如何做好辦公室文件的檔案管理工作

張曉鳳

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674- 1145（2020）2- 106- 01

摘 要 在如今新時期背景下，科學技術的不斷進步，使得相關的檔案管理工作產生一定的變化，并且對檔案管理人員提出了更高的要求，而本文則是就如何做好辦公室文件的檔案管理工作為議題展開論述。

關鍵詞 辦公室 檔案管理 重要性

文書是辦公室的基礎組成部分，其有著承上啟下的重要作用，文書工作的主要內容就是進行檔案管理，隨著信息時代的來臨，檔案管理工作已經逐步程序化和數字化，這對企業或者單位的發展有著一定的促進作用。

一、強化辦公室文件檔案管理工作的重要性

首先來講，加強辦公室檔案管理工作是非常符合時代發展的需求的，信息時代的發展促進了信息產業的進步，而辦公室檔案管理作為信息產業的其中一部分，自然也應該迎合時代發展的大趨勢，這樣才可以更好的為人民服務，讓社會大眾能夠更加便利的查詢自身所需求的信息，相信這也是近年來各企業或者單位如此重視辦公室檔案管理工作的一個重要原因。要知道，檔案管理這項工作本身是不具有任何實際意義的，但是如果與社會實際進行結合，就會彰顯出其價值。所以相關的管理人員要想更好地完成此工作[1]，就要與社會實際聯系在一起。其次，加強辦公室檔案管理工作可以在一定程度上推動檔案事業的進步，檔案管理工作也有其自身的特點，比如連續性，辦公室的檔案管理人員要結合這些特點來制定有效的管理方案，畢竟檔案管理工作的成功不僅能夠帶動企業或者單位的發展，還能夠促進檔案事業的發展，為了讓檔案管理工作進行的更加順利，同時也為了確保檔案的完整性，相關人員在實際的工作中要學會對其進行系統性的管理，這樣看來，則直接對管理人員的工作能力提出一定的要求。

二、做好辦公室文書檔案管理工作的措施

（一）增強辦公室檔案意識，完善管理制度

部分企業或單位都會忽略其內部的辦公室檔案管理工作，這對其整體的發展會產生一定的阻礙作用，加上其相關意識薄弱，就更容易加劇這一問題。為此，不管是單位還是企業，其內部的人員都要從思想上認識到辦公室檔案管理工作的重要性，這樣才可以制定有針對性的管理方案，以此來樹立管理理念，推動此工作的順利進行。在單位或者企業內部，是非常有必要實行檔案管理的崗位責任制度的，這可以將工作責任落實到每一位員工身上，有可能的話，單位或企業的管理人員可以將檔案管理工作納入員工考核中，這樣將能夠進一步調動管理人員的工作積極性，相信在之后的檔案管理工作中，也很難出現推脫工作責任的問題。除此之外，單位或企業還要定期做好檔案管理的宣傳工作，可以以座談會的形式或者是其他的組織活動形式，這對加強相關人員的檔案管理意識有很大的幫助。另外，要想辦公室的檔案管理工作得到進一步的完善，還需要健全檔案管理制度，企業或單位的高層管理人員要明確檔案管理的工作流程，使這項工作可以更加規范化，并在此基礎上建立相關管理人員的監督機制，辦公室文件檔案的管理工作除了要進行日常的整理和存放，還要在檔案上做好標簽，這不但方便日后的查找，還體現出檔案管理工作的有序性，一些相對重要的機密檔案，管理人員要進行單獨的存放，為了防止其丟失，還要做好防盜措施，相信如果能夠將這幾點內容在實際的工作中進行落實，就一定可以促進企業或單位的發展。

（二）加快檔案的數字化進程，實現信息的共享

新形勢下，單位或企業的檔案管理建設工作也要逐漸提上日程，只有這樣，才能夠實現單位或企業的可持續發展。現階段來講，信息化已經逐漸滲透到各行各業中，辦公室檔案管理的數字化已經是時代發展的必然趨勢，所以，單位或者企業要加大在此方面的投入，這樣才可以為檔案管理的數字化建設助力。在此基礎上，辦公室檔案管理工作做好實行雙套歸檔制度，保留紙質檔案存放的同時，還要實行電子檔案，這樣才可以做到萬無一失。辦公室檔案管理的數字化建設工作還可以加快實現信息的共享，雖然傳統的紙質資料也可以滿足共享需求，但是卻無法突破時空的限制，但是如今卻不一樣，只要辦公室的計算機連接互聯網，就可以實現跨越時間和空間的信息共享，這對提高相關人員的辦公效率有極大的促進作用。

（三）提升辦公室檔案管理人員的素質水平

毋庸置疑，檔案管理人員是檔案管理工作的主體，傳統的檔案管理工作中，有很多企業或者單位都沒有安排專門的工作人員來負責此項工作，但是現如今卻不會出現這樣的問題，相信與當前社會大眾對檔案管理工作的重視有著不可分割的關系。隨著檔案管理工作的數字化，對檔案管理人員的信息網絡技術有了一定的要求，作為單位或者企業的領導人員，要安排專門的人員對檔案管理人員展開培訓工作，這樣不僅可以加強檔案管理人員的專業能力，還可以提升其素養水平，這對相關工作質量和工作效率的提升有一定的推動作用。當然，單位或企業也可以不定期的組織一些教育活動，為的是可以讓檔案管理人員能夠對網絡知識有更多的了解，尤其是網絡病毒的泛濫，相關管理人員學會一些防范黑客入侵的技術是非常有必要的，這可以為檔案信息的保存帶來更多的安全性。

三、結語

總而言之，辦公室的文件檔案管理工作對于企業或單位來講是非常重要的，雖然在實際工作的開展過程中會出現很多問題，但是相信只要企業或單位能夠正視這些問題，并拿出有效的應對方法，就一定可以做好檔案管理工作，并以此為企業或單位的發展盡綿薄之力。

參考文獻：

[1]代文婷.淺談辦公室檔案工作的規范化管理[J].辦公室業務，2018（02）：119.