優(yōu)化檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)提高檔案管理隊伍能力素質(zhì)

張永峰

摘 要：第三次工業(yè)革命過后，全球化的進程加快，現(xiàn)如今已經(jīng)是信息時代，對信息的需求也是迅速的增加。而檔案管理也是儲存信息的重要的途徑更是獲取信息的重要途徑，如果未能將信息歸納好，那在獲取的時候就會遇到很大問題。想要將信息分門別類處理好，就需要檔案管理人員來歸置這些信息。信息能夠推進社會的進步，能夠節(jié)約人們不必要的時間，而信息管理又需要檔案管理人員，這可見檔案管理人員對社會的進步有著很大的作用。本文就是對檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)提出了一些建議，并對檔案管理人員的素質(zhì)提出了幾點方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;知識結(jié)構(gòu);能力素質(zhì);管理隊伍

1 前言

現(xiàn)在社會很多的信息都是需要歸檔的，這樣在以后發(fā)生一些問題或者需要查看的時候才能做到有據(jù)可依。在目前很多的企業(yè)都有檔案管理室，但是里面的檔案有些都是隨便放在那里的，要找到這份資料的話就非常的困難，這就是因為沒有好的檔案管理人員對這些資料進行整理，才會出現(xiàn)這樣的場景。還有很多的企業(yè)有專門的檔案管理人員對檔案進行管理，但是使用的方法過于傳統(tǒng)，給歸檔的過程中造成了很多不必要的步驟，浪費了很多的時間，歸檔的效率不是很高，所以才需要對檔案管理人員進行一些管理知識和管理技能的培訓(xùn)，并且還需要檔案管理人員能夠及時的提高自己的管理的水平。

2 現(xiàn)目前檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)中存在的問題

2.1 管理對象的轉(zhuǎn)變所需要的知識要求的轉(zhuǎn)變

在電腦沒有發(fā)明之前，人們儲存信息的手段就是紙張記載，人們需要對記載的紙張進行閱讀，再將該紙張歸類放置妥當(dāng)。但是現(xiàn)在不同了，現(xiàn)在是信息化的時代，全球數(shù)據(jù)化了，需要的是電子的歸檔，但是還是需要保留實體檔案，畢竟很多電子檔案都是可以作假的。不管怎么說，電子檔案確實是方便了人們的儲存和查詢。這也導(dǎo)致現(xiàn)在檔案管理的方式變得多種多樣了，那這就需要檔案管理人員有著很高的知識要求，除了能夠?qū)⒓堎|(zhì)的檔案歸置好，還需要掌握現(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)將電子類的檔案也要歸置好。如果說檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)不完善，那就會導(dǎo)致管理內(nèi)容出現(xiàn)錯，在查詢的時候無法查詢。

2.2 管理目標(biāo)的變化

以前是紙質(zhì)檔案的時候，需要是收集信息，并且范圍都是很小的，人們的需求也沒有很大，但是現(xiàn)在不同了，經(jīng)濟全球化、信息數(shù)據(jù)化，人們對信息的需求量也變得很大，檔案的經(jīng)濟價值和市場價值也發(fā)生著變化。以前的檔案信息是紙質(zhì)的，里面記載的內(nèi)容也是有限并竟大規(guī)模的記載是很浪費人力和物力，并且在查詢的時候也是十分的麻煩，需要人員拿著相關(guān)文件進行審批，審批通過了之后才能查詢，而且在找相關(guān)信息的時候需要從大量的檔案中去尋找，所以很多情況都盡量的去忽視檔案的存在。但是現(xiàn)在不同了，信息數(shù)據(jù)化了，就即使企業(yè)和員工相隔千里也能夠看到該員工的詳細(xì)的檔案，并且在還能夠得到自己想要的一些資料。省去了很麻煩的審批時間，省去了尋找相關(guān)檔案的時間，這樣既方便有快捷，這也逐漸讓檔案的重要性體現(xiàn)出來了。

2.3 管理實踐的變化

隨著我國經(jīng)濟的逐漸強盛，法治建設(shè)也逐漸完備，企業(yè)單位和個人依法辦事的觀念再不斷增強，原來的行政審批已經(jīng)被法治程序所取代，信息的查詢和獲取的方法更加的規(guī)范全面，不在是以前的零零碎碎了，并且還有公眾服務(wù)類信息的豐富。現(xiàn)在國與國之間的交流也逐漸密切，很多的知識都是需要知識產(chǎn)權(quán)來保護的，不然就會有很多的不法分子盜用別人的勞動成果。所以檔案管理人員還需要掌握很全面的法律知識，需要加強知識產(chǎn)權(quán)法的學(xué)習(xí)，要不斷的增加自身的知識產(chǎn)權(quán)素質(zhì)并且嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，依法為人民群眾提供服務(wù)，并且在發(fā)現(xiàn)有人觸犯法律的時候就要及時的制止。

3 提高檔案管理人員隊伍能力素質(zhì)

3.1 檔案管理人員思想觀念落后，解放思想

很多的檔案管理人員對檔案管理工作不是很重視，認(rèn)為檔案管理就只是將這些檔案放好就行了，反正這些檔案并沒有什么用處，就出現(xiàn)很多檔案管理人員出現(xiàn)不思進取安于現(xiàn)狀的情況。而正是這份消極的思想就直接導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，還會降低檔案管理的效率。所以要提高檔案管理人員的素質(zhì)就需要將這種思想改善好，將管理人員的思想從舊檔案思想觀念中解放。

3.2 檔案管理人員缺乏責(zé)任意識，增強責(zé)任意識

現(xiàn)如今很多的檔案管理人員的責(zé)任意識并不強，對自己的工作覺得也就這樣了，缺少事業(yè)心，而且有很多的剛從學(xué)校畢業(yè)的學(xué)生對自己管理檔案的這份工作不是很滿意，覺得自己如果在這里工作的話就不會前途，有可能還會被別人看不起，就一門心思的想要跳槽，想要高薪有體面的工作，就在工作的時候敷衍了事。甚至還有很多檔案管理人員覺得自己這份工作雖然工資低但是有保障就覺得這樣就可以了，沒有憂患意識，在思想上都是得過且過，缺乏積極進取的精神。所以還要增強檔案管理人員責(zé)任意識，讓檔案管理人員能夠全身心的投入到工作當(dāng)中。其實增強責(zé)任意識最直接的方法就是頒布一些規(guī)章制度，讓檔案管理人員按照制度來辦事，并且設(shè)置獎懲制度，將工作做的很好的就人員就進行鼓勵獎?wù)拢龅牟缓玫模瓦M行批評，甚至嚴(yán)重的直接開除，讓檔案管理人員對此有一個憂患的意識。

3.3 引進專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才

無論是什么樣的事業(yè)發(fā)展都是需要新鮮的血液的，尤其是非常杰出的血液，檔案管理這份工作也不例外。雖然檔案管理這份工作需要很多經(jīng)驗老道的人員，但是隨著科技的進步，現(xiàn)如今也需要具備很完善的知識結(jié)構(gòu)的人員。如果在檔案管理之中只有那些經(jīng)驗老道的人員，沒有科技人員的話，那檔案事業(yè)的發(fā)展也就談不上了。而在這方面的話就需要引進一些專業(yè)的高素質(zhì)的人才，這個方法是最快捷也是最直接的方法，這也非常符合我國現(xiàn)有的人才發(fā)展戰(zhàn)略的要求。并且在引進之后還能對國內(nèi)的人才進行培訓(xùn)，這樣就有利于國內(nèi)人才的增長。

4 結(jié)束語

隨著信息數(shù)據(jù)化的加快，檔案管理的事業(yè)也必須要得到發(fā)展，而上面就是簡單的分析了現(xiàn)在我國檔案管理人員存在的一些問題和提高檔案管理人員素質(zhì)的一些方案。提高檔案管理人員的素質(zhì)是有利于提高檔案管理的效率的，這也有助于人們對信息的儲存和查詢。

參考文獻

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