現代企業會議管理工作的有效方法

孫苗瀚

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-110-01

摘 要 企業會議是企業研究決策、部署任務、推進工作的重要途徑，是企業經營管理工作中不可或缺的重要內容。企業會議管理工作水平的高低能夠直接反映出企業的管理水平，統籌做好會議策劃、議題管理、督察督辦，有利于決策質量的提升，有利于決策效率的提高，有利于工作的落實落地，對于提升企業分析問題、解決問題能力，提升發展質量都大有裨益。

關鍵詞 現代企業 會議管理 決策效率

一、提高企業會議管理水平的重要意義

一是有利于統一員工思想。有效凝聚企業發展的強大合力，確保企業各項生產經營工作的高效推進。二是有利于明確工作路徑。參與者經過溝通之后制定活動或是方案的具體實施計劃、措施，以實現路徑最簡捷、管理最高效、資源最集約的目的，保證工作目標的及時準確達成.三是有利于實現目標愿景。企業員工能夠更加明確企業的目標愿景，從而促進各部門的有效協作，提高企業運轉效率，同時也可以提升員工對企業的認同感，有力推動企業目標愿景的實現。

二、企業會議管理中存在的問題

（一）會前策劃不充分

企業往往會根據企業實際運行情況召開臨時會議，以解決應對企業改革發展過程中的問題。然而，會議的快速啟動往往難以轉化為高質量決策，原因就在于會議策劃不充分，臨時會議往往會打亂參會人員的工作計劃，往往是浪費了時間、打亂了計劃，卻沒有取得理想的會議效果。

（二）會中管理不細致

會議時長不受控，與會者缺乏時間概念和緊迫感，思路不清晰、語言不凝練等現象使會議時長失去控制；參會范圍不受控，廣泛存在陪會現象，不僅浪費工作時間，也增加了信息泄露風險；會議主題不受控，在討論過程中“節外生枝”、脫離會議主題和討論主線的現象時有發生，討論問題久拖不決，會議效果大打折扣。

（三）會后督辦不嚴格

凡是會議，必有督辦。與會者在達成共識的基礎上形成會議決議，從會議決議到落實工作的橋梁有兩個要素，一是任務分解落實，二是會后督查督辦。缺少其中的任何一環，工作部署就難以有效轉化為具體行動，會議管理也難以實現真正的閉環。

三、現代企業會議管理工作改進措施

（一）創建信息化會議管理系統

針對企業會議管理及企業現狀進行對應的網絡平臺建設，將相關操作流程進行簡化，提升議題策劃效率。會議之前需要根據會議類型進行通知的分類發布，使用電子文檔將信息快速及時地傳送至受眾，會議召開前還需要進行會議室預定和座次安排，通過線上操作簡化流程，提升工作效率。

（二）突出議題管理，實現有效管控

一是要明確會議議題，并于會前將會議待審議、待討論事項發至各參會人員，留足思考時間，為提高會議效率奠定基礎。二是要加強會議策劃，對參會范圍、時長、議程、會議預期效果等方面做好充分的策劃和準備。三是要加強會中把控，會議召開過程中，主持人要牢牢把握會議原則和主題，要結合工作實際和會議重點內容，讓思路及決策都能夠圍繞會議主題進行有效開展。討論結束后，主持人要在討論的基礎上，最大程度統一與會人意見并在最大范圍內形成共識，會議結束后要盡快撰寫會議決議并下發至各個單位，為下一步工作的推進筑牢基礎。

（三）提高規范化水平

企業會議管理要做到規范化，突出做好“六個必有”，持續提升會議效率。第一，凡是會議必有主題，開會必須要有明確的會議目的，會議的主題要事先通知與會人員。嚴肅杜絕無目的交流、無主題漫談。第二，凡是會議必有紀律，會議要設紀律檢查官，在會議前先宣布會議紀律，對于遲到要處罰，對于會議上不按照流程進行要提醒，保證會議嚴格按紀律進行。第三，凡是會議必有議程，要合理安排議程，將會議內容開展環節進行精簡，剔除不必要討論內容，將會議關聯性提升，讓決策更具科學性及有效性。第四，凡是會議必有結果，開會的目的就是解決問題，會議如果沒有達成結果，就是對管理資源的浪費。第五，凡是開會必有記錄，要做好準確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項決議一定要有具體執行人員及完成期限，如決議內容需要多方資源協力共為，要在決議記錄中明確說明，保證執行效果。第六，凡是散會必有追蹤，要加強督察督辦，建立事后追蹤機制，確保有追蹤、有考核、有通報。

（四）抓好督察督辦

要抓好會議落實，確保企業生產經營目標、職責、制度以及各項決策、工作措施的貫徹落實，實現工作制度化、規范化、高效化，就必須抓好會后的督察督辦。一是要做好責任分解。根據會議確定的督辦事項，按職責范圍進行分解任務，明確負責落實的承辦單位。二是要督查督辦。要根據辦理時限要求，按要求時限進行督查督辦。三是反饋回復。承辦單位要對督查事項辦理進度按時限要求，實事求是上報督辦管理單位。四是定期通報。定期對督辦事項進行書面通報，并對督辦事項的完成和落實情況納入組織績效考核。企業管理中要明確會議管理督察督辦的基本原則，做到督察督辦事項明確，督察督辦人員認真負責，督察督辦過程細致合理，督察督辦密切跟進會議，督察督辦結果及時匯總。

四、結語

企業會議的目的是在討論和交流的基礎上不斷達成共識、形成建議、明確路徑、解決問題、推動發展；企業會議管理的目的則是通過各要素、各環節的持續優化，不斷推動決策質量和決策效率，幫助企業快速高效地實現既定目標，穩步推進企業實現高質量發展。

參考文獻：

[1]金佳.淺談如何做好現代企業會議管理工作[J].百科論壇電子雜志，2019，（6）：664-665.