基于現代信息技術在事業單位檔案管理建設策略

中共大安市委黨校

在以電子信息技術為代表的信息環境下，事業單位檔案管理工作形式也在不斷變化。目前，我國電子政務建設已成為國家信息化建設的重點，因此，事業單位檔案管理信息化發展也是一項重要的工作項目。但目前，事業單位檔案管理信息化還處于發展階段，存在著許多問題。因此本文探討電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用具有重要的現實意義。

一、現代信息在檔案管理建設中的優勢

（一）信息錄入高效準確

電子檔案信息錄入的模式主要是通過辦公自動化文件流轉、掃描儀等方式將文件錄入計算機系統中的檔案管理模塊，然后再對其進行處理，大大地降低了人為的操作失誤，同時節省了時間，提高了工作效率。

（二）文件信息易于補充和改進

檔案管理的過程實際上是一個不斷改進和補充的過程。在傳統的檔案管理過程中，遇到這種情況時，往往需要將紙質檔案展開，再重新整理整理，既費時又費力，工作煩瑣。采用電子檔案管理時，輸入關鍵字后，可以方便快捷地查找到相應的檔案，并可以添加、編輯需要修改檔案信息的地方。

（三）永久保存有關檔案資源

傳統紙質檔案在管理過程中容易受到溫度、濕度等環境問題的影響，造成霉變和損壞，從而無法永久保存檔案，甚至丟失檔案。建設信息管理可以將傳統的紙質文件轉換為數字文件，并將它們存儲在電腦磁盤,這不僅可以有效地利用檔案的存儲空間，而且可以實現檔案資源的永久存儲，避免損壞檔案的問題造成的不良環境。

（四）提高檔案管理效率

傳統紙質檔案在管理過程中的工作比較復雜，相應的程序也比較多，不容易給工作人員查詢和整理。通過信息化建設，檔案查詢可以通過專門的查詢系統進行有效的查詢，提高了相關人員查詢的效率，管理流程相對簡單，可以大大提高檔案管理工作的質量和效率。

（五）轉變管理方式

傳統的檔案管理以紙張為媒介，通過手工輸入方式進行管理，而信息檔案管理則以網絡平臺為媒介，通過電子輸入方式進行管理。檔案管理信息化建設，將傳統檔案的儲存和利用功能轉變為信息資源的管理、儲存、收集等功能，從而提高檔案管理的有效性的同時，促進檔案管理的可持續發展。

二、信息化建設在檔案管理中的現狀

（一）平臺使用率過低

在檔案管理信息化建設過程中，事業單位需要根據實際情況建立相應的信息檔案管理平臺，使相關管理者能夠利用該平臺對檔案資源進行管理。然而，在當前信息化建設過程中，盡管一些機構已經建立了信息管理平臺，但在實際使用過程中，信息管理平臺的利用率很低，嚴重影響了檔案管理的信息化建設，然后限制機構的發展。

（二）管理人員素質欠缺

事業單位檔案信息化管理的成效與檔案管理人員的專業素質和能力密切相關。管理者自身的操作技術能力和信息技術能力對檔案管理信息化建設具有重要影響。在實際的文檔管理信息化的過程中，部分文件的管理人員專業素質能力不好，沒有意識到文檔管理信息化的重要性，嚴重影響檔案管理的信息化建設。

（三）不夠重視

在當前事業單位檔案管理信息化建設過程中，單位相關領導對檔案管理信息化建設重視不夠，已成為制約事業單位信息化建設的主要因素之一。雖然一些事業單位已經建立了相關的檔案信息管理平臺，但沒有意識到定期更新和維護的重要性，導致平臺經常崩潰。此外，一些事業單位領導認為檔案管理信息化建設不能對單位的發展起到實質性作用，所以選擇忽視檔案管理信息化建設，將嚴重影響信息化建設。

（四）檔案管理信息安全性低

文件信息的安全性不高。事業單位電子檔案管理最重要的內容是檔案信息。首先，事業單位電子檔案管理的職責之一就是保證檔案信息的安全。具體來說，電子信息資源的安全分為兩個方面：一是檔案信息的保留，即檔案信息不會丟失；二是檔案信息的保密性，即檔案信息不外泄或被盜。可維護性和保密性是檔案信息安全的特點，這也對信息化條件下的檔案管理提出了更高的要求。其次，當使用互聯網收集、獲取和保存信息時，重要的電子文件需要保密，犯罪分子經常通過互聯網連接訪問文件，對于單位來說，很難發現犯罪分子，因為很難留下痕跡。檔案信息紙質版本的特性和安全性與電子版本不同。檔案信息的紙質版往往會隨時間發生物理變化，易受濕度、干燥等環境條件的影響，安全性相對較低。

（五）員工的工作能力較弱

在傳統意義上，事業單位電子檔案的管理主要包括收集、整理、記錄和儲存。工作方法相對簡單，檔案人員的技術水平相對較低。因此，事業單位電子檔案管理人員往往比較老。隨著社會的發展和科技的進步,電子記錄的管理和技術都發生了很大變化，如果文件管理器不專業或不及時跟進研究，將無法跟進電子檔案管理的改革進程，因此，有必要加快電子檔案管理的開發過程。

三、提升事業單位檔案管理信息化建設的有效途徑

（一）強化檔案管理信息化的理念

隨著社會的不斷發展，檔案管理工作在信息化環境下發生了巨大的變化，檔案管理信息化的發展與創新已成為一種必然趨勢。在這種環境背景下，檔案管理必須從服務社會的角度出發，做好信息化建設。同時，要做好檔案管理理念的創新和優化工作。在具體工作中，有必要從制度體系，最好是規范和秩序的實現文件管理工作，同時及時處理問題，通過獎勵和懲罰機制的制定明確個人的管理責任。在制度上可以突出優化節約、儲存等相關工作，盡量規范管理措施。

（二）推進檔案信息化建設

在信息時代的環境下，提高信息化水平顯得尤為重要。正是因為信息技術的發展，才會導致檔案管理工作的相關內容不斷增加，管理工作的煩瑣不斷改善，這也會導致檔案管理工作的壓力不斷增加。在這方面,在檔案管理的時期，有必要搞好基本投資擔保，從技術、設備和其他方面保障與社會協調發展，每年需要做一份好工作在相應的設備資金擔保，以確保操作的可靠性相關信息設備。同時，加強信息管理工作的力度，對于不同部門來說，需要不斷提高檔案的信息參與水平。強調二次信息處理和檔案管理的應用價值，加強信息化建設技術水平的服務終端，繼續創新管理軟件和信息設備，并加強檔案管理的信息技術水平。

（三）健全制度機制

常言道“無規矩，不成方圓”，事業單位需要健全信息化管理機制，以此將檔案信息化管理朝著制度化、規范化方向不斷發展。因此，在實際建設過程中，首先，事業單位需要以自身實際發展情況為基礎，不斷完善管理制度機制。例如，事業單位需要重視檔案管理信息化建設中管理人員與網絡技術人員之間的關系，針對該制度，要求檔案管理人員與網絡技術人員進行高效合作交流，以此為檔案管理信息化建設奠定良好的基礎。其次，事業單位可以結合實際情況，實施績效考核制度，并與管理人員的薪資報酬相關聯，以此來調動管理人員的工作積極性，提高信息化檔案管理建設的有效性。

（四）注重對檔案信息資源的安全防護

事業單位檔案管理的信息化建設具有耗時短、效率高以及準確率高等優勢。但是在當下實際建設過程中，無論是單位領導人還是相關管理人員，都容易忽視檔案信息資源安全性的問題，進而嚴重影響檔案管理信息化建設。因此，在實際建設過程中，首先，需要加強相關管理人員的安全意識，對檔案資源進行安全鑒定，明確檔案的開放范圍與安全密保程度，以此來提升檔案安全管理的有效性。其次，對存儲檔案資源的計算機進行殺毒，以實際情況為基礎，裝設相關殺毒軟件、防火墻，注重對相關硬件設備進行升級維護。在信息化檔案建設過程中，以《全國檔案信息化建設實施綱要》為基礎，充分利用數據備份、數據恢復以及防火墻等功能來提升檔案管理的安全性。

（五）完善體制制度

俗話說“無規不成方圓”，事業單位需要完善信息化管理機制，才能使檔案信息化管理朝著制度化、規范化的方向不斷發展。因此，事業單位在實際建設過程中，首先需要根據自身的實際發展情況，不斷完善管理體制和機制。例如，事業單位在檔案信息化管理建設中，需要注意管理人員與網絡技術人員的關系。針對該系統，要求檔案管理人員與網絡技術人員進行有效的合作與溝通，為檔案信息化管理的建設奠定良好的基礎。其次，事業單位可以結合實際情況，實施績效考核制度，并與管理者的工資報酬相關，以調動管理者的積極性，提高信息檔案管理建設的有效性。

（六）注意檔案信息資源的安全保護

事業單位檔案管理信息化建設具有時間短、效率高、準確性高等優點。然而，在當前的實際建設過程中，無論是單位領導還是相關管理人員，都很容易忽視檔案信息資源的安全問題，這將嚴重影響檔案管理信息的建設。因此，在實際的施工過程中，首先，必須加強相關管理人員的安全意識，明確檔案開放和安全保護的程度，以提高檔案安全管理的有效性。其次，存儲計算機殺毒檔案資源，根據實際情況，安裝相關殺毒軟件、防火墻，注意對相關硬件設備進行升級和維護。在檔案信息化建設過程中，根據《國家檔案信息化建設實施綱要》，充分利用數據備份、數據恢復、防火墻等功能，增強檔案管理的安全性。在此過程中需要注意的是，僅靠相關的安全軟件對檔案資源進行保護并不能保證檔案資源的絕對安全。因此，事業單位需要根據自身實際情況，建立有效的檔案信息管理安全體系，對安全問題和風險進行識別、監控、處理和上報，確保檔案資源的安全管理。

四、結語

隨著信息時代的發展，我國事業單位的檔案管理迎來了新的挑戰，雖然電子化的便捷和快速確實給人事檔案管理帶來了一定的紅利，但在新時代面前，我國人事檔案管理開始暴露出諸多問題，為了改善這一狀況，需要對我國人事電子檔案管理進行進一步分析及研究，借此來規避科技進步帶來的風險與挑戰。事業單位檔案管理信息化建設對提升檔案管理質量、效率，促進事業單位可持續發展具有重要的作用和影響。因此，在實際建設過程中，事業單位需要認識到檔案管理信息化建設的重要性，明確當下信息化建設中存在的問題，結合有效方式來提升信息化建設的有效性，進而為事業單位的可持續發展奠定良好的基礎。