèi)容失密而泄露國家秘密。在當前的社會背景之下，數(shù)字化、信息化、云計算等等技術(shù)使得檔案保密工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，必須要引起相關(guān)人員的高度重視，進而有效保障其秘密性。

一、做好監(jiān)督管理工作，加大監(jiān)督力度

目前利用檔案的人數(shù)正在逐年上升，需要相關(guān)人員對于檔案保密工作引起高度重視。加強對檔案的利用監(jiān)督可以有效發(fā)現(xiàn)、制止并糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種行為，從而保障檔案在利用的過程中信息完整與安全性。

（一）有關(guān)部門和單位必須要積極完善好制度建設(shè)。尤其是一些國家重要機關(guān)，應該要保證檔案信息的開放規(guī)范，從而保證其處于一定的約束之下。當前對于公民使用檔案尚未有明確的法律規(guī)定。這樣的情況會使得檔案數(shù)字化管理面臨著一定的挑戰(zhàn)，并且使得很多檔案信息在使用的過程中具有一定的隨意性、壟斷性，有可能會因為某些人的利益驅(qū)使導致國家秘密文件被流失在外，對于整個黨和國家的檔案事業(yè)造成不利的影響，同時這種利益驅(qū)使容易滋生腐敗現(xiàn)象，不利于我國社會的穩(wěn)步發(fā)展。因此，基于當前《中華人民共和國檔案法》還不夠完善的背景之下，加上檔案逐步趨于數(shù)字化管理，要求各個機關(guān)、團體以及企事業(yè)單位的相關(guān)檔案管理機構(gòu)要明確好自身的管理制度，根據(jù)具體的使用情況，通過對不同層次的人員明確好其利用范圍，規(guī)定好相關(guān)的審批制度和手續(xù)，確保國家的檔案保密工作順利進行。

（二）相關(guān)人員積極執(zhí)行監(jiān)督措施。在使用檔案的過程中，相關(guān)的管理人員應該要根據(jù)不同的使用對象，基于自己的工作經(jīng)驗以及是非能力判斷的基礎(chǔ)之上，掌握好使用人員的心理動機以及使用目的，對于一些有異常行為的人員需要加大監(jiān)管力度，重點監(jiān)護，防止相關(guān)使用人員損毀涂改、偽造。對于檔案管理現(xiàn)場，應該要明確好數(shù)字化加工的重要制度和規(guī)定，配備專門的保險櫥柜，安裝監(jiān)控攝像系統(tǒng)，全方位監(jiān)督整個檔案數(shù)字化工作的順利進行。對于參與檔案數(shù)字化工作的人員來說，要求其除了工作以外的物品，包括手機等電子通信工具一律不許帶入內(nèi)，非項目的工作人員進出應該要進行相關(guān)的登記。對于設(shè)備的監(jiān)督，要求其使用的掃描儀、計算機等等設(shè)備進行統(tǒng)一管理，根據(jù)不同層次的工作崗位為其設(shè)置不同的權(quán)限，相關(guān)工作人員沒有權(quán)利對其進行隨意更改。為了避免病毒、木馬等入侵，要求相關(guān)信息部門合作監(jiān)督，通過加強安全設(shè)置防止非法入侵盜取信息。同時，相關(guān)檔案管理部門的人員需要加大對管理制度和規(guī)范的宣傳力度，讓所有的人員能夠意識到當前黨和國家政府對于檔案保密工作的重視程度，在進入有關(guān)工作場地和離開的時候均應該通過打開的方式，確保所有的保密工作順利進行。此外，檔案管理部門的有關(guān)人員應該要定期對和使用人員翻閱查看的卷宗進行檢查，落實到管理工作，從而保證有關(guān)檔案的保密性。

二、強化依法治檔的觀念，確保保密工作順利進行

檔案數(shù)字化工作已經(jīng)成為我國有關(guān)部門的基礎(chǔ)性工作，加上檔案的重要性，必須要通過國家相關(guān)法律依法管理，才能夠有效保障檔案保密工作的順利進行。所以，相關(guān)人員首先應該積極明確好檔案數(shù)字化外包服務(wù)的主要內(nèi)容。當前有關(guān)部門為了能夠提高自身的工作效率，會通過其他的相關(guān)技術(shù)機構(gòu)快速完成掃描、圖處以及格式化轉(zhuǎn)換等等基礎(chǔ)性工作，這雖然在一定程度上可以保證檔案數(shù)字化工作的順利進行，但是也給檔案的保密工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。因此要求有關(guān)部門必須要明確好外包服務(wù)的主要內(nèi)容，不得越線。相關(guān)的檔案管理部門應該積極協(xié)調(diào)好內(nèi)部的工作，明確分工，制定相關(guān)負責人對檔案管理進行協(xié)調(diào)與監(jiān)管。在實施過程中要求要給予監(jiān)督之下，并且通過信息化部門給予一定的技術(shù)支持，確保錄入的信息能夠與當前的數(shù)據(jù)庫更新保持同步。其次，要求相關(guān)人員需要對加工的檔案進行接收、整理、拆卷、掃描、去污等等工作，保證檔案的質(zhì)檢合格。積極宣傳法制觀念，讓參與檔案管理的所有人員以及使用檔案的所有人員明確檔案保密工作對于國家、社會的重要性，從而能夠提高他們對檔案保密工作的支持力度。此外，在招投標階段要重點考察相關(guān)機構(gòu)的保密資格信息，為確保檔案數(shù)字化工作和保密工作順利進行奠定堅實的基礎(chǔ)。通過線上媒體與線下媒體的宣傳，讓社會大眾能夠有效了解檔案保密工作的重要意義，積極配合有關(guān)部門的工作，從而使得檔案保密工作順利進行。

三、強化數(shù)字化信息管理，確保檔案資源使用安全

最后，要求相關(guān)人員需要強化數(shù)字化信息管理，確保檔案資源使用安全。由于當前我們處于信息化時代，在使用過程中一旦出現(xiàn)檔案泄露會造成難以預估的風險。所以在使用檔案資源的過程中，我們需要建立良好的安全保障機制，按照相關(guān)的制度和規(guī)范穩(wěn)步實施檔案網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化工作，嚴格做好對涉密檔案的保密工作，充分保障檔案的數(shù)據(jù)原始性、真實性、完整性、有效性。檔案數(shù)字化信息內(nèi)容的安全，從形成檔案數(shù)字化信息的時候就已經(jīng)受到一定程度的威脅，并且在后續(xù)的收集、運轉(zhuǎn)以及集中歸檔整個一系列的過程中都會面臨著檔案信息被泄露的風險。因此，在檔案數(shù)字化信息處理的一系列過程中，要求相關(guān)人員必須要通過身份鑒別登錄有關(guān)系統(tǒng)，設(shè)置好人員使用權(quán)限限制檔案資源的使用，從而能夠有效保障檔案信息的完整性，防止檔案文件失真。數(shù)據(jù)庫信息系統(tǒng)的安全性，對于整個檔案保密工作的落實有著十分重要的意義，所以要求在設(shè)計和運行數(shù)據(jù)庫的過程中更應該堅持保密原則，網(wǎng)絡(luò)密級規(guī)定，分別完善好當前的數(shù)據(jù)庫。定期對整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行可靠性檢測，避免因為系統(tǒng)失靈或者是遭到非法攻擊，使得檔案保密工作難以正常進行。在管理電子檔案的過程中，需要明確好安全管理的職責以及有關(guān)措施與方法，采取計算機病毒防治、系統(tǒng)漏洞掃描防護、防火墻加載、訪問控制等等手段阻止非法入侵，從而有效保證檔案數(shù)字化的安全性。在存儲備份的過程中，要求有關(guān)人員需要采取磁盤陣列等計算機數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行存儲，這是保障整個系統(tǒng)安全的最基本的措施。一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞遺失，可以充分利用磁盤陣列進行恢復。同時，在利用系統(tǒng)進行存儲的基礎(chǔ)之上，要求有關(guān)人員需要做好移動硬盤、光盤等不同載體的檔案數(shù)字化工作，保證檔案不會輕易丟失，并定期對這些載體做好防護，妥善保管好有關(guān)資料。數(shù)字化信息管理要求相關(guān)人員要從形成、存儲等多個方面進行管理，避免因為系統(tǒng)故障導致檔案被泄露，難以維持其保密性。涉密檔案嚴重關(guān)乎我國的有關(guān)權(quán)益，如果泄露對國家會造成不利影響。因此，需要有關(guān)人員積極做好數(shù)字化信息管理，確保整個檔案資源的使用安全。

四、小結(jié)

綜上所述，檔案數(shù)字化工作中的保密工作有著十分重要的意義，對于整個檔案工作順利進行有著十分重要的作用。通過本文分析，我們認為首先最重要的是要落實好監(jiān)督體制，通過層層監(jiān)督，能夠有效避免在各個環(huán)節(jié)中的信息泄露事件發(fā)生。其次通過法治和有關(guān)制度監(jiān)管所有人員的工作，通過提高檔案管理人員的保密意識，推動檔案數(shù)字化中的保密工作順利進行。最后通過數(shù)字化信息管理使得檔案的加工以及存儲過程中得到充分的監(jiān)督管理，不斷地促進保密工作落實，提高檔案數(shù)字化的效用。

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