談談森林資源培育建設項目的檔案收集與管理

【摘? 要】林業生態建設補助項目管理比較粗放，不適應現代林業建設的要求。隨著規范化管理實施、各級主管部門要求進行標準化管理，本文通過總結福建省寧化國有林場近年林業生態建設項目建設檔案收集管理，以期對規范檔案管理有所幫助，并達到完善檔案管理的目的。

【關鍵詞】森林資源培育;檔案;管理

引言

近年來黨中央對生態環境越來越重視，森林資源在大生態建設中的地位不斷凸顯，為踐行“青山綠化就是金山銀山”理念，促進森林資源“雙增”成效，上至中央，下至省市縣等各級政府加大了對生態建設、造林綠化、森林資源培育等方面建設的投資力度，并以各種項目形式進行建設補助。如從2009年開始的中央財政森林撫育補貼項目、2010年開始試點中央財政造林補貼項目、國家儲備林建設項目、國家良種基地建設項目及相關省級財政配套補助項目等，建設項目名稱多、資金補助渠道各不相同。為做好項目建設的需要，完善項目機制，建立健全項目建設的檔案管理勢在必行。然而不同地區、不同項目之間對檔案管理執行不盡相同，造成項目檔案材料不統一、較為混亂。本文以福建省寧化國有林場2014年國家木材戰略儲備林建設項目為例，擬通過對項目實施檔案管理的探討，以期達到完善項目建設的目的。

福建省寧化國有林場屬“省辦、市管、縣監督”的財政差額撥款事業單位，地處閩西北丘陵地帶，屬中亞熱帶季風氣候，氣候溫和，雨量充沛，年平均氣溫15-18度，年降水量1700-1900mm.經營區內海拔高度在300-1000米之間，林場經營區位于閩江主干流一級支流沙溪上游，是我省重要的生態保護區域。

1.項目建檔的依據

（1）《中華人民共和國檔案法》;（2）《中華人民共和國檔案法實施辦法》;（3）《全國木材戰略儲備生產基地建設規劃（2013-2020年）》;（4）《全國木材戰略儲備生產基地建設檔案管理辦法（實行）》。

2.項目建檔的原則

（1）全程跟蹤的原則。涵蓋項目建設開始至實施結束的全過程，具有保存價值的各種形式和載體（包括文字、圖表、聲像、計算機存儲介質等）的原始記錄。

（2）實事求是的原則。如實反應項目實施的全過程。過程中實行專項專人負責制，即每個項目均有專人負責收集、整理、保存相關材料。

（3）按實施順序（時間）的原則。以實際發生的時間順序收集相關材料，注重各時間段所產生的活動事項。如包含項目計劃任務通知、資金補助文件（立項依據）、實施方案、作業設計、招投標材料、生產合同、作業檢查、驗收報告、付款發票、項目實施工作總結、績效評價等文字圖像資料。

（4）規劃先行的原則。項目實施過程應以批準的實施方案、作業設計為總綱，圍繞這一總綱開展實施并收集相關資料。

3.項目建檔材料收集的順序：

（1）項目立項依據。①項目主管部門下達的立項通知、資金下拔情況通知（一般會以正式文件下發至各部門）等。②項目承建單位實施的有關文件，如人員安排（成立項目領導小組文件，文件應包含實施單位法人代表、具體責任人員（實施單位財務負責人、技術負責人等）。（2）項目建設單位編制的實施方案，應包含項目具體實施細節、承建單位的請示文件、主管部門組織專家評審的評審意見、批復文件等。（3）項目建設單位編制的作業設計，應包含項目設計說明書、圖表冊、承建單位作業設計書請示文件、主管部門組織專家評審的評審意見、批復文件。（4）項目承建單位依據項目作業設計具體施工作業（含施工合同、物質采購等）招投標過程所產生的文字材料（如招標公示、招標文本、評標情況、中標公示、中標通知等）。（5）項目實施作業合同：合同內容應具有作業項目名稱，作業小班基本情況、質量要求、完成時間、獎懲等，合同應包括在實際實施過程中與項目相關聯的所有簽訂合同（如施工合同、物質采購合同等）。（6）項目實施過程中的有關影像材料（如小班施工作業前、中、后的對比圖像、招投標評標現場圖像等）。（7）項目監理單位在實施過程中的報告、或責任人員在施工過程中的質量檢查報告。（8）項目承建單位的驗收報告（材料）：①驗收單、結算單及在驗收項目實過程中形成的有關材料②承建單位驗收后，財務資金支付憑證（包含開具發票，銀行轉賬憑證等）。（9）項目建設績效評價包含文字、圖、表等。（10）項目建設工作總結。（11）檔案次料裝訂：①封面：xxx項目建設實施檔案，立檔單位、立檔時間;②目錄;③檔案內容。

4.舉例說明

以福建省寧化國有林場2014年實施的國家木材戰略儲備林建設項目建設實施情況檔案為例：（1）封面： 2014年度國家木材戰略儲備林建設項目，底部落款單位、實際。（2）目錄：根據檔案內容排列目錄順序。（3）具體內容：①立項文件：計劃文件（福建省林業廳下達、三明市林業局轉下達的計劃文件）、資金拔付文件（林業廳、財政廳聯合下達）。②領導小組：依據計劃文件下達的成立本場項目工作領導小組文件（組織實施機構）。③實施方案：項目實施方案請示文件、編制完成項目實施方案、項目實施方案請示文件、專家評審意見、上級批復文件。④作業設計：項目作業設計請示文件、項目作業設計書、專家評審意見、上級批復文件。⑤招投標材料：招標公示、招標文本、現場評標材料、中標公示、中標通知。⑥施工材料：施工合同、施工作業過程中現場檢查記錄（文字、表）、監理單位出具的驗收報告、施工結算單、財務支付憑證（工程結算發票、轉記帳憑證））、物質采購合同、物質采購結算、財務支付憑證（物質采購結算發票、轉記帳憑證）、委托招標合同、結算、支付憑證（招標費用發票、轉記帳憑證）等。⑦工作總結：包含項目自查報告、上級檢查驗收情況、項目工作經驗總結、項目績效成效評價材料（文字、圖表等）。⑧影像圖片資料：涉及項目實施過程中的相關影像圖片資料（如項目工作討論會現場圖、招標評標現場影像、小班施工作業前中后對照影像等）。⑨材料收集全后，進行裝訂成冊。⑩根據承建單位檔案管理情況，對檔案進行編號、將裝訂成冊的文字材料、電子材料匯總后統一放置檔案室保存。

5.結束語

林業生態建設補助項目管理比較粗放，不適應現代林業建設的要求。隨著規范化管理實施、各級主管部門要求進行項目標準化管理，本文通過以福建省寧化國有林場2014年國家木材戰略儲備林建設項目為例，總結福建省寧化國有林場近年林業在生態建設、造林綠化、森林資源培育等項目建設檔案收集管理，以期對規范檔案管理有所幫助，并達到完善檔案管理的目的。項目檔案關系重大，對以后資料查詢、項目復查、技術總結等都具有重要影響。而對于資料能否齊全、過程能否明朗，取決于能否將檔案歸整。

參考文獻

[1]福建省國有林場管理局有關資源培育項目建檔工作的通知;

[2]三明市國有林場管理處有關資源培育項目建檔工作的要求

[3]福建省寧化國有林場資源培育項目建檔情況

作者簡介：楊延福（1962.12--），男，漢族，福建三明人，營林高級工程師，專科，研究方向為營造林工程。