不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理探討

張玉君

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）02-083-02

摘 要 從目前的情況來看，我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理已經(jīng)趨向于信息化，這與時(shí)代的發(fā)展有著密切聯(lián)系。要想從根本上實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的全面性、高效性，還應(yīng)當(dāng)注重完善傳統(tǒng)的管理體系。本文將會(huì)針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理等內(nèi)容進(jìn)行具體分析和論述，希望能夠?yàn)槿藗儙硪恍椭蛦l(fā)。

關(guān)鍵詞 不動(dòng)產(chǎn) 檔案管理 現(xiàn)代化 管理探討

從實(shí)際情況來看，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理涉及的內(nèi)容較廣，并且流程較為復(fù)雜，所以要想真正的進(jìn)行全面、科學(xué)的管理并不是一件容易的事情，這需要相關(guān)部門工作人員制定全面、有效的管理體系，跟上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，將信息技術(shù)融入到現(xiàn)代化的檔案管理當(dāng)中，尤其要引入一些先進(jìn)的技術(shù)手段和技術(shù)理念，這樣能夠更好地滿足檔案管理需求，為推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的高效性奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

談及不動(dòng)產(chǎn)檔案管理想必很多人并不陌生，如今信息技術(shù)飛速發(fā)展，所以一部分房屋產(chǎn)權(quán)檔案的管理工作已經(jīng)落后于快速發(fā)展的檔案管理工作，久而久之，就留存了大量的歷史信息需要錄入，還有部分的新檔案需要記載。這就需要相關(guān)部門工作人員認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的意義，將這種先進(jìn)的檔案管理形式融入到現(xiàn)代化的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理當(dāng)中，這不僅可以實(shí)現(xiàn)快速、精準(zhǔn)查找，還具有操作簡(jiǎn)單、安全性高、存儲(chǔ)量大，成本低等特點(diǎn)。這些都是不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理所具有的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理體系相比，現(xiàn)如今信息化的檔案管理可以擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理的缺點(diǎn)，真正地實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的發(fā)展。

一、不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的特點(diǎn)

不動(dòng)產(chǎn)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，在實(shí)際的檔案管理過程中，人們要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性、高質(zhì)量性，就應(yīng)當(dāng)事先設(shè)定好管理體系，真正地做到與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展目標(biāo)，這樣才能滿足不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的需求。一般情況下，不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理也具有一定的特點(diǎn)，分別為時(shí)效性、共享性、形式多樣性。其中時(shí)效性主要表現(xiàn)在現(xiàn)代化信息技術(shù)的快捷性，與傳統(tǒng)的檔案管理體系相比，現(xiàn)代化的檔案管理具有很多優(yōu)勢(shì)，所有的流程幾乎都被信息技術(shù)所充斥。這一流程不需要消耗太多的人力和物力，依靠信息技術(shù)就可以完成。共享性主要指的是不動(dòng)產(chǎn)檔案中數(shù)據(jù)信息量非常大，人們可以將這些數(shù)據(jù)壓縮成壓縮包，存儲(chǔ)在硬盤當(dāng)中，這樣可以隨時(shí)隨地的對(duì)信息進(jìn)行共享，這些都是現(xiàn)代化檔案管理所具有的特點(diǎn)。如今是信息化時(shí)代，在大數(shù)據(jù)背景下，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理也開始趨向于智能化方向發(fā)展，信息技術(shù)加快了信息的傳播速度，也提高了信息的利用效率。形式多樣性主要表現(xiàn)在不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的形式是多種多樣的，與傳統(tǒng)的檔案管理形式相比，現(xiàn)代化的檔案管理可以不需要紙張，單純的憑借電子媒介就可以完成檔案的管理，這是一個(gè)質(zhì)的飛躍，也是現(xiàn)代化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的一大特點(diǎn)。

二、不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理方式

（一）不動(dòng)產(chǎn)檔案的集約化管理

不動(dòng)產(chǎn)檔案的集約化管理也分為多個(gè)部分，要想充分地發(fā)揮出集約化檔案管理的作用與價(jià)值，首先要做到制定嚴(yán)格全面的管理規(guī)范，其次要提升現(xiàn)有檔案管理質(zhì)量，最后要將所有的業(yè)務(wù)進(jìn)行處理并與現(xiàn)有檔案的登記相結(jié)合。嚴(yán)格制定管理規(guī)范是為了更好地提高現(xiàn)有業(yè)務(wù)質(zhì)量，人們需要根據(jù)業(yè)務(wù)需求、流程及相關(guān)程序?yàn)榛A(chǔ)，在此基礎(chǔ)之上開展相應(yīng)的集約化管理。有了規(guī)范化的管理，人們就需要嚴(yán)格地按照相關(guān)流程去履行，從根本上提升檔案整理質(zhì)量，這一過程一定要做好統(tǒng)一、規(guī)范化的管理，要將信息平臺(tái)的作用充分發(fā)揮出來，尤其是對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案的流轉(zhuǎn)、交接等工作，這些環(huán)節(jié)千萬不能馬虎，做好這些工作也是為了進(jìn)一步提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理質(zhì)量，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、質(zhì)量化的檔案管理給予更多幫助。最后一步是將業(yè)務(wù)處理以及檔案登記相互結(jié)合，這一環(huán)節(jié)看似簡(jiǎn)單，但是要想真正的落實(shí)起來，并不簡(jiǎn)單。這一環(huán)節(jié)需要人們采用聯(lián)動(dòng)辦公的方式，從根本上提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作效率。提升工作效率的形式有很多，例如可以建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，將較為常見的不動(dòng)產(chǎn)檔案都列入其中，如居民住宅、商業(yè)房產(chǎn)、土地權(quán)限以及海域權(quán)限等，對(duì)這些信息進(jìn)行搜集、整理，其目的是為了方便管理人員查找，為日后不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的智能化、集約化管理開辟新路徑。由此可見，集約化檔案管理具有諸多優(yōu)勢(shì)，相關(guān)部門的工作人員一定要加以重視，充分地認(rèn)識(shí)到集約化檔案管理的意義及價(jià)值，并將其融入到日常工作當(dāng)中去。

（二）不動(dòng)產(chǎn)檔案中的隱私管理

人們?cè)趯?duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，一定要確保檔案管理的隱私性，因?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)檔案中涉及了用戶大量的隱私信息，如果泄露可能會(huì)對(duì)用戶的生活帶來一定影響，所以要做好相關(guān)的保密工作。為了保護(hù)用戶隱私，我國(guó)相關(guān)管理部門采用了依法治國(guó)理念，對(duì)用戶的隱私進(jìn)行了重點(diǎn)保護(hù)，以法律為保護(hù)屏障，對(duì)用戶不動(dòng)產(chǎn)信息進(jìn)行保密，這樣能夠從根本上實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的隱蔽性。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的隱私一定要融入每一個(gè)環(huán)節(jié)中，例如不動(dòng)產(chǎn)檔案的建立、不動(dòng)產(chǎn)檔案管理、數(shù)據(jù)信息傳遞、移交以及使用等，這些環(huán)節(jié)都需要從根本上做到隱私、隱蔽，不能對(duì)外界隨意泄露用戶的信息，每一個(gè)流程都做到隱私，這樣就會(huì)從根本上保護(hù)用戶的權(quán)益。除此之外，工作人員在查找檔案信息的時(shí)候也要做好保密工作，需要針對(duì)登記人的隱私進(jìn)行保護(hù)，這一點(diǎn)十分重要，在我國(guó)，房產(chǎn)交易是較為常見的一種交易形式，所以不動(dòng)產(chǎn)檔案管理處的工作人員每天都要面臨繁重的工作壓力，即便工作量非常大，人們也不能有任何的忽視。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理涉及的內(nèi)容越復(fù)雜，說明其管理的難度越大。在現(xiàn)代化的社會(huì)發(fā)展中，現(xiàn)代化的管理方式可以使檔案管理變得更加簡(jiǎn)單、快捷，尤其是在隱私管理方面，更能夠做到全面、科學(xué)、高效。相關(guān)工作人員可以借助信息技術(shù)，提升不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的效率和工作質(zhì)量，較為常見的就是電子識(shí)別，可以利用信息技術(shù)查詢?nèi)藛T身份與檔案記錄的一致性，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案相比，這種信息化的檔案管理形式可以節(jié)省一定的人力、物力，還能夠避免出現(xiàn)信息不對(duì)等或者欺騙數(shù)據(jù)信息情況的出現(xiàn)。

（三）提升不動(dòng)產(chǎn)檔案安全管理質(zhì)量

不動(dòng)產(chǎn)檔案安全管理質(zhì)量需要從多個(gè)方面考慮，通常情況下可以分為兩個(gè)方面，分別是管理人員的安全意識(shí)和技術(shù)水平，其中檔案管理人員的安全意識(shí)是最為基礎(chǔ)的內(nèi)容，因?yàn)闄n案管理人員是主要的操作者，人才的教育和培養(yǎng)是非常重要的，所以相關(guān)部門負(fù)責(zé)人需要定期對(duì)檔案管理者進(jìn)行安全教育，讓其能夠用正確的態(tài)度去分析和看待問題，對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理有充分的認(rèn)識(shí)，能夠?yàn)樾畔⒒臋n案管理提供更優(yōu)質(zhì)的保障，這也是為了實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展步伐而努力。而技術(shù)水平的提升主要也是針對(duì)檔案管理人員來說的，因?yàn)榧夹g(shù)水平的提升并不是一朝一夕就可以實(shí)現(xiàn)的，而需要不斷地學(xué)習(xí)、不斷的積累。首先檔案管理人員需要掌握現(xiàn)代化管理的基本操作技能，例如利用計(jì)算機(jī)完成整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理。此過程是一個(gè)循序漸進(jìn)的環(huán)節(jié)，不僅要強(qiáng)化工作人員的積極性，還應(yīng)當(dāng)讓管理人意識(shí)到技術(shù)水平的重要性。因?yàn)橄冗M(jìn)的技術(shù)手段可以推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的發(fā)展，例如在安全方面，人們可以定期組織管理人員參加安全講座，從中可以學(xué)到很多新知識(shí)，保證認(rèn)證服務(wù)功能的開展。

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理安全一定要引起人們的重視，提升現(xiàn)有不動(dòng)產(chǎn)安全管理有多種途徑，不僅要注重工作人員職業(yè)道德能力和職業(yè)操守的培養(yǎng)，還應(yīng)當(dāng)注重完善現(xiàn)有檔案管理流程，要從根本上確保檔案管理的安全性。因?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)檔案管理涉及到很多秘密性內(nèi)容，所以檔案管理人員首先要有保密思想，不能隨意泄露用戶信息。另外相關(guān)工作部門還應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，尤其是在傳輸一些保密性文件的時(shí)候，更不能隨意使用外部網(wǎng)絡(luò)，這樣做不僅是為了確保不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的安全性，也是為了保護(hù)用戶的隱私。

（四）充分開發(fā)利用不動(dòng)產(chǎn)檔案

不動(dòng)產(chǎn)檔案管理不僅是為用戶提供一定的保障，還可以對(duì)其進(jìn)一步開發(fā)，這一過程可以建立透明化的規(guī)則，這樣做也是為了實(shí)現(xiàn)公平、公正、公開的原則，不僅如此，建立透明化的管理制度，也是為避免出現(xiàn)不必要的情況，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理經(jīng)常會(huì)遇到用戶查詢問題，對(duì)此人們可以將其設(shè)定為服務(wù)性質(zhì)，不動(dòng)產(chǎn)檔案企業(yè)與政府進(jìn)行相應(yīng)的溝通和交流。如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)非常發(fā)達(dá)，可以借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行宣傳，這樣的宣傳效果非常好，并且成本較低。借助多媒體等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理進(jìn)行介紹、宣傳，讓更多的人認(rèn)識(shí)到不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的重要性。針對(duì)企業(yè)，可以將不動(dòng)產(chǎn)檔案相關(guān)內(nèi)容發(fā)布在企業(yè)官網(wǎng)或者內(nèi)部宣傳專欄當(dāng)中，這樣的宣傳效果也非常好。這些是針對(duì)企業(yè)所采取的不動(dòng)產(chǎn)檔案宣傳形式，而針對(duì)社會(huì)，相關(guān)部門可以采取海報(bào)、宣傳片等宣傳形式，這樣也會(huì)引起人們的關(guān)注，不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用和宣傳會(huì)在一定程度上提升現(xiàn)有檔案管理效率。

信息化背景下的檔案管理更趨向于智能化，雖然有了電子版的檔案，但是傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案也要留存，這樣做是為了達(dá)到雙重保險(xiǎn)的目的，如果一方檔案出現(xiàn)了問題或遺失，那么可以借助另一方檔案將丟失的信息找回，避免出現(xiàn)不必要的損失，在保證整個(gè)不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的全面性和有效性的同時(shí)，也會(huì)促進(jìn)我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理朝著更好的方向發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，本文主要論述了不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理等內(nèi)容，通過分析可以發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)如今的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中，人們要不斷地探索和創(chuàng)新，用先進(jìn)的信息技術(shù)與不動(dòng)產(chǎn)檔案管理相融合，這樣既能夠提高不動(dòng)產(chǎn)檔案管理效率，又能夠完善傳統(tǒng)的檔案管理體系，可謂一舉兩得。有了信息化的檔案管理體系，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理效率實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，在日后的發(fā)展中，不動(dòng)產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理必將朝著良好的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王佳飛.新形勢(shì)下不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（09）：121—124.

[2]李月.用高標(biāo)準(zhǔn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)社會(huì)——試論不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的職能服務(wù)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：109—121.

[3]李菲菲.信息化背景下的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理探討[J].工程建設(shè)與設(shè)計(jì)，2018（08）：121—125.

[4]張同.試析不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的特征及作用[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018（08）：109—111.