做好中小學學校檔案管理工作的信息化路徑研究

張馨月

摘 要：隨著檔案事業的快速發展，我國中小學學校檔案管理也進入到信息化管理階段。本文圍繞中小學學校檔案管理工作中信息化建設的議題進行了探討，概述了中小學學校檔案管理工作信息化的優勢，分析了工作中的不足，并在此基礎上論述了中小學學校檔案管理工作信息化建設的路徑和建議，供相關人士參考。

關鍵詞：中小學;檔案;信息化

1 引言

檔案工作在教育行業改革及發展歷程中發揮出不容忽視的作用。無論是總結歷史實踐經驗，還是幫助教育工作者制定學校發展和教育策略，以及推動教育行業健康持續發展，都體現出多個方面的積極效用。對于中小學學校的檔案管理工作而言，檔案管理有效反映了學校發展的歷程，同時也傳承了學校發展改革過程中的優秀經驗，是支撐和推動學校走向更好更快發展路徑的重要支撐。近年來，中小學學校檔案管理工作借助越來越多的新技術新設備而不斷提高了工作覆蓋面，為學校日常教學和管理工作提供了更加有力的基礎條件。對于學校檔案管理部門來說，必須結合國家檔案發展的趨勢積極探索檔案管理的信息化建設方法和策略，推動檔案管理工作發揮出更加積極的功能。

2 檔案管理信息化建設的突出優勢

在新時代背景下，中小學學校檔案管理工作必須以更加科技高效的管理理念和管理方式來滿足當前的學校發展和教育行業改革的需求。從檔案管理事業的發展趨勢來看，檔案管理已經進入到信息化管理的階段，這不僅是一種管理模式的升級，同時也是管理理念的升級。其優勢體現在兩方面：一方面，檔案管理更加便利。信息化模式是基于現代化技術手段，借助信息網絡設備來實現隨時隨地的檔案管理工作，有效解決了時間和空間等因素的限制。檔案人員解放了很多的勞動力可以更加方便快捷地對檔案進行管理。對于學校的師生來說，檔案信息平臺中的內容能夠更方便地查閱，因此檔案信息化管理對于學校管理部門、對于廣大教職工及學生來說都是十分便利的[1]。另一方面，檔案資源開發和利用有更好的條件。原來的紙質檔案需要很多的實物保存空間和保存設施，而且為了安全管理還需要創建適宜的溫濕度等實物檔案保存條件，這需要很多的資金成本并投入較多的人力。紙質檔案保存的時間比電子檔案保存的時間更短，這也是信息化管理的一大優勢。通過檔案管理信息化建設，原來的紙質檔案被電子檔案代替，投入的管理資金成本更低、配備的人員數量更少，而且檔案管理的效率更高。檔案人員能夠節省出更多的時間和精力，這部分時間和精力可以用于檔案資源的研究和利用中，為資源利用效率提高創建了有利條件。

總的來說，中小學學校檔案管理已經初步從過去人力管理模式轉變為信息化管理模式，傳統檔案管理工作中的信息滯后和信息不完整的問題得到有效解決，工作準確率更高，時效性更快，失誤率更低。由于學校各個科室和各個部門采用了統一的檔案信息化管理制度和管理流程，因此檔案信息化管理模式為檔案資源開發和利用創造了更好的基礎條件。

3 檔案管理信息化工作中的問題

在實際的檔案信息化建設工作中，雖然目前已經積累了一定的經驗，但是仍然有需要進一步解決的幾個問題。

一是中小學學校檔案信息管理系統需要進一步完善。檔案管理信息化系統需要硬件和軟件的優化配合。目前學校雖然配備了較完善的硬件設施，但是在軟件方面存在短板。檔案信息化管理水平的大幅度提升需要硬件的支撐，也需要軟件的支持，只有二者有效融合才能發揮出檔案信息管理系統的充分效能。實際工作中，中小學學校為各個科室部門配備了必要的檔案管理硬件設施，但是在檔案管理軟件方面還有不足，檔案管理采用的普適性軟件，對中小學學校檔案管理工作的個性化需求考慮不夠，因此還需要結合中小學學校檔案管理的實際情況進一步優化檔案管理軟件的性能，以更好地滿足中小學學校檔案信息管理的實際需求。

二是中小學學校檔案信息化管理需要進一步加強工作的精細化程度。目前，學校檔案管理工作相對粗放，缺乏更加精細化的考量，檔案管理工作精細化程度不高。受到傳統檔案管理理念的慣性影響，檔案管理部門已經習慣了檔案的采集、分類、存儲等基礎工作面上，但是對于學校檔案管理工作的創新，尤其是在服務性能的提升上，在檔案資源的開發利用上還較為薄弱。未來，隨著學校檔案信息化管理系統的日益完善，管理的創新能力必須進一步提升，以推動檔案信息化管理工作蒸蒸日上。

三是中小學學校檔案信息化管理流程中存在的風險隱患需要更強的安全防控能力來為檔案管理工作提供保障。在信息化檔案管理模式下，越來越多的學校檔案以電子檔案的形式傳輸、存儲和呈現[2]，在這些管理流程中存在著很多的潛在風險，一旦缺乏足夠的風險防控能力就會給檔案管理帶來威脅或危害，給學校和個人造成損失。因此，隨著中小學學校檔案管理信息化工作的開展，安全風險技術和風險防控工作水平也需要加快提升。

4 檔案管理工作開展建議

首先，在管理制度和管理流程方面加快完善的步伐。科學信息化檔案管理制度是引導和規范檔案工作人員進行檔案管理和服務工作的重要參考[3]。通過積極向國內外同行取經學習，找準學習追趕的標的，意識到自身的不足，積極學習他人長處和優點，彌補自身的弱項和不足。鼓勵學校檔案管理人員研究創新，能夠以積極進取的心態投入到檔案信息化管理工作中，從日常崗位中的實際問題出發，加快攻克工作中的難題，探索出更科學的工作路徑和策略，通過規范工作流程加快推動管理工作走上規范性道路。

其次，建立學校信息檔案閱覽室，探索檔案普惠服務模式。隨著紙質檔案向電子檔案的轉變，加快推動檔案開發利用效率。通過建設電子檔案閱覽室，為廣大師生創建方便的檔案查閱條件。通過構建互聯網平臺、微信公眾號等信息技術提高學校檔案信息的觸達率，使學校檔案資源能夠普惠到更多的師生，為學校教育和辦學提供技術條件。學校師生能夠通過電子檔案信息平臺搜索查閱到需要的信息內容，使學校檔案資源普惠到廣大師生，提高檔案管理服務質量和服務水平。

其三，加強電子檔案的安全防控能力。學校電子檔案的采集、傳輸、存儲、查閱、研究等管理過程中所面臨的風險比傳統檔案管理模式下所面臨的風險更加隱蔽，這是信息化時代檔案管理工作面臨的突出特征之一。為了確保電子檔案信息安全，從檔案工作人員入手，加強崗位責任意識和信息安全防范意識[4]。通過健全學校檔案保密制度、檔案信息化管理制度、責任問究制度等，同時在重要場所設置必要的監控設備，對重要檔案信息做好提前容災備份工作，確保學校檔案信息化管理的安全性。

5 結語

綜上所述，中小學學校檔案管理是學校加快教育改革，提高辦學質量的重要手段。借助現代信息技術和網絡設備，檔案管理的效率有了大幅度提升，而且在工作及管理成本方面大大降低，為檔案資源利用以及更好地服務師生創建了有利條件。

參考文獻

[1]張益強.推行信息化教育促進學校發展[C].國家教師科研專項基金科研成果2018（四）.

[2]何玉蘭.試論信息化時代學生學籍檔案管理的數字化發展[J].現代職業教育，2019（10）.

[3]陳恒.淺析學校檔案網絡化管理的對策[J].學苑教育，2019（8）.

[4]王彩蓮.分析檔案管理的發展趨勢——檔案管理信息化[J].才智，2019（24）.