網上預約報銷模式對高校財務的影響探析

卓丹丹

摘? 要：隨著我國對高等院校資金投入力度日益加大，高校財務工作也變得更加復雜，在會計人員數量不足的情況下，工作效率問題導致會計人員與報銷師生的矛盾也越來越多。為了解決該矛盾，越來越多的高校開始推行網上預約報銷模式，實現了由窗口式報銷到網上預約報銷的轉變。然而，網上預約報銷模式在發揮優勢的同時，在實施過程中也存在不足和問題，作為一名高校會計人員，非常有必要對此進行研究，并思考下一步的發展。

關鍵詞：網上預約;報銷模式;高校財務

近年來，國家對高等教育日益重視，在人才強國和科教興國等戰略的引導下，高校不斷拓寬籌措資金的渠道，財務工作量也隨之激增。盡管財務部門采取了措施，如增加報銷窗口、延長報銷時間等，依然解決不了報銷難、排長隊、工作環境差等問題，反而加大了財務人員的工作壓力，更加深了與報銷師生之間的矛盾。針對這一情況，部分高校開始積極借助互聯網技術的優勢，更新財務管理理念，科學化發展，網上預約報銷系統隨之上線。新事物的產生有利有弊，應適時的進行科學分析，為擴大優勢、減少問題提出合理的建議。

一、網上預約報銷模式在高校財務工作中的優勢

網上預約報銷模式的產生是為了解決傳統報銷模式中存在的問題，我們從報銷人視角和財務人員視角兩個方面來分析。

（一）財務人員視角

第一，財務分工科學化，業務處理自動化。傳統報銷模式下，面值小、數量多的票據會耗費大量的精力去計算歸集，如出租車票、市內公交票、停車費等;國際差旅費、會議注冊費、國外網站購買材料的票據等，則需要財務人員逐筆查詢匯率將其折算成人民幣;憑證摘要、結算方式等具體信息均需手工錄入，降低了工作效率。網上預約報銷模式下，報銷人員承擔了計算、匯率折算等基本工作，智能的系統設置能夠自動計算、控制標準，如差旅費、會議費不超標等。新的憑證錄入方式下，在系統里提取預約單號，便自動生成會計憑證、資金結算方式，財務人員只需進行確認和必要的修改，縮短了單筆業務的時間，減少了手動輸入的錯誤率，提高了工作效率。

第二，核算工作量均衡化。傳統報銷模式下，經常排隊報銷的師生對每個窗口的情況很了解，哪些會計手腳麻利，哪些會計偷懶耍滑，時間久了，就造成工作量的不均衡，引發內部不滿。網上預約報銷模式下，所有業務均由預審窗口統一接單并分單，每人的工作量基本均衡，就不會出現勤快的會計工作量越來越多、耍滑的會計越干越輕松的情況，有效避免了因工作量分配不均導致的內部矛盾，也提升了總體效率。

第三，改善了財務人員的工作環境，增加了自主安排工作的靈活度。傳統報銷模式下，長長的隊伍讓報銷窗口擁擠嘈雜，財務人員的心理壓力也隨之增大，尤其是年底，這種環境容易讓雙方情緒焦躁，當報銷人被告知缺少材料或手續不全時，負面情緒就會暴發，產生沖突和爭吵。網上預約報銷模式下，財務核算人員不用直接面對報銷師生，窗口也不再有人排長隊，安靜的環境極大的緩解了他們的心理壓力，從而更專心高效的投入到工作中去。同時，所有的會計業務均在后臺處理，每個人在保證按時完成工作的前提下，可以根據自己手中報銷單的具體情況安排核算順序和資金結算的時間。

（二）報銷人視角

第一，有效的緩解了排長隊問題，節省了報銷人員的時間精力。傳統報銷模式下，只有排到隊的師生才能報銷，為了能順利報銷，會很早來排隊，排了半天輪到自己的時候，被告知手續不全需要回去補材料，之前的排隊就白費了。網上預約報銷模式下，只要有網絡，報銷人可以根據自己的時間安排隨時填寫報銷單，選擇報銷時間，時間靈活性增大;同時，財務增加了預審接單、分單的流程，在預審階段，第一時間就可以發現不合規的票據或者是缺少材料的情況，讓報銷人及時補充，大大節約了報銷人的時間。

第二，報銷信息科學化，達到了資金預算管理實時控制的效果。傳統報銷模式下，由于對財務規定不了解、課題報銷人不固定、經費報銷信息無法及時互通等因素，經常會出現因預算超支而調賬、項目負責人對經費使用進度不清楚等問題。網上預約報銷模式下，報銷人在系統提交報銷申請時，需要詳細錄入經費的各種信息，更好的掌握了資金使用情況和進度，在結題審計時更加胸有成竹，提高了參與度;另外，在項目立項時，科技處或財務處可以在系統中設置各類支出的預算控制額度，報銷人在網上填制時，若金額超出預算控制額度，系統會無法保存，項目決算時也不需要反復進行賬目調整，有利于報銷人合理規劃各項開支，自主監管各種經費。

第三，無現金支付增加了報銷賬款的安全性和便捷性。傳統報銷模式下，在記賬憑證完成后，報銷人需要去出納窗口排隊，以取得現金、現金卡、支票的形式完成本輪報銷，一般情況下，刷現金卡僅限于在本校開戶銀行辦理的銀行卡，若是沒有或者忘記帶了，只能取支票去銀行提現，支票是存在有效期的，對報銷人來說并不方便。網上預約報銷模式取消了現金結算，開通了銀校直聯的網上銀行支付系統，實時轉賬實時到賬，避免了報銷人攜帶現金的風險，也解決了拿著支票到銀行辦理時可能造成的時間延誤。

二、網上預約報銷模式在實踐中存在的不足

第一，報銷人對流程和系統不了解，信息填制不規范，報銷單返工率較高。新事物的普及不是一個容易的過程。年紀大的教師對電腦操作不熟悉，缺乏嘗試新事物的積極性， 會產生抵觸情緒，想要獨立完成網上預約報銷環節是比較困難的。雖然高校教師的學歷普遍很高，但是財務制度有很強的專業性，一般教師會了解甚少。即便是財務部門在推行網上預約報銷系統初期已經對各部門、學院有針對性的開展專題培訓，依然會出現各種各樣的問題，例如，對系統的操作流程不夠熟練，報銷信息錄入比較困難;隨意改變資金用途和開支范圍，票據整理匯總后不知該填在哪一類等，各類的不規范填寫增加了退單風險，打擊了報銷人的信心。

第二，溝通模式的轉變，影響雙方溝通，降低報銷效率。傳統報銷模式下，財務人員和報銷人員是面對面交流，報銷單出現問題可以及時溝通。網上預約報銷模式下，當財務人員在審核過程中發現問題時，最常采用的方式是打電話，如果報銷單上預留的經辦人電話號碼不準確、或者報銷人不方便接聽電話，就會錯過及時溝通的機會，影響報銷進度。即使順利的打通電話，想要讓報銷人清楚了解此次報銷存在的問題也需要解釋較長的時間，如果溝通不順利，或者雙方意見產生分歧，會耽誤其他工作的效率，不利于財務工作的順利開展。