淺析如何做好檔案管理工作

韓炳堃

摘 要：新時期經濟發展下，我國醫療衛生事業水平不斷提高，檔案管理工作作為醫院日常經營管理的重要組成，做好這方面工作具有重要意義。對此文章結合醫院檔案管理，對當前問題進行分析，并提出檔案管理工作的提升策略。

關鍵詞：醫院檔案;檔案管理;管理問題;醫院管理

醫院檔案作為醫院所有歷史和文化的載體，對醫院制定未來發展規劃、提高醫院運作水平具有不可或缺的意義。在新醫改時期，醫院對其檔案管理提出了更為嚴格的要求，如何更好地為醫院發展服務是每個檔案管理人員需要思考的問題。

1 醫院檔案管理概述

醫院檔案管理主要是負責管理醫院的各項檔案資料，包括文書檔案、醫療技術管理檔案、人事檔案、設備檔案、會計檔案等，對于醫院而言，這些檔案資料具有極大價值，對于醫院各項活動的開展具有極大的指導意義。比如醫院人事檔案，其中記錄了醫院職工的詳細信息，通過調閱相關人事檔案可以全面了解醫療人員的信息，在人力資源調配以及崗位升遷等方面可以提供有效的參考，并且醫院管理者也可以借助人事檔案了解醫院的各部門人力資源狀況，在指導相關部門開展工作時可以提供一定的參考。從數據信息的角度來看，醫院檔案中包含的都是真實有效的信息，通過挖掘檔案資料的價值可以為醫院各方面工作的開展提供部分決策信息，在當前數據時代背景下，這些信息都是醫院極為重要的財富。

2 醫院檔案管理存在的問題

1）管理體制不健全，缺少統一標準。醫院檔案管理缺乏固定模式標準，相關制度不健全，同時管理機構的設置也比較紛雜，從而導致檔案管理職責不明確、不規范，檔案分散在各業務職能部門，沒有統一收檔制度，導致查找困難及重復收集信息，無法發揮資料的價值作用，不足以滿足新時代的發展需求，不利于管理的科學化。

2）醫院檔案管理的信息化建設不完善。隨著信息化時代的發展，醫院的檔案管理如果再依靠傳統的人工方式，不但工作效率低下，同時也不利于醫院檔案的科學分類和正確劃分，因此醫院的檔案信息化建設迫在眉睫，隨著醫改的發展，可以發現很多醫院的檔案信息化建設不完善，醫院領導對檔案管理的重視程度不足。醫院也沒有專門的檔案管理信息軟件來對醫院的綜合檔案進行統籌管理，這也導致了醫院科室之間以及醫院同上級部門之間的檔案無法實現即時的共享，從而導致了信息查詢的和使用的不便。最后是醫院檔案管理的方式存在一些問題，很多醫院的答案由不同的部門管理，這就導致了檔案管理的連接性和層次性不足，無法對檔案管理中的有效信息進行提取。

3）醫院檔案二次開發面臨較大困難。數據資源的二次開放主要是指借助數據挖掘技術以及數據分析技術，通過對檔案信息資源實施的深層次開發，深入挖掘檔案信息本身的利用價值，從而實現對數據資源利用效率的最大化，推動現代醫療事業的健康發展。數據的二次開發中，工作人員要能夠發現數據之間的聯系，繼而使得數據能夠產生記錄、存儲以外的作用，但是在大數據背景下，醫院檔案含有的信息量過于龐大，所以難以對數據之間存在的內在關聯性進行一一分析，工作人員的工作量也隨之不斷增加。這種情況下，大數據時代如何提升醫院數據處理與分析效率，成為研究的重點[1]。

4）檔案管理人員業務水平不高。在醫院管理中，更加重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平僅停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

3 做好檔案管理工作的方法策略

1）建立健全檔案管理機制。通過建立覆蓋全院的檔案管理網絡完善組織建設，檔案工作專門設置相關工作領導小組，院長任組長并親自監管，醫院職能部門相關負責人任小組成員，負責主要檔案工作的決策，同時制定檔案工作的制度與流程，并對發展規劃進行研究制定并組織實施，對檔案工作進行督導檢查。

2）強化檔案管理的信息化建設。隨著網絡信息化技術的進步，在醫院的臨床醫療系統中已經實現了信息化的全覆蓋，但是在檔案管理方面還沒有做到網絡全覆蓋，加強醫院的檔案信息化建設是醫院提升管理效率的重要因素，要想完善醫院的答案信息化就必須實現檔案管理的網絡化。要建立網絡化的病歷檔案，同時利用電子化的網絡檔案管理平臺建立一站式的服務體系。這樣不但能夠快速的檢索和查找醫院建設和發展所需要的管理信息，同時通過互聯網也可以將檔案資源進行實時的共享。可以引進現代化的檔案管理技術，加強檔案的管理，比如通過建立醫院內部辦公系統OA系統，可以將醫院的各種檔案資料在辦公系統中進行共享，成為醫院所有部門的檔案信息中心，檔案管理需要購買相應的配套的管理軟件，提升檔案管理的信息化水平[2]。

3）深入挖掘醫療檔案數據信息。在大數據背景下，越來越多醫療信息的出現，使得傳統的檔案管理流程難以滿足工作要求。同時，考慮到現階段醫院檔案管理中存在的檔案信息二次開發困難這一問題，應該在優化檔案管理流程的基礎上，深入挖掘醫療檔案數據信息。比如：對所有的數據信息進行一次全面的清洗，將其中的不規范信息和錯誤信息等進行全面剔除，提高醫院檔案信息質量。并在檔案信息數據處理過程中，應用先進的處理軟件，提升檔案大數據采集和處理能力。借助先進的數據挖掘技術手段，對醫療檔案信息實施深層次的挖掘與分析，在此基礎上探究信息的內在含義，以此來促進醫療信息資源利用率的全面提升。在具體的管理工作中，要求管理人員深刻認識到數據分析的重要性，通過對醫療檔案信息的綜合分析，探究疾病之間的聯系和相關藥物的關系，進而為臨床診療工作的開展提供數據支持。

4）大力培養綜合檔案數字化管理人才。要想提升醫療機構綜合檔案信息的開發及使用效率，醫院需要科學使用現代化管理方法。因此，必須提高檔案管理者的業務能力，保證他們既掌握專業知識能力，還要熟練利用多種現代化檔案數字化設施。醫院要安排檔案數據管理者定時參與培訓，保證他們了解最新管理理論及技能，以迎合時代的發展要求[3]。

5）促進檔案管理現代化建設。大數據時代的到來對于軟硬件設施建設要求更高，一方面，加大資金投入，購置現代化的消防器材、監控器材等檔案保護設備，并根據實際檔案管理工作需要配置或更新計算機、照相機、打印機、掃描儀等相關硬件設施，同時現有軟件設施也需不斷進行更新升級與改造，提高檔案管理的現代化水平，使之能夠更好地為醫院管理服務。同時，在醫院檔案信息化管理過程中，可以通過建立檔案數據庫，將檔案集中存儲在一個統一共享的數據庫中，醫院檔案信息資源通過網絡平臺為檔案用戶提供在線的檔案利用服務，檔案用戶也可以根據需要定制檔案服務，從而較大程度地提高醫院檔案的現代化管理水平。

4 結語

綜上所述，醫院檔案作為醫院的重要財富，尤其是在新的醫療衛生體制改革背景下，加快醫院檔案管理信息化建設，挖掘醫療檔案數據信息，強化人員素質培養，能夠為醫院各方面工作提供有力的依據，實現醫院檔案管理工作的現代化發展。

參考文獻

[1]黃建福.醫院檔案管理在新醫改下的問題和改進策略[J].蘭臺內外，2018（2）：65-66.

[2]黃思敏.綜合性醫院檔案管理在醫院檔案管理中的應用及改進措施觀察[J].宏觀經濟管理，2017（13）：356-357.

[3]朱代紅.醫院檔案工作高質量發展的新實踐——以江蘇省人民醫院為例[J].檔案與建設，2018（10）：90-91.