事業單位檔案管理外包探究

王崢

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）02-093-02

摘 要 在事業單位運行和發展過程中，檔案管理是重要環節之一。事實上，檔案管理是一項專業性要求較高的工作，但檔案人才相對稀缺，在部分事業單位當中檔案管理是由兼職人員完成，管理質量必然會受到一定程度影響，這也使得事業單位檔案管理外包應運而生。將檔案管理工作外包給第三方專業機構，既能提升檔案管理質量，又能夠優化事業單位內部資源配置。基于此，本文對事業單位檔案管理外包進行了綜合性闡述，并提出了一定策略，以供參考。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 外包

一、事業單位檔案管理外包內涵

事業單位檔案管理外包主要是指事業單位為了進一步提升檔案管理效能，實現價值鏈重組、資源配置優化、降低管理成本、提高核心競爭力，將檔案管理業務當中的非核心部分委托給第三方專業服務機構的一種管理模式。從大環境來看，檔案管理外包行業尚處于發展階段，但相關需求變得愈來愈多，整個市場的規模也在不斷擴大。在檔案外包服務中介市場當中，部分機構已經做大做強，成為了行業當中的領頭羊。這也使得檔案管理外包產業鏈變得愈加成熟，為事業單位檔案管理外包提供了有效途徑。

二、事業單位檔案管理外包的價值

事業單位將檔案管理外包給合適的機構對于自身運營及發展具有十分重要的價值，主要體現為以下幾個方面：1.有利于事業單位將精力放在主營業務上。對于事業單位而言，檔案管理業務并非核心業務。將檔案管理委托給專業機構，能夠利用專業機構的優勢資源來彌補事業單位的弱項，使其能夠將主要精力投入到主導業務上。這樣能夠實現事業單位內部資源配置優化，可提升事業單位整體運營效率，不斷提升并鞏固其核心競爭力。2.有利于事業單位加強成本控制。事業單位將檔案管理業務外包出去，能夠減少專業設備采購、人力成本支出等相關費用，在一定程度上降低內部管理成本，同時也能夠獲得更好的管理效果。3.能夠提升檔案管理整體質量。事業單位在與專業檔案服務中介機構合作的過程中，在其協助下能夠對單位內部檔案工作人員進行針對性的培訓，能夠提升相關人員工作技能水平以及崗位勝任力，并拓展其視野，讓其及時了解行業動態以及前沿技術。如此一來，能夠彌補部分事業單位在檔案管理方面的缺陷，有利于提升檔案管理整體質量。

三、事業單位檔案管理外包存在的問題

目前很多事業單位開始將檔案管理業務外包第三方專業檔案中介服務機構，這在一定程度上緩解了事業單位在檔案管理方面的壓力，但在相關業務外包過程中也暴露了一定問題：1.事業單位自身檔案管理能力不足。事實上，部分事業單位對檔案管理重視程度并不夠。特別是有些單位領導認為檔案工作無法產出直接效益而忽視了其價值。由于單位內部在檔案管理專業人才方面較為缺乏，容易出現檔案管理分散化的情況，并未實現檔案規模化管理，缺乏標準化的檔案管理流程，可能會造成檔案資料缺失、不完整。上述情況顯然會對檔案管理外包產生較大阻礙，會增加外包服務難度，還會增加相關成本管理支出。2.檔案信息化建設滯后。部分事業單位在檔案信息化建設方面投入不夠，相關設備較為陳舊，未能及時更新，且內部信息網絡平臺建設存在缺陷，導致檔案信息化建設滯后。上述原因造成檔案管理效率較低，即便將檔案管理業務外包出去，在部分環節上檔案中介服務機構操作難度較大，效率不高，會影響檔案管理整體效能。3.檔案中介服務機構安全保密工作不夠到位。事業單位的部分檔案屬于私密性文件，安全性以及保密性要求較高。在將這部分檔案外包給檔案中介服務機構進行管理的過程中，相關機構在安全性以及保密性方面所做工作不夠到位或缺乏先進的安全保密技術為支持，可能會出現資料泄密、遺失，甚至損毀的情況，會讓事業單位蒙受巨大損失。

四、完善事業單位檔案管理外包的相關對策

事業單位在檔案管理業務外包過程中，需及時更新理念，并采取一定措施對整個流程進行持續性的優化，以此來提升檔案管理整體質量，為單位創造更大的效益。

（一）加強檔案中介服務機構監督

在檔案管理業務外包之前，事業單位要合理篩選合作對象，做好事前控制。事業單位需要對檔案中介服務機構進行全面性的評審，選擇資質合格的檔案中介機構。評審內容主要包括資質、專業技術能力、整體服務質量、服務方案以及成本報價等。通過文件審評以及現場考察方式做出有效評價，篩選出優質的合作對象。事業單位作為甲方，在檔案外包期間要對自身管理職能、權責等進行重新定位。在對中介服務機構進行監督的同時，盡量不要直接干預具體檔案管理工作。事業單位在監管期間，需要設置一系列制度、規范，對檔案中介服務機構進行統一調度，讓其按照單位實際需求高效化地完成檔案管理任務。特別是在檔案安全性、保密性方面要加大監督力度，消除檔案資料遺失、損壞、泄露等風險，建立一套標準化的監督流程，為檔案管理外包提供安全保障。

（二）適當革新檔案管理技術

事業單位要重視檔案數字化建設。將傳統紙質檔案轉變為數字化檔案是事業單位檔案管理的重要趨勢。實現數字化檔案能夠突破以往檔案管理單一化的局限性，為檔案管理創造更大的空間，也能夠為檔案管理外包提供便捷，進一步提升相關工作效率。在檔案中介服務機構協助下，事業單位可加快檔案管理信息平臺建設，在檔案庫房設置專業化的數據庫，能夠實現信息管理、統計查詢、數據監控、庫存管理以及遠程操控等功能。在上述過程中，事業單位要與檔案中介服務機構加強溝通交流，及時發現短板，并不斷完善，從而提升檔案管理整體水平。

（三）重視檔案管理外包風險控制

事業單位對于檔案管理外包應該設置一套完整的制度，明確基本原則、部門職責、具體管理內容、考核內容以及驗收內容等，要求檔案中介服務機構嚴格按照合同或協議條款提供相關服務。同時事業單位與檔案中介服務機構之間要建立溝通機制以及沖突解決機制。雙方在檔案管理外包方面存在不同意見時，可以協商方式解決，盡可能避免不必要的沖突。若經過溝通，還是無法解決相關問題，則應該適當引入新方案進行調整，確保后續工作順利實施。除此之外，事業單位要與檔案局以及檔案行業協會保持密切聯系，由權威部門予以指導。在權威部門協助下，針對檔案外包服務機構專業檔案保管庫房項目進行驗收，出具相應的驗收報告，及時發現問題，并提出改進措施及建議。檔案行業協會則應該加強區域市場監督，對檔案外包中介服務機構進行定期抽查、考核，考核無誤后，可頒發相關證書，為事業單位選擇合適的合作對象提供參考。

五、結語

從大環境來看，檔案管理外包已經逐漸成為事業單位的剛需。在檔案管理外包過程中，事業單位要加強檔案中介服務機構監督，并適當革新檔案管理技術，在提升檔案管理效率的同時，也要保證檔案資料的完整性與安全性，不斷改善檔案管理質量。

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