如何提高檔案管理科學(xué)化水平

郝玉進(jìn) 山東棗莊市市中區(qū)人力資源和社會(huì)保障局

一、提升檔案管理科學(xué)化水平的重要性

（一）提高檔案管理科學(xué)化水平，是科學(xué)發(fā)展觀的要求

檔案資源的管理涉及社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)等諸多方面。其服務(wù)對(duì)象不僅包含政府、企業(yè)，也更多的開(kāi)始面向社會(huì)公眾開(kāi)放。當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)檔案信息的完整性、時(shí)效性提出了更高的要求，這就對(duì)檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，如何科學(xué)化管理檔案，從而更加有效的利用這一寶貴的信息，也成了科學(xué)發(fā)展觀的必然要求。

（二）提高檔案管理科學(xué)化水平，是促進(jìn)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展的需要

實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，雖然檔案管理部門(mén)開(kāi)始有意識(shí)加強(qiáng)檔案管理工作，相關(guān)研究也取得了一系列成果，但總體上分析，現(xiàn)階段檔案管理工作存在相當(dāng)多的問(wèn)題，例如從業(yè)人員往往以中老年為主，其信息化素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案管理的信息化程度較低，在單位中，檔案管理工作往往得不到重視，其科學(xué)化水平低下，相對(duì)于其他業(yè)務(wù)，檔案管理工作幾十年如一日，停滯不前。因此，提高檔案管理的科學(xué)化水平，可以大幅度推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化程度，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

（三）提高檔案管理科學(xué)化水平，也是信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的必然要求

信息時(shí)代各類(lèi)新技術(shù)高速發(fā)展，層出不窮，整個(gè)社會(huì)層面對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，各類(lèi)OA軟件也開(kāi)始滲透進(jìn)檔案管理工作。如何結(jié)合信息技術(shù)，將檔案管理工作由人工化、重復(fù)化向自動(dòng)化、智能化轉(zhuǎn)變，成為了信息時(shí)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。

二、提升檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

（一）明確檔案管理目標(biāo)

檔案管理工作不僅涉及黨和政府，也涉及大中型企業(yè)和廣大群眾。在檔案管理中，應(yīng)首先明確檔案管理工作的工作目標(biāo)，以目標(biāo)為導(dǎo)向開(kāi)展相關(guān)工作，順應(yīng)時(shí)代主流，從整體出發(fā)，科學(xué)管理檔案，這是當(dāng)前提高檔案管理水平的重中之重。只有這樣，才能為社會(huì)提供更全面、更高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

（二）聘用和培養(yǎng)先進(jìn)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員

信息時(shí)代背景下，提高檔案管理人員的素質(zhì)，是提高檔案管理科學(xué)化水平的重要途徑，優(yōu)秀的檔案管理人員能夠適應(yīng)信息時(shí)代的變化，滿(mǎn)足檔案服務(wù)對(duì)象的需要。目前，工作種類(lèi)與工作內(nèi)容也隨著行業(yè)信息化的轉(zhuǎn)型而呈現(xiàn)出多樣與海量的特性，這極大地增加了文件管理人員的工作量，而檔案管理從業(yè)者的素質(zhì)與工作能力直接影響著檔案管理工作的效率，因此，培養(yǎng)高水平的檔案管理隊(duì)伍成為了提高檔案管理科學(xué)化水平的迫切需求。檔案管理部門(mén)一方面可以聘用具有豐富檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)與先進(jìn)技術(shù)的人才來(lái)改進(jìn)本單位的檔案管理工作，另一方面部門(mén)內(nèi)部也需要建立健全檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，全面提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。電子檔案作為信息時(shí)代檔案管理行業(yè)的衍生品，一方面方便了檔案的管理，另一方面相關(guān)工作人員應(yīng)該具備信息技術(shù)的相關(guān)常識(shí)，甚至具備相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用能力。針對(duì)這一情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)定期培訓(xùn)管理人員，使其掌握現(xiàn)代化的檔案管理工具，培養(yǎng)信息化檔案管理的系統(tǒng)思維，從而科學(xué)高效的開(kāi)展檔案管理工作。

（三）采用合理的檔案管理模式

當(dāng)前信息時(shí)代背景下，各類(lèi)新技術(shù)層出不窮，檔案管理行業(yè)也開(kāi)始由人工轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理。現(xiàn)階段檔案管理模式還存在很多問(wèn)題，最終導(dǎo)致檔案管理工作中出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。另外，不合理的檔案管理模式也很容易滋生安全問(wèn)題，很容易被網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，從而給國(guó)家和社會(huì)帶來(lái)?yè)p失。在實(shí)施電子管理的過(guò)程中，要加強(qiáng)檔案信息安全工作，通過(guò)科學(xué)的管理模式和規(guī)范的操作方法，提高檔案信息安全水平。同時(shí)，要精心開(kāi)發(fā)檔案信息歸檔系統(tǒng)和定期備份系統(tǒng)，重視容災(zāi)機(jī)制建設(shè)。例如，可及時(shí)將各類(lèi)檔案進(jìn)行電子化備份，異質(zhì)儲(chǔ)存，防止檔案丟失或損壞。

（四）建設(shè)系統(tǒng)化檔案管理機(jī)制

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)單位及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視檔案管理工作，從制度出發(fā)，使檔案管理工作有制度可依，可從兩方面入手，一方面針對(duì)單位現(xiàn)有的人員情況，制定相應(yīng)的人員責(zé)任機(jī)制，將檔案管理工作落實(shí)到人，杜絕檔案管理工作中常見(jiàn)的因?yàn)楣ぷ魅藛T疏忽導(dǎo)致檔案遺失情況的發(fā)生。另一反面，檔案管理部門(mén)內(nèi)部也應(yīng)對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，在充分引入信息化管理手段的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化、改革。系統(tǒng)化考慮現(xiàn)有檔案管理工作，對(duì)其不合理之處及時(shí)改正。單位內(nèi)部建設(shè)系統(tǒng)化檔案管理機(jī)制后，還應(yīng)配套實(shí)施相關(guān)獎(jiǎng)懲制度，并將其納入到對(duì)相關(guān)人員的能力考核過(guò)程。

三、結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，作為重要的信息資源，檔案信息在各行各業(yè)的重要性逐年增加，成為評(píng)估企事業(yè)單位發(fā)展的重要參考，提高檔案的科學(xué)化管理水平，一方面能夠妥善的對(duì)各類(lèi)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，方便企事業(yè)單位查詢(xún)、總結(jié)、歸納，提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，另一方面能夠?qū)ι鐣?huì)提供精準(zhǔn)高效的信息支撐，因此，科學(xué)管理檔案成為了現(xiàn)階段國(guó)家、社會(huì)、團(tuán)體、個(gè)人的集中需求。本文結(jié)合工作實(shí)踐，就如何提高檔案管理的科學(xué)化水平提出了參考路徑，以期為相關(guān)研究提供參考，為檔案管理工作提供借鑒。