勘察設計單位檔案管理信息化建設策略研究

張卓群

摘 要：本文通過對信息技術對檔案管理工作的重要性進行深入分析，結合勘察設計單位實際情況，探討科學的信息化建設策略，通過完善現有的檔案管理機制，提升管理人員的專業素養，對信息技術進行科學的應用，推動檔案管理水平的提升，為單位的發展提供有效的支持。

關鍵詞：勘察設計單位;檔案管理;信息化建設

1 引言

信息技術在社會生產生活的廣泛應用，使得生產管理模式發生了很大的變化，而隨著單位業務范圍和專業水平的不斷提升，檔案工作作為單位管理活動的關鍵組成，對單位的發展起到重要的推動作用。特別是作為勘察設計單位來說，檔案工作具有較強的專業性，需要對業務范圍內的勘察設計相關資料信息進行全面的收集，以作為相關業務或項目建設的關鍵技術憑證，為項目施工提供有效的指導和支持。而信息技術在檔案工作中的高效利用，能夠通過對單位實際工作中產生的數據資料的全面收集，形成完善的檔案資料，并利用網絡途徑實現資料的共享，與經營活動形成有效的結合，為相關職能部門的工作開展提供數據依據，對經營管理活動形成有效的推動作用。

2 信息化建設對勘察設計單位檔案管理工作的影響

2.1 推動管理制度的完善

隨著勘察設計單位業務范圍和工作量的不斷增大，單位經營管理中產生了大量的數據資料，對檔案工作提出了更高的要求，能夠結合單位實際經營情況，對資料進行詳盡的收集，并形成全面的檔案，進行妥善的保存，并為單位管理活動提供便利的查詢調閱等服務。而信息技術的合理應用，能夠為檔案的形成過程提供有效技術支持，并能夠結合實際管理情況和檔案管理需求，形成完善的信息化管理機制，對管理流程進行科學的規范，保證資料的全面收集，并借助數據處理優勢，對資料信息進行有效的復核，保證檔案的真實性。同時能夠對管理活動的各個環節進行有效的監管，保證相關管理制度能夠得到切實落實，實現管理水平的提升。[1]

2.2 提升管理效率

勘察設計單位的業務活動具有較強的專業性，而隨著管理單位業務水平的不斷提升，在工作中形成的資料信息也在發生著變化，已經由傳統的紙質資料形式已經向電子化的形式轉變，資料的種類和數量也在不斷增多。同時隨著技術水平的提升和專業設備的廣泛應用，使得工作過程中產生的數據不斷增多，嚴重影響管理效率。而信息技術的應用，能夠將檔案資料進行數據化轉變，利用電子化的存儲形式，提升存儲的安全性。同時利用網絡傳輸途徑，實現信息資料的高速傳遞，實現檔案管理活動的高效運行。

3 勘察設計單位檔案管理實現信息化建設的原因分析

隨著勘察設計單位的不斷發展，傳統的檔案管理理念已經不能滿足單位經營管理工作的需求，依靠傳統的管理手段，無法對數量不斷增長的資料信息進行及時的處理，管理效率較低，對企業發展和正常運行形成不利影響。同時當前的檔案管理工作重視對資料的整理和保存，不能認識到對檔案的價值，使用效率較低，只是提供簡單的查詢和調用服務，不能對資料的價值進行充分的挖掘。而信息技術的應用，能夠對傳統的管理流程進行科學轉變，借助技術優勢，實現管理效率的提升，并對資料信息進行科學的整理分析，對企業的發展和管理決策的制定提供有效的數據依據。[2]

4 完善勘察設計單位檔案管理信息化建設的措施

4.1 完善管理機制

單位要對檔案管理工作的重要性形成有效的認識，隨著市場競爭壓力的不斷增大，單位管理層要加強對檔案信息化建設提供有效的指導和支持，充分協調相關職能部門，對檔案工作形成重視，嚴格按照相關管理規定，保證資料的收集整理過程能夠按照相應的標準，進行全面的收集和及時的傳遞，保證資料的準確性。同時要建立完善的管理工作流程，對具體工作過程形成有效的規范，并對傳統的管理工作進行信息化的轉變，充分利用計算機等信息設備，實現管理自動化程度的提升。要加強對管理活動的監管，利用網絡途徑，對檔案的資料收集、整理、存儲和使用過程進行全程監督，保證管理活動能夠按照規章制度進行高效推進。

4.2 加強隊伍建設

檔案管理部門要加強管理隊伍建設，當前大多數的管理人員缺乏專業的管理知識，不能結合單位的發展形勢進行相關專業知識的主動學習提升，對單位的實際業務情況缺乏有效的了解，不能對管理工作形成有效的調整。同時管理人員缺乏相應的信息技術能力，不能對信息化的管理過程進行有效的執行，缺乏信息化的管理理念，不能保證管理活動的高效推進。這就要求管理部門要加強對工作人員的培訓教育，結合單位實際需求，進行針對性的培訓工作規劃和部署，提升管理人員的專業素養和信息技術水平。同時要建立完善的考評機制，結合具體的崗位工作，制定完善的考核標準，對工作效果進行公正客觀的評價，并完善激勵政策，將考評結果與工作人員的薪資待遇和職位晉升相結合，提升其工作積極性和責任心，保障管理工作的高效開展。同時要提升福利保障水平，為工作人員提供良好的晉升渠道，提升對優秀人才的吸引力，充實管理隊伍，提升整體的管理水平。[3]

4.3 建立信息化管理平臺

檔案管理部門要結合單位檔案工作的實際情況，建設完善的信息化管理平臺，對管理工作流程進行科學整合，實現管理效率的提升。利用網絡途徑，實現對單位業務和管理活動的全面覆蓋，保證檔案資料能夠進行全面高效的收集。要利用先進信息技術，加強對資料信息的分析處理水平，充分挖掘資料的關鍵內容，對有價值的信息進行及時的提取，并對資料內容進行詳細的比對，保證數據的真實性。同時要加強與單位信息平臺的對接，為管理決策的制定和相關職能部門的管理活動提供有效的數據支持。要利用網絡途徑，實現檔案資料的遠程查詢和調用等操作，并制定完善的權限認定機制，使用者能夠根據自身權限進行相應的操作，提升檔案使用效率。

5 結語

檔案管理工作是勘察設計單位管理活動的重要組成，管理部門要科學利用信息技術，對管理流程進行優化，建立完善的信息化管理平臺，提升檔案管理和使用效率，促進單位的快速健康發展。

參考文獻

[1]孫蔚.“互聯網+”視角下加強檔案信息化安全建設的策略[J].辦公室業務，2019（22）：93-93.

[2]劉亞蓮.基層檔案管理信息化建設途徑和策略分析[J].農家參謀，2019（12）：292-292.

[3]孫曉蕾.淺談檔案管理信息化的建設與發展研究[J].南風，2016（09Z）：134-134.