探討數字時代下會計檔案管理體系構建

周聰

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）2- 124- 01

摘 要 數字科技的快速發展使許多行業都發生了變化，企業會計檔案管理作業也面臨著新機遇，數字技術的合理應用使檔案管理工作效率得到了進一步提高，具有良好的應用價值。會計檔案對于會計工作開展來說有著重要意義，對檔案進行科學管理是一項重要工作，因此，要對相應技術進行應用，從而保證企業會計檔案管理工作的順利進行，確保各項工作的高質量開展。

關鍵詞 數字時代 會計檔案 管理體系 檔案管理

現代企業生產經營活動更多的都在系統閉環情況下完成，在該期間會產生大量數據源和電子信息。企業會計檔案是企業生產經營活動開展期間，各項結果的直接反映，這一方面對企業運營過程中的各項經營數據進行記錄，另一方面也蘊含著管理價值，這也使企業中的管理人員在工作期間，開始意識到了在數字時代下會計檔案管理對企業造成的影響很有可能會超過預期，這也就使電子會計檔案管理變得更加重要。

一、會計檔案管理的具體意義

企業會計檔案管理的具體意義主要體現在以下幾個方面。

（一）會計檔案管理作業，要提升檔案管理工作的可行性和穩定性。目前，我國部分區域還未對會計單位管理的詳細分類，也沒有加大對各種先進技術的引進，這一現象的存在，容易對會計檔案管理作業的開展造成不良影響，并且存在大量安全隱患，也面臨著一定挑戰，同時，各項工作的分配、部署等難以獲取到預期成效，在該過程中，也會引發潛在的虧損都無法得到彌補[1]。

（二）會計檔案管理工作開展期間，對不同階段業務工作的開展，可以采取科學方式進行引導，從而能夠鞏固工作效果，在該狀態下，會計檔案工作日后發展可以具有良好的空間。

二、信息技術的快速發展

經濟的飛速發展使我國信息技術也不斷更新，技術的更新也使我國財務行業發生了轉變，不斷朝著自動規劃、數字化、智能化方向發展。同時，隨著國內攝影設備和設施的不斷更新，語音識別、OCR等各種不同類型的施工技術都變得更加穩定，電子發表、電子結算單、電子銀行單各種不同形式的憑證都被合理的應用到了企業中，這也使電子技術逐漸成為企業在運營期間的管理技術的中堅力量[2]。同時，這些技術的應用，也使企業檔案管理作業得到了推動，從而使會計檔案管理工作不斷朝著新技術方向過渡。新技術在檔案會計管理中，一面要注重檔案管理的高效性，另一方面還要對檔案的利用價值進行深度挖掘。

三、會計檔案管理體系構建

（一）檔案全生命周期管理

將資產全生命周期理念合理應用到的檔案管理中，從會計檔案內容收集、整理、保管、應用、鑒定等多項內容方面入手，進而形成一套全生命周期管理。收檔案期間包括的內容包括文件生成、整理、傳輸等多項環節；整理包括的內容有文檔立卷成冊、鑒定等多項環節；保管階段包括的主要內容有各項檔案信息備份、監控、移交等多線過程；應用包括檔案查詢、借閱、歸還等；鑒定包括檔案到期鑒定和銷毀[3]。通過對全生命周期方式進行合理應用，完成對企業總各項電子檔案的科學管理，同時，在構建期間，要注重會計檔案管理的合規性與一致性，進而為企業中會計工作的順利開展打下一個堅實基礎。

（二）構建檔案管理架構

在對電子會計檔案管理轉型戰略進行明確后的任務就是對電子會計檔案管理架構模型進行確立。企業在運營與發展期間，一方面要對自身檔案管理系統進行密切關注，另一方面還要注重與外部門戶進行對接，并且在該過程中，要對企業中的會計工作業務進行分層集成，從而使電子會計檔案的格式要求能夠得到滿足[4]。例如，對于企業電子會計檔案內容的存儲，以及其他系統相關會計資料進行管理，對于系統集成方面需求的具體需求：對接版式的規定進行統一規定，并且要保證各項文件內容的可信性、安全性，以免各項文件遭到他人篡改，同時，還應當構建元數據交接目錄，要依據企業實際情況，建設合理對接時點與對接方式，實現完整對接關聯管理，從而確保企業能夠更好的完成好會計工作。

（三）更新制度體系

以國家基本法律法規基礎上結合企業自身具體情況，對企業中的管理制度、執行比標準、操作規范等各項內容進行合理更新，并且在此基礎上，建立一套與企業情況相符的新制度體系，保證新管理方式在不同管理層上都能夠實現標準化，確保各項標準都能夠得到落實、執行。

四、結語

檔案管理是一項復雜工作，其也是企業會計工作開展過程中的一項重要構成成分。目前，許多單位在運營期間都意識到了企業中會計檔案管理工作的重要性，這也使企業增加了在企業會計檔案管理方面的投入，在對企業具體情況進行全面分析基礎上，針對企業情況制定相關制度，提升企業中員工的綜合素質。但是，目前企業會計單位管理工作的開展存在一定不足之處，因此，工作人員在實際作業期間，要及時發現問題，并且采取合理措施對問題進行處理，進而使會計檔案管理水平可以得到進一步提高，保證企業健康發展。

參考文獻：

[1]方蕾，關鵬.大數據時代的云會計檔案管理與評價體系構建[J].蘭臺世界，2019（09）：63-65+69.

[2]佟春梅.強化會計檔案安全保障體系建設的途徑[J].現代營銷（信息版），2019（06）：150-151.

[3]趙先艷.大數據時代基于財務共享模式的電子會計檔案管理思考[J].現代經濟信息，2019（10）：280.

[4]金宇.大數據背景下會計檔案電子化管理的路徑優化研究[J].經濟問題，2019（05）：100-104.