淺析網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對機關(guān)檔案管理的影響

摘 要：信息技術(shù)的不斷發(fā)展從而使得各領(lǐng)域得到了深化的發(fā)展，使得人們的社會活動也發(fā)生了很大程度的改變。隨著信息技術(shù)的不斷的發(fā)展，越來越多的領(lǐng)域開始引進信息技術(shù)進行相關(guān)工作的管理。對于機關(guān)單位來講其在檔案方面的工作已開始向數(shù)字化的方向發(fā)展，從而一定程度上加強了機關(guān)檔案管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中運行。然而在機關(guān)進行檔案管理的過程中對于網(wǎng)絡(luò)方面的采用方面存在一定的問題。本文主要是對信息化的環(huán)境中怎樣處理好機關(guān)檔案管理方面的活動展開了有效的分析。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò);機關(guān);檔案管理;影響

對于機關(guān)檔案管理來講，其傳統(tǒng)形式采用的紙質(zhì)形式的資料的手機還有相關(guān)信息的記錄以及實施具體的管理。但是在進行檔案的保存過程中其往往需要相對較大的存儲空間，從而嚴(yán)重影響了檔案的長期的保存同時在進行相關(guān)檔案的查閱過程中相對較為不便，因此使得檔案管理工作受到一定程度的限制。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展以及廣泛的應(yīng)用從而為機關(guān)檔案管理提供了有效的幫助，因此也使得傳統(tǒng)形式的機關(guān)檔案管理工作受到相對較大的沖擊。

1 機關(guān)檔案管理在網(wǎng)絡(luò)時代的改變

1.1 檔案信息來源的途徑增多

對于檔案的制作來講以前通常情況下采用的是手工的制作形式進行制作的，對于手工制作其具體表現(xiàn)在機關(guān)內(nèi)部通過一定的程序主要有采用手工的形式進行相關(guān)文件的起草還有進行人工的手段進行相關(guān)檔案的保存以及相關(guān)檔案的具體管理。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，從而為機關(guān)檔案管理提供了發(fā)展機遇，因此使得機關(guān)單位在進行相關(guān)文件檔案的方式也產(chǎn)生了一定的變化。現(xiàn)階段對于檔案的制作來講其通常情況下采取的是半手工制作的形式，通過電腦等設(shè)備生產(chǎn)相關(guān)文件。對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的手工制作與傳統(tǒng)形式的檔案制作存在一定的差異性，對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案制作其主要是通過將相關(guān)信息輸入到電子設(shè)備中進行生成正式的檔案文件。對于計算機文件的生成主要是值得是機關(guān)相關(guān)人員在進行文件的過程中使用電子設(shè)備進行相關(guān)文件的生產(chǎn)，并且在修改的過程中也是采用的相關(guān)電子設(shè)備，然后經(jīng)過打印將相關(guān)文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)的形式從而制作成正式的文件檔案。當(dāng)前信息技術(shù)應(yīng)用相對較為廣泛，并且可以采取行管的模板實現(xiàn)具體的簽單以及相關(guān)文件內(nèi)容以及形式的擬定與辦理，并且大多數(shù)文檔能夠采取電子文件的形式進行科學(xué)合理的歸檔，使得相關(guān)檔案使用者可以很便利的進行檔案的調(diào)取與查閱，不僅有效的節(jié)約了檔案保存的空間資源，同時也能夠大幅度的減少檔案使用過程中調(diào)取與查閱的時間。

1.2 檔案的載體以及內(nèi)容的表達(dá)形式發(fā)生了改變

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得信息設(shè)備的種類與類型也在不斷的增加，因此也使得文檔的形成方式變得多樣化。受信息網(wǎng)路技術(shù)的影響，我國正在逐步的實現(xiàn)政務(wù)電子信息化的建設(shè)，在此過程中會采用大量的先進的電子設(shè)備，同時電子文件的數(shù)量也在極速的增加，使得機關(guān)檔案的載體有原來的單一的形式向著多元化的方向發(fā)展。例如電子形式的文本還有數(shù)字化的影響制品等形式的檔案資料。所信息技術(shù)的影響機關(guān)檔案所登記的行管內(nèi)容除了傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)文件以后還有數(shù)字化的而電子檔案。

2 現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)檔案管理所存在的問題

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展從而使得機關(guān)檔案的形式還有具體內(nèi)容發(fā)生了極大程度的改變，因此在進行具體的管理過程中相對來講也遇到了一定的挑戰(zhàn)。

首先在相關(guān)文件的收集過程中存在一定的難度，因為現(xiàn)階段我國各機關(guān)所使用的辦公軟件未能形成較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，同時其使用的軟件也存在一定程度的差異，從而造成了一部分文檔在形成方面還有傳遞方面有著一定的屏障所在，該些因素的存在將會使得機關(guān)在進行檔案的管理過程中在相關(guān)文件的收集上存在一定的難度。參與檔案管理的相關(guān)人員由于技術(shù)因素的制約，在機關(guān)檔案管理方面的專業(yè)技術(shù)人員的配置無法滿足實際的需求。通常情況下一些機關(guān)檔案管理的相關(guān)人員其信息技術(shù)水平相對較低，從而造成了在相關(guān)文件的起草過程中以及檔案的制定過程中以及相關(guān)電子檔案的修改方面存在一定的缺陷，最終造成電子檔案的收集工作受到一定程度的影響。

其次，對于機關(guān)單位來講其在檔案編制的工作相對較少，所以通常情況下很好分配專業(yè)水平較高的檔案管理人員，大部分的檔案管理工作的相關(guān)人員通常是身兼數(shù)職，因此也會對檔案管理工作造成一定的影響。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展變化，現(xiàn)階段的機關(guān)單位的辦公活動很大程度受網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的影響，所以不管是檔案的形成過程還是檔案的具體載體以及相關(guān)內(nèi)容均向著多元化的方向發(fā)展。該些因素的存在使得機關(guān)檔案在具體的歸整過程中難度相對較大。

此外，盡管采用信息技術(shù)能夠一定程度上解決機關(guān)檔案管理方面的相關(guān)問題然而在具體的管理過程中依然存在著一定的問題。因為不同類型的軟件還有相應(yīng)的硬件設(shè)備在應(yīng)用的過程中升級速度較快，使得大多數(shù)機關(guān)單位未能夠?qū)崿F(xiàn)即時的更新，從而造成了檔案的保存受到一定程度的影響。

3 加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機關(guān)檔案管理的有效辦法

第一，應(yīng)當(dāng)對機關(guān)檔案的鑒定管理上制定相對較為完善的制度。結(jié)合現(xiàn)階段機關(guān)檔案的實際情況不斷的完善檔案收集工作，有制定作為切入點強化的檔案管理人員的工作規(guī)范，從而一定程度上提高資料的收集效率。同時還需要加強對機關(guān)檔案的鑒定方面的工作。此外應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作的相關(guān)概念的學(xué)習(xí)與研究。由于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，機關(guān)檔案在具體的整理過程中不僅需要采用新的管理模式，同時也需要采用較為新進的技術(shù)設(shè)備。

第二，對于機關(guān)檔案管理工作來講其主要職能體現(xiàn)在服務(wù)方面，所以應(yīng)當(dāng)在具體的管理過程中不斷的創(chuàng)新服務(wù)手段以及結(jié)合實際情況及進行相關(guān)服務(wù)范圍的拓展。同以往的檔案管理活動相比較，網(wǎng)絡(luò)時代的機關(guān)檔案管理工作來講其需要進行相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建立從而對電子形式的檔案資料進行有效的保存，從而促進檔案管理工作向自動化與智能化的方向發(fā)展。同時以往的機關(guān)檔案所提供的服務(wù)主要面向的是機關(guān)單位內(nèi)部，然而隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案方面的服務(wù)更多的是向社會方面開展。

第三，由于網(wǎng)絡(luò)時代信息技術(shù)的發(fā)展相對較快，當(dāng)前機關(guān)檔案管理工作與傳統(tǒng)形式存在的差異相對較大，傳統(tǒng)形式的檔案管理活動主要是對相關(guān)實物方面的管理。現(xiàn)階段的機關(guān)檔案管理主要面向的是網(wǎng)絡(luò)化以及信息化的相關(guān)文件。因此在具體的管理過程中應(yīng)當(dāng)不斷的提高相關(guān)工作人員的專業(yè)水平從而保障機關(guān)檔案管理工作的順利進行。

4 結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的機關(guān)檔案管理工作中存在的問題也逐漸成為現(xiàn)階段該些機關(guān)繼續(xù)處理的問題。面對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來的檔案管理內(nèi)容方面以及形式方面的變化，相關(guān)機關(guān)單位應(yīng)當(dāng)從全局出發(fā)建立起良好的管理制度，從而保障檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

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作者簡介

孫楠（1988-），女，漢，江蘇鹽城，中國民用航空局檔案館。