優(yōu)化檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)提高檔案管理隊(duì)伍能力素質(zhì)

張永峰

摘 要：第三次工業(yè)革命過(guò)后，全球化的進(jìn)程加快，現(xiàn)如今已經(jīng)是信息時(shí)代，對(duì)信息的需求也是迅速的增加。而檔案管理也是儲(chǔ)存信息的重要的途徑更是獲取信息的重要途徑，如果未能將信息歸納好，那在獲取的時(shí)候就會(huì)遇到很大問(wèn)題。想要將信息分門別類處理好，就需要檔案管理人員來(lái)歸置這些信息。信息能夠推進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步，能夠節(jié)約人們不必要的時(shí)間，而信息管理又需要檔案管理人員，這可見(jiàn)檔案管理人員對(duì)社會(huì)的進(jìn)步有著很大的作用。本文就是對(duì)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)提出了一些建議，并對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了幾點(diǎn)方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;知識(shí)結(jié)構(gòu);能力素質(zhì);管理隊(duì)伍

1 前言

現(xiàn)在社會(huì)很多的信息都是需要?dú)w檔的，這樣在以后發(fā)生一些問(wèn)題或者需要查看的時(shí)候才能做到有據(jù)可依。在目前很多的企業(yè)都有檔案管理室，但是里面的檔案有些都是隨便放在那里的，要找到這份資料的話就非常的困難，這就是因?yàn)闆](méi)有好的檔案管理人員對(duì)這些資料進(jìn)行整理，才會(huì)出現(xiàn)這樣的場(chǎng)景。還有很多的企業(yè)有專門的檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，但是使用的方法過(guò)于傳統(tǒng)，給歸檔的過(guò)程中造成了很多不必要的步驟，浪費(fèi)了很多的時(shí)間，歸檔的效率不是很高，所以才需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一些管理知識(shí)和管理技能的培訓(xùn)，并且還需要檔案管理人員能夠及時(shí)的提高自己的管理的水平。

2 現(xiàn)目前檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中存在的問(wèn)題

2.1 管理對(duì)象的轉(zhuǎn)變所需要的知識(shí)要求的轉(zhuǎn)變

在電腦沒(méi)有發(fā)明之前，人們儲(chǔ)存信息的手段就是紙張記載，人們需要對(duì)記載的紙張進(jìn)行閱讀，再將該紙張歸類放置妥當(dāng)。但是現(xiàn)在不同了，現(xiàn)在是信息化的時(shí)代，全球數(shù)據(jù)化了，需要的是電子的歸檔，但是還是需要保留實(shí)體檔案，畢竟很多電子檔案都是可以作假的。不管怎么說(shuō)，電子檔案確實(shí)是方便了人們的儲(chǔ)存和查詢。這也導(dǎo)致現(xiàn)在檔案管理的方式變得多種多樣了，那這就需要檔案管理人員有著很高的知識(shí)要求，除了能夠?qū)⒓堎|(zhì)的檔案歸置好，還需要掌握現(xiàn)在的科學(xué)技術(shù)將電子類的檔案也要?dú)w置好。如果說(shuō)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)不完善，那就會(huì)導(dǎo)致管理內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)，在查詢的時(shí)候無(wú)法查詢。

2.2 管理目標(biāo)的變化

以前是紙質(zhì)檔案的時(shí)候，需要是收集信息，并且范圍都是很小的，人們的需求也沒(méi)有很大，但是現(xiàn)在不同了，經(jīng)濟(jì)全球化、信息數(shù)據(jù)化，人們對(duì)信息的需求量也變得很大，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和市場(chǎng)價(jià)值也發(fā)生著變化。以前的檔案信息是紙質(zhì)的，里面記載的內(nèi)容也是有限并竟大規(guī)模的記載是很浪費(fèi)人力和物力，并且在查詢的時(shí)候也是十分的麻煩，需要人員拿著相關(guān)文件進(jìn)行審批，審批通過(guò)了之后才能查詢，而且在找相關(guān)信息的時(shí)候需要從大量的檔案中去尋找，所以很多情況都盡量的去忽視檔案的存在。但是現(xiàn)在不同了，信息數(shù)據(jù)化了，就即使企業(yè)和員工相隔千里也能夠看到該員工的詳細(xì)的檔案，并且在還能夠得到自己想要的一些資料。省去了很麻煩的審批時(shí)間，省去了尋找相關(guān)檔案的時(shí)間，這樣既方便有快捷，這也逐漸讓檔案的重要性體現(xiàn)出來(lái)了。

2.3 管理實(shí)踐的變化

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的逐漸強(qiáng)盛，法治建設(shè)也逐漸完備，企業(yè)單位和個(gè)人依法辦事的觀念再不斷增強(qiáng)，原來(lái)的行政審批已經(jīng)被法治程序所取代，信息的查詢和獲取的方法更加的規(guī)范全面，不在是以前的零零碎碎了，并且還有公眾服務(wù)類信息的豐富。現(xiàn)在國(guó)與國(guó)之間的交流也逐漸密切，很多的知識(shí)都是需要知識(shí)產(chǎn)權(quán)來(lái)保護(hù)的，不然就會(huì)有很多的不法分子盜用別人的勞動(dòng)成果。所以檔案管理人員還需要掌握很全面的法律知識(shí)，需要加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)法的學(xué)習(xí)，要不斷的增加自身的知識(shí)產(chǎn)權(quán)素質(zhì)并且嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，依法為人民群眾提供服務(wù)，并且在發(fā)現(xiàn)有人觸犯法律的時(shí)候就要及時(shí)的制止。

3 提高檔案管理人員隊(duì)伍能力素質(zhì)

3.1 檔案管理人員思想觀念落后，解放思想

很多的檔案管理人員對(duì)檔案管理工作不是很重視，認(rèn)為檔案管理就只是將這些檔案放好就行了，反正這些檔案并沒(méi)有什么用處，就出現(xiàn)很多檔案管理人員出現(xiàn)不思進(jìn)取安于現(xiàn)狀的情況。而正是這份消極的思想就直接導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，還會(huì)降低檔案管理的效率。所以要提高檔案管理人員的素質(zhì)就需要將這種思想改善好，將管理人員的思想從舊檔案思想觀念中解放。

3.2 檔案管理人員缺乏責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

現(xiàn)如今很多的檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)并不強(qiáng)，對(duì)自己的工作覺(jué)得也就這樣了，缺少事業(yè)心，而且有很多的剛從學(xué)校畢業(yè)的學(xué)生對(duì)自己管理檔案的這份工作不是很滿意，覺(jué)得自己如果在這里工作的話就不會(huì)前途，有可能還會(huì)被別人看不起，就一門心思的想要跳槽，想要高薪有體面的工作，就在工作的時(shí)候敷衍了事。甚至還有很多檔案管理人員覺(jué)得自己這份工作雖然工資低但是有保障就覺(jué)得這樣就可以了，沒(méi)有憂患意識(shí)，在思想上都是得過(guò)且過(guò)，缺乏積極進(jìn)取的精神。所以還要增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)，讓檔案管理人員能夠全身心的投入到工作當(dāng)中。其實(shí)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)最直接的方法就是頒布一些規(guī)章制度，讓檔案管理人員按照制度來(lái)辦事，并且設(shè)置獎(jiǎng)懲制度，將工作做的很好的就人員就進(jìn)行鼓勵(lì)獎(jiǎng)?wù)拢龅牟缓玫模瓦M(jìn)行批評(píng)，甚至嚴(yán)重的直接開(kāi)除，讓檔案管理人員對(duì)此有一個(gè)憂患的意識(shí)。

3.3 引進(jìn)專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才

無(wú)論是什么樣的事業(yè)發(fā)展都是需要新鮮的血液的，尤其是非常杰出的血液，檔案管理這份工作也不例外。雖然檔案管理這份工作需要很多經(jīng)驗(yàn)老道的人員，但是隨著科技的進(jìn)步，現(xiàn)如今也需要具備很完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)的人員。如果在檔案管理之中只有那些經(jīng)驗(yàn)老道的人員，沒(méi)有科技人員的話，那檔案事業(yè)的發(fā)展也就談不上了。而在這方面的話就需要引進(jìn)一些專業(yè)的高素質(zhì)的人才，這個(gè)方法是最快捷也是最直接的方法，這也非常符合我國(guó)現(xiàn)有的人才發(fā)展戰(zhàn)略的要求。并且在引進(jìn)之后還能對(duì)國(guó)內(nèi)的人才進(jìn)行培訓(xùn)，這樣就有利于國(guó)內(nèi)人才的增長(zhǎng)。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息數(shù)據(jù)化的加快，檔案管理的事業(yè)也必須要得到發(fā)展，而上面就是簡(jiǎn)單的分析了現(xiàn)在我國(guó)檔案管理人員存在的一些問(wèn)題和提高檔案管理人員素質(zhì)的一些方案。提高檔案管理人員的素質(zhì)是有利于提高檔案管理的效率的，這也有助于人們對(duì)信息的儲(chǔ)存和查詢。

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