關于醫院檔案管理的優化措施

廖娜娜

摘 要：文章主要就醫院檔案管理工作的意義、當前我國醫院檔案管理工作中的問題以及醫院檔案管理的優化措施方面進行了簡單分析，希望對提高我國醫院檔案管理工作的水平，更好的為社會大眾提供醫療、科研等服務方面起到一定的借鑒意義。

關鍵詞：醫院檔案;管理;意義;問題;優化措施

1 引言

近幾年來，隨著我國國民經濟的增長和社會的發展，我國的醫療機構也得到了較為長足的進步。基于檔案管理工作對醫療機構長久發展的重要意義，我國很多醫療機構都開始重視檔案管理工作。但是，就目前我國醫院檔案管理工作的基本現狀來看，其在實際的管理過程中還存在著較多的問題，需要進行優化。

2 醫院檔案管理工作的意義

加強檔案管理工作，對于醫院的發展意義重大，具體表現在以下幾個方面：第一，醫院從本質上來講屬于醫療服務的場所，其在日常的經營過程中，通常情況下都會產生大量的信息，這些信息在很大程度上也反映著醫院工作的真實狀態，通過檔案管理工作，可以將這些瑣碎的信息都形成文書檔案并進行保存，在一定意義上也有利于提高醫院的醫療服務水平，緩解醫院的醫患矛盾;第二，通過檔案管理工作可以實現有效的信息數據收集，從而為醫院的重大決策提供數據信息支持，提高醫院決策工作的有效性，進而促進醫院的健康發展;第三，新時期下，我國醫院的建設規模在不斷的擴大，我國傳統的檔案管理方式在很大程度上也已經不能適應當前醫院發展的要求，通過加強檔案管理工作，創新檔案管理方法，可以促進醫院檔案管理工作的順利進行，最終促進醫院的可持續發展。

3 當前我國醫院檔案管理工作中的問題

3.1 檔案管理系統和方法較為滯后

當前，我國醫院在檔案管理工作中，存在的最主要的問題就是檔案管理系統和方法較為滯后，進而使得醫院檔案管理工作的水平不高，在一定程度上也阻礙著醫院的發展進步。具體表現為：第一，在客觀條件方面，雖然我國很多醫院都認識到了檔案管理工作的重要性，也革新了檔案管理工作的設備，但是，仍然有部分資金不足的醫院在實際的檔案管理工作中，使用的是較為陳舊的檔案管理設備，使得我國的相關政策措施沒有被完全的落實，引發了眾多的檔案管理問題;第二，部分醫院在檔案管理工作中，引入了較多先進的檔案管理系統，但是，在實際操作過程中，其利用程度還有待提高，通常情況下，檔案管理系統都僅僅是被應用在整理病歷等基礎的工作中，難以充分發揮檔案管理系統的作用[1]。

3.2 檔案管理規章制度有待完善

我國部分醫院在實際的檔案管理工作中，還存在著檔案管理規章制度有待完善的問題。具體表現為：第一，部分醫院在對檔案卷宗中的病人信息、病患特征、醫護人員個人簡歷等方面，還沒有形成較為統一的規范，使得檔案管理工作的水平不高;第二，部分醫院在檔案管理工作過中，在相關目錄的設置上不夠嚴謹，缺乏目錄頁，進而對檔案信息的使用造成了影響;第三，部分醫院對于一些新入檔案組卷工作還缺乏完善統一的規章制度，導致檔案在收集、分類、整理以及保存和利用等過程中容易出現紕漏，影響檔案管理工作的效益。

3.3 檔案管理人員的綜合素養有待提高

我國部分醫院在實際的檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質還有待提高，這也是影響醫院檔案管理工作水平的重要因素。具體表現為：第一，我國部分醫院的檔案管理人員并非“科班出身”，因此，其專業水平和業務能力還有待加強，進而在實際的管理工作中對于一些較為復雜的檔案管理事務難以進行及時有效的處理;第二，部分醫院的檔案管理人員的思想素質水平還有待提高，在日常的檔案管理工作中，存在工作態度不夠嚴謹等問題，使得檔案管理工作容易出現人為的失誤;第三，部分醫院對于檔案管理工作的重視程度還有待提高，在實際的經營發展過程中，更加重視醫院的醫療服務等其他工作，使得在檔案管理人員的培訓方面資金投入不足，最終導致醫院的檔案管理人才隊伍的建設不夠完善，影響醫院檔案管理工作的效益。

4 醫院檔案管理的優化措施

4.1 建立完善的文書檔案管理制度

醫院要想提高檔案管理工作水平，充分發揮檔案管理工作的作用，首先應該做得就是建立完善的文書檔案管理制度，將醫院的檔案管理工作納入醫院的管理目標中，以此來促進醫院整體的管理水平的提高。為此，第一，醫院的領導層和管理層需要加強對醫院檔案管理工作的重視，在實際的檔案管理過程中，實現醫院各個科室之間的配合，有效解決管理工作中的問題;第二，轉變傳統的檔案管理觀念，提高管理人員的服務意識，從而加大資金投入，建立完善的文書檔案管理制度，為檔案管理工作過提供支持[2]。

4.2 規范文書檔案管理

醫院在檔案管理工作中，還需要不斷規范文書檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率。為此，第一，醫院需要加強對文書歸檔工作的重視，避免檔案管理工作的混亂性，保證所有的文書都可以及時歸檔，對于還沒有完成的文書則不可以提前歸檔;第二，檔案管理人員在進行文書歸檔的過程中還需要注意突出重點問題，保證文書歸檔問題的主次分明，明確哪些文書需要重點歸檔，而哪些文書只需要普通歸檔，管理人員需要進行科學的把控，并在文書歸檔的時候注意保證文書的完整性和關聯性，避免文書在歸檔的過程中出現分散和遺失等問題;第三，檔案管理人員還需要嚴格按照具體問題具體分析的原則，合理區分文書內容，降低文書檔案的重復率，最終提高醫院檔案的利用率。

4.3 加強檔案信息化管理和維護

醫院還需要加強檔案信息化管理和維護，在實際的檔案管理工作中，首先，醫院需要結合自身的實際情況和需要，加強對計算機軟件的安裝，提高醫院檔案管理的信息化水平;其次，醫院需要定期的對檔案進行信息化管理和維護，保證所有的信息化技術軟件和硬件設備都可以實現正常運行，提高醫院檔案管理的有效性;最后，醫院還需要建立檔案信息的便捷檢索，立足于醫院的檔案管理的需要，建立信息化管理和維護的制度，促進醫院檔案信息化管理的順利進行。

4.4 加強對檔案管理工作人員的培訓

醫院還需要加強對檔案管理工作人員的培訓，在實際的檔案管理工作中，增加資金投入，不斷提高檔案管理人員的專業水平和素質能力，使其滿足新時期下醫院檔案管理工作的要求。為此，第一，醫院需要定期的對檔案管理人員進行培訓，使其掌握當前的信息化檔案管理的技術方法，熟練應用信息化管理設備，提高醫院檔案管理的信息化水平;第二，醫院還需要建立相關的獎懲制度，提高檔案管理人員的工作積極性，對于管理水平較高且管理態度較為嚴謹的檔案管理人員需要給予一定的獎勵，而對于工作能力較差且工作態度懈怠的檔案管理人員則需要進行一定的處罰，完善醫院的檔案管理人才隊伍。

5 結束語

總而言之，檔案管理工作是醫院內部管理工作的重要組成部分，對于提高醫院的整體管理水平，促進醫院的發展等方面意義重大。為此，醫院需要加強對檔案管理工作的重視，通過建立完善的文書檔案管理制度、規范文書檔案管理、加強檔案信息化管理和維護以及加強對檔案管理工作人員的培訓等措施來提高醫院檔案管理工作的水平，為醫院的長久發展保駕護航。

參考文獻

[1]陳展鵬.探究優化醫院檔案管理質量的有效措施[J].辦公室業務，2019（10）.

[2]馬葉紅.探討新醫改背景下醫院檔案管理的改進優化策略[J].才智，2019（24）.