探析學校檔案管理信息化建設

王虎

摘 要：學校檔案除了有一般檔案的特點外，且還擁有包括專業性、周期性和分散性等在內的其他檔案所不具備的特性。而信息化技術憑借其所具有的諸多優勢，如方便，快捷、開放等，為學校的檔案管理打開了一扇新的窗。新時期，若要更好的為廣大師生服務，推動學校的長遠發展，就必須積極推進學校檔案信息化管理。本文筆者結合自身工作實踐，分析了學校檔案管理信息化建設中存在的問題，并提出了加快學校檔案信息化建設的對策，以供參考。

關鍵詞：學校;檔案管理;信息化建設

進入信息化時代，學校檔案管理工作也逐漸開始了信息化建設。而現階段，學校檔案管理工作改革進程中的一項重要任務，便是怎樣和信息社會與學校改革的需要相適應，將信息化道路走好，做好綜合開發利用工作，更好的服務于學校的教學、科研以及管理工作。

1 學校檔案管理信息化建設中存在的問題

1.1 缺乏認識

現在，大部分學校檔案管理部門均未將檔案信息化建設的緊迫性與重要性認識到，不知怎樣借助有限的資源領域進行開拓，也未全面了解其普遍認知、復雜程度以及艱巨性。甚至于一些學校根本未開展檔案信息化建設，對其認識流于表面，未展開深入探究，也沒有一起開展自動化和信息化管理。

1.2 經費投入不足，基礎設施配備不到位

進入信息化時代，檔案載體日趨多樣化，且也加強了檔案資源的信息化[1]。鑒于此，就要求檔案管理立足于現代化辦公，將信息化技術引進來展開系統化管理。雖然現在很多學校檔案室均配備了基礎檔案設備，如計算機、復印機等，但顯然已不能讓信息化資源管理和利用的需求得到滿足。檔案管理工作因缺乏充足的經費投入，便導致未有檔案管理系統軟件、掃描儀、數據處理等設備，讓檔案資源的信息化、網絡化管理不能真正實現，檔案工作依然停留在原始紙質時代。

1.3 檔案管理人員的專業水平和素質有待提高

現代化管理要求隨著學校檔案信息化管理的出現而不斷提高。現階段，雖然部分學校檔案信息化管理的條件已經具備，但檔案人員隊伍整體素質卻不高，還是有諸多問題存在，如未有清晰的檔案管理意識、專業知識不全面、知識結構不合理、創新意識不突出等，讓檔案管理信息化建設和學校檔案事業的發展受到嚴重阻礙。因而，現在打造一支素質優良、結構合理的復合型檔案管理隊伍是檔案管理信息化工作的一項重要內容。

2 加快學校檔案信息化管理的對策

2.1 打破傳統觀念，實現信息化管理方式

對學校檔案管理工作人員來說，當學校改革事業在發展時，自身也應一并發展，同時站在信息化管理的角度對問題進行分析，以認真的態度對待新挑戰，通過現代化的方式將問題解決，從傳統觀念中突破出來，有機結合學校最中心的工作與管理工作，把其共同性找出，切實做好本校信息化建設[2]。傳統的檔案管理模式往往較多的依賴于人工，而現在的電子文件管理、聲音的管理均應立足于計算機技術，一定要讓各項網絡信息技術的發展得到滿足，與現代化模式同步，所以檔案管理人員就必須將傳統的管理方式更新。一些老的管理者為便于日后的統計和保存，一般都是簡易組合檔案，但檔案信息是以傳輸、檢索為主要對象的，只有樹立檔案信息化理念，方可深層管理存儲功能，并在網上與計算機上完成傳輸與檢索，而這也是檔案管理的一個基本環節，只有以此為出發點，把傳統模式改變，積極創新，才能最大程度的發揮出檔案信息化管理工作的效用。

2.2 加大經費投入，加強檔案管理的硬件設施建設

《XX學校檔案管理辦法》中明確提出“學校應設立專項經費，配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設施設備給檔案機構，從而使數字化檔案館（室）建設進一步加快，同步推進檔案信息化建設與學校的數字化校園建設[3]。”若要對學校檔案信息化建設予以加強，則就必須投入更多的經費，并把現代化硬件設備，如檔案管理信息化管理系統、計算機、掃描儀等配置齊全，第一時間升級多媒體設備，從而順利開展檔案信息化建設。

2.3 加強高素質、專業化檔案管理人才隊伍建設

只有當管理人員具備較高的業務水平，方可與檔案信息化、網絡化發展的需要相適應。相較于時代的發展，傳統的檔案信息服務水平存在明顯的滯后性，無法讓人們的信息需求得到滿足，具體表現在檔案人員缺乏較強的信息意識和新穎的觀念，開拓和創新精神不足，致使硬件設備的現代化與人員觀念落后相互并存的局面出現。隨著時代與社會的快速發展，未來社會中占主導地位必然是網絡化和信息化，學校應把各種教育培訓途徑利用起來，加強培訓在職網絡人員，培訓的主要內容集中在計算機應用基礎知識、網絡化技術知識、數字化技術知識、現代管理技術知識、高新技術知識等方面，使之理論與業務素質不斷提高。同時加強培訓檔案業務人員對新方法、新設備以及新技術的應用，促進領導干部信息化知識水平的提高，加大對復合型人才的培養力度，即不僅對信息技術、檔案業務十分精通熟悉，且對現代化技術技能也能夠熟練運用。

2.4 加強學校檔案管理信息化的安全管理

雖然在學校檔案管理中應用信息技術，能夠將檔案利用率提高，使人員的工作量減輕，但由此也會讓一些信息安全問題產生。傳統檔案管理只需注意防水、防火即可，而信息化管理則需將信息安全問題納入考慮范疇，諸如計算機病毒、黑客入侵及設備故障等在很大程度上會導致檔案信息被泄密，甚至被遺漏或損毀。基于此，就需對檔案信息的安全網站建設及其安全管理建設做進一步加強。

1）加強安全網站建設。將上網檔案信息的數量擴大，促進上網檔案信息質量的提高，把具有特色服務、網絡技術和網絡檔案室的網站給建立起來，使不同用戶對檔案信息的需求得到滿足。在開展信息化檔案管理時，還應對諸多安全標準規范予以制定，改進現在條塊分割及其各自為政的局面，把統一的學校檔案管理給建立起來，讓全省市學校檔案管理的共享成功實現。比如，對統一的網絡通信和各項標準（數據庫標準、機讀標準、著錄規則標準、文獻標注標準等）進行制定，借助這些措施實現對標準化、科學化的安全數據庫的建立。

2）加強安全管理。如果想獲得更加真實可靠且實用的檔案信息，則加強檔案的安全管理勢在必行。傳統的檔案管理體制、方式與法律文件應適應現代信息化檔案管理，不斷改進和完善。因此在文檔一體化模式下，應對嚴格的電子文檔鑒定、安全保管和歸檔制度予以制定，確保檔案信息資源安全建設的順利實現。與此同時，還應建立新型的管理機構，構建三級管理模式（學校、檔案室及班級），組建學校檔案管理委員會，成員包括學校分級領導及其檔案管理部門人員，由其統一指導學校檔案管理工作，定期檢查，落實監督。集中管理和利用檔案，實現專、兼職人員的一起參與。

3 結語

綜上所述，學校的檔案管理作為一項系統化工程與多個方面密切相關，包括教學、科研、管理、師生服務等，而要想使學校檔案信息化建設的步伐進一步加快，提高學校檔案管理水平，就必須加強重視學校檔案工作，加大投入，并把檔案專業及信息化技術人才積極引進，同時做到合理布局、統籌兼顧。

參考文獻

[1]劉平.新時期高職院校檔案信息化建設探析[J].中外企業家，2018（24）：102.

[2]郁媛媛.信息數字化發展對高職院校檔案管理工作的影響分析[J].教育教學論壇，2018（42）：17-18.

[3]安宗強.淺析高職院校檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化，2018，21（20）：171-172.