新時期大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究

劉波

中圖分類號：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-104-01

摘 要 隨著第三次技術(shù)革命發(fā)展以來，信息技術(shù)快速地在世界范圍內(nèi)的不同行業(yè)得到應(yīng)用，人類社會的生產(chǎn)力以幾何倍增長。信息技術(shù)的重要性不言而喻，檔案管理在紙質(zhì)時代的效率幾近停滯，隨著辦公電子化的快速發(fā)展，檔案管理也開始引入大數(shù)據(jù)技術(shù)。從實踐情況看，大數(shù)據(jù)技術(shù)的意義在于分析海量數(shù)據(jù)信息，進(jìn)行快速歸類整理，也便利查閱和維護(hù)。對此，筆者將結(jié)合日常檔案管理工作對大數(shù)據(jù)技術(shù)在電子信息檔案管理中的使用進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 檔案管理 大數(shù)據(jù)技術(shù) 研究

一、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理模式構(gòu)建

（一）檔案信息資源建設(shè)

將大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合檔案信息資源進(jìn)行管理有諸多注意事項，首先要考慮到是以保護(hù)紙質(zhì)文獻(xiàn)為重點。隨著時間的推移，紙質(zhì)檔案信息將會逐漸變得越來越脆弱，需要更多精力進(jìn)行保護(hù)，應(yīng)當(dāng)一次為主題進(jìn)行建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案記錄、信息采集和特色檔案資源建設(shè)工作的順利開展，這樣才能真正提升對檔案利用的效率。檔案資源建設(shè)是為不同的團(tuán)體服務(wù)，所以檔案管理人員在服務(wù)工作中要在特色檔案資源的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)為不同人群服務(wù)的目標(biāo)。由于檔案管理部門人力物力都較為有限，從社會需求來看，主要是滿足檔案信息查詢，其次是滿足部分人群的文獻(xiàn)查詢需求，可以同其他服務(wù)機(jī)構(gòu)和政府部門合作，從而為黨政機(jī)關(guān)查詢檔案提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。另外加快檔案信息公開速度。

（二）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

大數(shù)據(jù)檔案管理模式是依賴于紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，由于檔案管理部門是需要為黨政機(jī)關(guān)等多部門檔案信息查詢服務(wù)。因此在檔案資料存儲數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作中，需要優(yōu)先考慮不同政府部門的需求，進(jìn)行歸類整理，在可開放的數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)上建設(shè)針對性的數(shù)據(jù)檔案庫。對于不同領(lǐng)域、不同方面的檔案資源需要進(jìn)行長期性甚至是永久性的存儲。還可以向社會公開，和社會科學(xué)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對接，這樣既能讓檔案資源的價值不被埋沒，也能進(jìn)一步滿足不同群體的檔案資源需求。

二、推進(jìn)大數(shù)據(jù)檔案管理模式構(gòu)建方法

（一）完善檔案資源管理系統(tǒng)建設(shè)

要想進(jìn)行合理有效地管理，首先需要有一個完善的管理系統(tǒng)，信息檔案資源管理同樣如此。目前各檔案局的檔案資源浩如煙海，在利用現(xiàn)有信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，可以編制合理高效的系統(tǒng)，方便其他部門進(jìn)行查閱。另外，信息技術(shù)日新月異，隨著時間的推移，信息技術(shù)還將繼續(xù)進(jìn)步，不斷更新。因而，就資源管理系統(tǒng)的建設(shè)而言，它將有賴于不斷地更新，但是前期框架非常重要，需要決策者認(rèn)真考慮。另外在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和移動終端以及WIFI地迅速普及，使得檔案信息管理系統(tǒng)也面臨著來自網(wǎng)絡(luò)位置地方的攻擊風(fēng)險，所以需要在結(jié)合使用新技術(shù)的基礎(chǔ)上，抵御外在風(fēng)險，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，還應(yīng)當(dāng)借助政府、民間資本來設(shè)計不同模式的檔案資源管理系統(tǒng)，從而推進(jìn)我國的檔案信息事業(yè)發(fā)展。

（二）使用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)檔案資源管理系統(tǒng)的信息防范能力

信息技術(shù)誕生以來，對于團(tuán)體各個人網(wǎng)絡(luò)的攻擊從未停止。無論是否存在檔案信息被攻擊現(xiàn)象，作為檔案管理人員都需要具備信息風(fēng)險抵御意識。對此，我們應(yīng)當(dāng)在檔案資源管理系統(tǒng)中，注重信息加密技術(shù)。任何用戶需要登錄檔案網(wǎng)官網(wǎng)，都需要設(shè)置密碼才能使用，從外在渠道上減輕被攻擊的可能性。更為先進(jìn)的信息加密技術(shù)是在科研人員的幫助下，使用生物識別技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、加密技術(shù)等，實現(xiàn)對信息資源的重重保障。生物識別技術(shù)中包括了指紋、面部、虹膜識別等，所以可以將這種技術(shù)用在用戶的身份確認(rèn)方面。只有通過了系統(tǒng)的認(rèn)證，才能給予其不同層級服務(wù)需求。如果用戶的密碼驗證失敗，意味著系統(tǒng)拒絕了該用戶的進(jìn)入，也無法享受對應(yīng)的權(quán)限，從而保護(hù)檔案館內(nèi)的信息數(shù)據(jù)不會丟失。區(qū)塊鏈技術(shù)和層級加密技術(shù)是通過電子代碼或數(shù)字代碼的方式進(jìn)行不同層級的加密。區(qū)塊技術(shù)需要將保密內(nèi)容分割后送出去，屬于隱秘地將信息技術(shù)隱藏起來。

（三）構(gòu)建科學(xué)的大數(shù)據(jù)檔案管理法律體系

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案信息管理工作日新月異，但是對應(yīng)的法律保護(hù)體系卻逐漸不能適應(yīng)工作需求，不少立法工作、法規(guī)制度的建設(shè)等都還在摸著石頭過河。所以，目前政府和相關(guān)部門以及其他社會人士已經(jīng)認(rèn)識到大數(shù)據(jù)檔案管理模式建立的重要性，開始積極推動檔案資源管理。應(yīng)當(dāng)由政府牽頭，積極投入到檔案資源管理系統(tǒng)的建設(shè)，結(jié)合管理系統(tǒng)模型，按照現(xiàn)有的工作情況，對于法規(guī)制度進(jìn)行完善，對于法律條文進(jìn)行補(bǔ)充。

三、結(jié)語

在檔案管理工作中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)是一項系統(tǒng)工程，不僅要對現(xiàn)有技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，實時更新，還要建立合適的技術(shù)使用標(biāo)準(zhǔn)，完善相關(guān)的法律條文，從而讓檔案資源能夠真正為更多人服務(wù)。

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