淺析網絡環境對機關檔案管理的影響

摘 要：信息技術的不斷發展從而使得各領域得到了深化的發展，使得人們的社會活動也發生了很大程度的改變。隨著信息技術的不斷的發展，越來越多的領域開始引進信息技術進行相關工作的管理。對于機關單位來講其在檔案方面的工作已開始向數字化的方向發展，從而一定程度上加強了機關檔案管理在網絡環境中運行。然而在機關進行檔案管理的過程中對于網絡方面的采用方面存在一定的問題。本文主要是對信息化的環境中怎樣處理好機關檔案管理方面的活動展開了有效的分析。

關鍵詞：網絡;機關;檔案管理;影響

對于機關檔案管理來講，其傳統形式采用的紙質形式的資料的手機還有相關信息的記錄以及實施具體的管理。但是在進行檔案的保存過程中其往往需要相對較大的存儲空間，從而嚴重影響了檔案的長期的保存同時在進行相關檔案的查閱過程中相對較為不便，因此使得檔案管理工作受到一定程度的限制。由于網絡技術的快速發展以及廣泛的應用從而為機關檔案管理提供了有效的幫助，因此也使得傳統形式的機關檔案管理工作受到相對較大的沖擊。

1 機關檔案管理在網絡時代的改變

1.1 檔案信息來源的途徑增多

對于檔案的制作來講以前通常情況下采用的是手工的制作形式進行制作的，對于手工制作其具體表現在機關內部通過一定的程序主要有采用手工的形式進行相關文件的起草還有進行人工的手段進行相關檔案的保存以及相關檔案的具體管理。隨著信息技術的不斷發展，從而為機關檔案管理提供了發展機遇，因此使得機關單位在進行相關文件檔案的方式也產生了一定的變化。現階段對于檔案的制作來講其通常情況下采取的是半手工制作的形式，通過電腦等設備生產相關文件。對于網絡環境下的手工制作與傳統形式的檔案制作存在一定的差異性，對于網絡環境下的檔案制作其主要是通過將相關信息輸入到電子設備中進行生成正式的檔案文件。對于計算機文件的生成主要是值得是機關相關人員在進行文件的過程中使用電子設備進行相關文件的生產，并且在修改的過程中也是采用的相關電子設備，然后經過打印將相關文件轉換成紙質的形式從而制作成正式的文件檔案。當前信息技術應用相對較為廣泛，并且可以采取行管的模板實現具體的簽單以及相關文件內容以及形式的擬定與辦理，并且大多數文檔能夠采取電子文件的形式進行科學合理的歸檔，使得相關檔案使用者可以很便利的進行檔案的調取與查閱，不僅有效的節約了檔案保存的空間資源，同時也能夠大幅度的減少檔案使用過程中調取與查閱的時間。

1.2 檔案的載體以及內容的表達形式發生了改變

隨著信息技術的不斷發展使得信息設備的種類與類型也在不斷的增加，因此也使得文檔的形成方式變得多樣化。受信息網路技術的影響，我國正在逐步的實現政務電子信息化的建設，在此過程中會采用大量的先進的電子設備，同時電子文件的數量也在極速的增加，使得機關檔案的載體有原來的單一的形式向著多元化的方向發展。例如電子形式的文本還有數字化的影響制品等形式的檔案資料。所信息技術的影響機關檔案所登記的行管內容除了傳統形式的紙質文件以后還有數字化的而電子檔案。

2 現階段網絡環境下機關檔案管理所存在的問題

隨著網絡技術的不斷發展從而使得機關檔案的形式還有具體內容發生了極大程度的改變，因此在進行具體的管理過程中相對來講也遇到了一定的挑戰。

首先在相關文件的收集過程中存在一定的難度，因為現階段我國各機關所使用的辦公軟件未能形成較為統一的標準，同時其使用的軟件也存在一定程度的差異，從而造成了一部分文檔在形成方面還有傳遞方面有著一定的屏障所在，該些因素的存在將會使得機關在進行檔案的管理過程中在相關文件的收集上存在一定的難度。參與檔案管理的相關人員由于技術因素的制約，在機關檔案管理方面的專業技術人員的配置無法滿足實際的需求。通常情況下一些機關檔案管理的相關人員其信息技術水平相對較低，從而造成了在相關文件的起草過程中以及檔案的制定過程中以及相關電子檔案的修改方面存在一定的缺陷，最終造成電子檔案的收集工作受到一定程度的影響。

其次，對于機關單位來講其在檔案編制的工作相對較少，所以通常情況下很好分配專業水平較高的檔案管理人員，大部分的檔案管理工作的相關人員通常是身兼數職，因此也會對檔案管理工作造成一定的影響。隨著信息技術的不斷發展變化，現階段的機關單位的辦公活動很大程度受網絡技術的影響，所以不管是檔案的形成過程還是檔案的具體載體以及相關內容均向著多元化的方向發展。該些因素的存在使得機關檔案在具體的歸整過程中難度相對較大。

此外，盡管采用信息技術能夠一定程度上解決機關檔案管理方面的相關問題然而在具體的管理過程中依然存在著一定的問題。因為不同類型的軟件還有相應的硬件設備在應用的過程中升級速度較快，使得大多數機關單位未能夠實現即時的更新，從而造成了檔案的保存受到一定程度的影響。

3 加強網絡環境下機關檔案管理的有效辦法

第一，應當對機關檔案的鑒定管理上制定相對較為完善的制度。結合現階段機關檔案的實際情況不斷的完善檔案收集工作，有制定作為切入點強化的檔案管理人員的工作規范，從而一定程度上提高資料的收集效率。同時還需要加強對機關檔案的鑒定方面的工作。此外應當加強對檔案管理工作的相關概念的學習與研究。由于信息技術的廣泛應用，機關檔案在具體的整理過程中不僅需要采用新的管理模式，同時也需要采用較為新進的技術設備。

第二，對于機關檔案管理工作來講其主要職能體現在服務方面，所以應當在具體的管理過程中不斷的創新服務手段以及結合實際情況及進行相關服務范圍的拓展。同以往的檔案管理活動相比較，網絡時代的機關檔案管理工作來講其需要進行相關數據庫的建立從而對電子形式的檔案資料進行有效的保存，從而促進檔案管理工作向自動化與智能化的方向發展。同時以往的機關檔案所提供的服務主要面向的是機關單位內部，然而隨著信息技術的不斷發展，檔案方面的服務更多的是向社會方面開展。

第三，由于網絡時代信息技術的發展相對較快，當前機關檔案管理工作與傳統形式存在的差異相對較大，傳統形式的檔案管理活動主要是對相關實物方面的管理。現階段的機關檔案管理主要面向的是網絡化以及信息化的相關文件。因此在具體的管理過程中應當不斷的提高相關工作人員的專業水平從而保障機關檔案管理工作的順利進行。

4 結束語

隨著信息技術的不斷發展，網絡環境下的機關檔案管理工作中存在的問題也逐漸成為現階段該些機關繼續處理的問題。面對網絡環境帶來的檔案管理內容方面以及形式方面的變化，相關機關單位應當從全局出發建立起良好的管理制度，從而保障檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]袁淑儀.試述網絡環境對機關檔案管理的影響[J].科技經濟導刊，2016，（22）：159-160.

[2]王歆柏.淺談網絡對機關檔案管理的影響與對策[J].才智，2016，（12）：25-26.

作者簡介

孫楠（1988-），女，漢，江蘇鹽城，中國民用航空局檔案館。